Outlook.com を最大限に活用するためのヒントとコツ

会社の規模に関係なく、Microsoft 365 を使用している場合は、運用の一環として Outlook on the web に依存する必要があります。しかし、パンデミックがまだ猛威を振るっている中、大小を問わず多くの企業が依然として従業員に在宅勤務を提案しています。これは、受信トレイでより多くの時間を費やしている可能性が高いことを意味します。そのため、今日は Outlook.com を最大限に活用するためのヒントとコツをいくつか見ていきます

受信トレイを整理する

リストの最初に、受信トレイを整理する方法をいくつか示します。優先受信トレイをオンにすることをお勧めします。通常はデフォルトでオンになっていますが、画面の左上隅にある設定の歯車をクリックし、[優先受信トレイ] の切り替えスイッチをクリックしてオンにすることができます。 .フォーカスされた受信トレイを使用すると、Outlook は最も重要であると判断したメッセージをフィルター処理します。 [その他] をクリックすると、いつでも重要でないメッセージに切り替えることができます。

ここにいる間、受信トレイをフィルターすることもできます。優先受信トレイがオンになっていても、自分に当てはまらないメッセージが表示される場合があるため、フィルター機能を自由に使用してください。 フィルタをクリックします 受信トレイの右上隅にあるボタンをクリックして、メッセージをフィルタリングします。未読、自分宛て、フラグ付き、メンション、添付ファイル、並べ替えなどでフィルタリングできます。

集中受信トレイをトレーニングする

優先受信トレイが正確にフォーカスされておらず、メッセージが その他 に表示されている場合 代わりに、物事をきれいにする方法があります。 2 つ目のヒントとして、優先受信トレイ間でメッセージを移動してトレーニングすることをお勧めします。これを行うには、その他からのメッセージをクリックします 次に、移動先をクリックします。 画面上部のボタン。そこから、常に優先受信トレイに移動するを選択します .このオプションを選択すると、この送信者からのメッセージは常にフォーカスされた受信トレイに送られ、表示されます。

キーボード ショートカットを試す

Outlook.com を使用して忙しい 1 日の時間を節約したいですか?マウスをドラッグする代わりに、いくつかのキーボード ショートカットを使用してみませんか。 Word、Excel、PowerPoint と同様に、Outlook on the web には、一般的な機能のキーボード ショートカットがいくつかあります。これらのショートカットを使用すると、時間を節約でき、より多くの作業を完了できる可能性があります。上の表を見て、ここ Microsoft で完全なリストを確認してください。

迷っていますか？ヘルプの設定を検索

Outlook.com を初めて使用する場合は、迷子になりやすいかもしれません。受信トレイ、メッセージの閲覧、メッセージの送信などに関連する設定を変更する方法がわからない場合があります。まあ、マイクロソフトはあなたの背中を持っています。画面の右上隅にある設定歯車から、共通設定を検索できます。これには、テーマの切り替え、共有、転送、タイム ゾーンなどが含まれます。リンクをクリックして、すべての Outlook 設定を表示することもできます。一番下にあります。

署名を作成するか、不在通知を設定する

私たちのリストの最後は、あなたにとって役立つ2つのことです. 1 つ目は署名を作成することで、2 つ目は不在通知を設定することです。署名を作成すると、メールに個性が生まれます。不在通知は、不在時にメッセージに自動返信します。

署名を設定するには、設定に移動します メニューから、[すべての Outlook 設定を表示] を選択します。 .そこから メールをクリックします 続いて 作成して返信 .そのページから、電子メール メッセージに自動的に追加される署名を作成できます。作成する新しいメッセージ、または転送または返信するメッセージにも含めることができます。

最後に、不在通知を設定するには、設定に戻ることができます メニューを開き、すべての Outlook 設定を表示 を選択します .そこから メールをクリックします そして 自動返信 .チェックボックスを選択して自動返信をオンにし、返信を送信する日時を入力してから、メッセージ (不在について) を入力し、[保存] をクリックします。

詳細については、他のガイドをご覧ください!

この 1 年間、Microsoft 365 に関連する他の多くのトピックを取り上げてきました。専用のニュースハブでそれらをチェックすることをお勧めします.一部のトピックには、会議を管理する方法、Outlook で Microsoft To Do を使用する方法などが含まれます。また、以下のコメントをドロップして、Outlook をどのように使用しているかをお気軽にお知らせください。