Office 365 のお気に入りのヒントとテクニック:OneDrive

Office 365 サブスクライバーの場合は、OneDrive アカウントに対して追加のボーナス スペースを獲得しています。これは、最大 1 TB のファイルや写真を保存できるオンライン ホームがあることを意味します。そのままで十分ですが、そのすべてのスペースをどうするか、または管理する方法がわからない場合があります。このガイドでは、OneDrive のヒントとコツ、記憶域の管理方法などについて詳しく説明します。

ファイルを共有

OneDrive にすべてのストレージ スペースがあることの利点の 1 つは、ファイルをアップロードして友人や同僚と共有できることです。 OneDrive にアップロードするアイテムのほとんどは非公開になる可能性がありますが、特定のアイテムを公開モードに切り替えて、好きなように共有することもできます。これにより、受信者はいつでも OneDrive 内のファイルを選択して直接アクセスできるため、大きなメール添付ファイルの送信をスキップできます。

OneDrive でアイテムを共有するには、ファイルまたはフォルダーを見つけます。次に、ファイルまたはフォルダーを右クリックし、[共有] を選択します。ポップアップ ウィンドウが表示されたら、受信者がそのファイルを編集または削除できるようにするかどうかを選択できます。次の画面で、[編集を許可] のクリックを解除して、受信者をファイルのダウンロードのみに制限することもできます。最後に、[リンクをコピー] をクリックして、共有できる URL を表示します。ダイアログ ボックスから名前または電子メール アドレスを入力して、ファイルを自動的に送信することもできます。

PC を OneDrive にバックアップ

1 TB の記憶域は大量に使用しますが、その記憶域スペースを活用する優れた方法は、PC を OneDrive にバックアップすることです。最新バージョンの Windows 10 を実行している場合は、組み込みの OneDrive 同期クライアントを使用して実行できます。

開始するには、Windows 10 の [スタート] メニューから OneDrive を検索するか、そこに移動して、OneDrive がバックグラウンドでまだ実行されていない場合は起動します。次に、タスクバーの OneDrive クラウド アイコンをクリックします。その後、「その他」をクリックし、「設定」を選択します。ポップアップ メニューから、[バックアップ] タブを選択します。次に、[バックアップの管理] をクリックして、PC から OneDrive にバックアップするフォルダーを選択します。終了するには、青色の [バックアップの開始] ボタンを押すだけです。

アップロードしたすべてのファイルは、OneDrive の [デスクトップ]、[ピクチャ]、および [ドキュメント] フォルダーにあります。これを毎日繰り返すと、これらのファイルはどこにでも持ち運べます。つまり、紛失、盗難、またはクラッシュした場合でも、PC にあるもののコピーを常に持っていることになります。

メールの添付ファイルを OneDrive に保存する

受信トレイがいっぱいになっている場合は、メールの混乱の中で重要な添付ファイルを失っている可能性があります。これを回避するための優れたヒントは、添付ファイルを Outlook から OneDrive に保存することです。これを行うには、Outlook で添付ファイルを右クリックするか、添付ファイルのドロップダウン メニューをクリックします。次に、[OneDrive に保存] をクリックします。そのように、ファイルは OneDrive の電子メールの添付ファイル フォルダーに保存されるため、メッセージの受信トレイを並べ替えることなく、どの PC からでもアクセスできます。

スマートフォンのカメラ ロールを OneDrive にアップロードしてバックアップする

事故が起こり、人生で最悪の事態の 1 つは、携帯電話に保存された貴重な写真を失うことです。幸いなことに、スマートフォンに OneDrive アプリをインストールしている場合は、それを使用してカメラ ロール全体を OneDrive にバックアップできます。電話に OneDrive をインストールすると、カメラ ロールのバックアップのオプションが表示されるはずですが、必要に応じて手動で有効にすることもできます。

Android では、画面下部のバーにある [Me] をタップして、カメラ ロールのバックアップを有効にすることができます。次に、「設定」をタップし、「オプション」の下にある「カメラのアップロード」をクリックします。 [カメラ アップロード アカウント] で適切なアカウントが選択されていることを確認し、[カメラ アップロード] スイッチをオンに切り替えます。次に、選択を確認します。 WiFI でのみアップロードする、または電話の充電中にアップロードするなど、選択できる追加の設定があります。追加のフォルダーをバックアップし、ビデオを含めることもできます。

ごみ箱を空にしてストレージを節約

PC では、ファイルを削除するとごみ箱に送られます。これは OneDrive にも当てはまります。フォルダー、ファイル、またはドキュメントが OneDrive コレクションから破棄されるたびに、ごみ箱に移動します。これは、重要なファイルを削除した場合のフェールセーフかもしれませんが、ファイルはまだ OneDrive ストレージの制限に向かってスペースを占有しています.ごみ箱をクリックして定期的にファイルをクリーンアップし、ストレージを無駄にしないようにしてください。

OneDrive をどのように使用していますか?

ここでは表面に触れただけですが、OneDrive でできることはたくさんあります。その他の例には、IFTTT と Microsoft Flow の統合の設定、ファイル バージョンの使用などが含まれます。共有したいヒントや秘訣がある場合は、下のセクションにコメントを残してください。