Outlook.comを最大限に活用するためのヒントとコツ

会社の規模に関わらず、Microsoft 365を導入しているなら、業務の一環としてWeb版Outlook（Outlook on the web）に頼らざるを得ません。パンデミックが続くなか、大手から中小まで多くの企業が依然として従業員に在宅勤務を推奨しており、受信トレイに向き合う時間はますます増えています。そこで今回は、Outlook.comを最大限に活用するための実用的なヒントとコツをご紹介します。

受信トレイを整理する

最初にご紹介するのは、受信トレイを整理する方法です。優先受信トレイ（Focused Inbox）をオンにすることをおすすめします。通常はデフォルトで有効になっていますが、もし無効になっている場合は、画面の歯車アイコン（設定）をクリックし、「優先受信トレイ」のトグルスイッチをオンにしましょう。この機能を有効にすると、Outlookが重要度の高いと判断したメッセージを自動的に振り分けてくれます。重要度の低いメッセージは、いつでも「その他」タブをクリックして確認できます。

さらに、受信トレイにはフィルター機能も活用しましょう。優先受信トレイを有効にしていても、自分に関係のないメッセージが届くことはあります。受信トレイ上部の「フィルター」ボタンをクリックすれば、未読、自分宛て、フラグ付き、@メンションあり、添付ファイルあり、並べ替えなど、さまざまな条件でメッセージを絞り込めます。

優先受信トレイを「育てる」

優先受信トレイの仕分けがうまく機能せず、重要なはずのメッセージが「その他」に表示されてしまう場合は、次の方法で改善できます。2つ目のコツは、メッセージを移動させて優先受信トレイを学習・調整することです。具体的には、「その他」にある該当メッセージをクリックし、画面上部の「移動」ボタンを選択します。次に「常に優先受信トレイに移動する」を選びましょう。これにより、その差出人からのメッセージは今後すべて優先受信トレイに表示されるようになります。

ショートカットキーを活用する

忙しい一日の中でOutlook.comの操作時間を節約したいなら、マウス操作の代わりにショートカットキーを活用してみてはいかがでしょうか。WordやExcel、PowerPointと同様に、Web版Outlookにもよく使う機能のショートカットキーが用意されています。これらを覚えれば作業を素早く進められ、業務効率もアップするでしょう。上の表を参考にしつつ、完全な一覧はMicrosoftの公式ページで確認できます。

迷ったら設定を検索しよう

Outlook.com初心者の方は、操作に迷ってしまうこともあるかもしれません。受信トレイやメッセージの閲覧・送信など、設定の変更方法がわからないこともあるでしょう。ご安心ください。画面右上の歯車アイコンから、よく使われる設定を検索できます。テーマの切り替え、共有、転送、タイムゾーンなど、さまざまな項目に対応しています。また、下部にあるリンクをクリックすれば、Outlookのすべての設定を一覧で確認することも可能です。

署名の作成と不在時の自動返信を設定しよう

最後にご紹介するのは、知っておくと便利な2つの機能です。1つ目は署名の作成、2つ目は不在時の自動返信の設定です。署名を設定すればメールに個性が加わり、不在時の自動返信を設定しておけば、仕事で対応できない期間中も自動的に返信してくれます。

署名を設定するには、「設定」メニューを開き、「すべてのOutlook設定を表示」を選択します。続いて「メール」→「作成と返信」の順にクリックしましょう。このページで署名を作成すると、メールに自動的に挿入されるようになります。新規作成メールだけでなく、転送や返信のメールにも含めるかどうかを選択できます。

不在時の自動返信を設定するには、再び「設定」メニューから「すべてのOutlook設定を表示」を選びます。「メール」→「自動返信」の順にクリックし、チェックボックスをオンにして自動返信を有効にします。あとは返信を送る期間の日時を指定し、不在に関するメッセージを入力して「保存」をクリックすれば完了です。

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