Microsoft TeamsでPower Automateのフローを作成する方法を徹底解説

Teams内でドキュメントがアップロードされたり、フォームに署名がされたり、Plannerのタスクが完了したり——こうした活動の通知を受け取りたいと思ったことはありませんか?通常、これらのMicrosoft 365アプリの状況を把握するには、それぞれ個別に確認する必要があります。しかし、Power Automate(Microsoft Flow)を使えば、業務を見逃さず追跡し、生産性を高めるための「フロー」を簡単に作成できます。この記事では、その具体的な手順をご紹介します。

TeamsにPower Automateを追加する

まず最初に、Microsoft TeamsにPower Automateアプリを追加しましょう。手順は以下の通りです。

1. Teamsのサイドバーにある「アプリ」セクションをクリックします。
2. 検索ボックスに「Power Automate」と入力して検索します。
3. 表示されたPower Automateアプリを選択し、紫色の「追加」ボタンをクリックします。

なお、特定のチャネルやチーム全体(全ユーザー向け)にフローを追加したい場合は、下向き矢印をクリックして「チームに追加」を選択してください。ただし、この操作には全員向けのオートメーションを追加できる権限が必要です。完了すると、TeamsのサイドバーにPower Automateアプリが表示されるようになります。

定番テンプレートからフローを作成する

アプリを開くと、Microsoft Teams向けのフローとテンプレートだけが表示された画面に移動します。「フローの検索」ボタンの横にあるフィルターボタンをクリックすれば、他の種類のフローに絞り込むことも可能です(詳細は後述します)。

画面には、Microsoftが公式に用意した人気テンプレートが並んでいます。これらはコーディング不要で、クリック操作だけで有効化できる便利なプリセットです。まずはこの定番テンプレートから試すのがおすすめです。Teamsでの通知ニーズの多くをカバーしており、設定もシンプルだからです。

すべてのTeams用テンプレートを確認したい場合は、Power Automateアプリの下部にある「すべてのTeamsテンプレートを表示」を選択しましょう。一般的に、Teamsリスト内のフローはどれも数ステップの簡単な操作で設定できます。

フローの設定手順

使いたいフローがリストにあれば、それをクリックします。するとポップアップが表示され、フローを構成できるようになります。ここでは例として、Plannerのタスク変更を通知するフローを使用します。

1. フローに名前を付けるための入力欄が表示されるので、任意の名前を入力します。
2. その下に、必要なサインイン(コネクタ)の一覧が表示されます。それぞれに対してサインインを行い、「続行」をクリックします。
3. 画面の指示に従って設定を進めます。今回の例では、PlannerのグループID、プランID、Teamsのチーム、そしてチャネルを選択します。

すべての設定が完了したら「フローを作成」をクリックしましょう。「ワークフローが作成されました」というポップアップが表示されれば成功です。作成したフローはPower Automateのメインページのフロー一覧に追加され、以降は自動的に実行されます。

その他のカスタムフローを作成する

Power Automateの優れた点は、Teams向けのフローだけに限定されないことです。画面上部の検索ボックスの横にあるフィルターボタンをクリックし、「すべてのテンプレート」を選択すれば、他のカテゴリのフローも利用できます。左側のリストからカテゴリを選びましょう。設定手順は前述の通り、アカウントへのサインインと接続が必要になる点は同じです。

ゼロから独自のフローを作る

より上級者の方は、テンプレートに頼らず、空白の状態から自分オリジナルのフローを作成することもできます。

1. Power Automateの「作成」タブをクリックします。
2. 「空白から作成」を選択すると、トリガーとアクションの一覧が表示されます。
3. 「すべて」の下にテーマ(カテゴリ)が表示されるので、目的に合ったものを選んで絞り込みます。
4. トリガーを選択し、画面の指示に従って設定します。
5. トリガーの設定後、ウィザードの案内に沿ってアクションを構成します。

フローごとに手順は異なりますが、いずれも直感的に理解できる内容です。設定が完了したら、上部の「テスト」ボタンでフローをテストできます。また、「フロー チェッカー」を使えば、エラーがないか事前に確認することも可能です。問題がなければ「保存」をクリックすれば、フローが稼働を始めます。

フローの確認・編集・削除

フローを作成したら、後から簡単に編集や削除ができます。手順は以下の通りです。

1. Teamsのサイドバーにある「...(その他)」をクリックして、Power Automateアプリを開きます。
2. 「ホーム」タブを選択すると、自分のフロー一覧が表示されます。
3. リストの右端にマウスを合わせ、三点リーダー(...)をクリックします。
4. 「編集」または「削除」を選択します。

さらに重要なのが「実行履歴」の確認機能です。フローが正常に動作しているか、あるいは予期しない挙動をしていないかを、いつでもチェックできます。

無限の可能性はここから始まる!

TeamsでPower Automateを使ったフロー作成は、自動化の可能性のほんの入口にすぎません。Microsoftは「Power Apps」というプラットフォームも提供しており、同様のテンプレートを使ってビジネス向けのカスタムアプリを自作できます。ぜひ併せて活用してみてください。Microsoft 365に関する最新情報については、当サイトのMicrosoft 365ハブもぜひチェックしてみてください。