Office 365ユーザー必見!OneDriveを最大限活用する便利なヒントとテクニック

Office 365に登録しているなら、OneDriveアカウントにボーナス容量が付与されているはずです。つまり、最大1TBものファイルや写真を保存できるオンライン上の保管場所が手に入ったということです。せっかくの大容量ストレージですが、何に使えばいいのか、どう管理すればいいのか分からない方も多いのではないでしょうか。このガイドでは、OneDriveの便利な使い方やストレージ容量の管理方法などを詳しくご紹介します。

ファイルを共有する

OneDriveの大容量ストレージのメリットの一つは、友人や同僚とファイルをアップロードして共有できることです。アップロードしたアイテムの多くはプライベートなものになるでしょうが、特定のアイテムを公開モードに切り替えて自由に共有することも可能です。これにより、大きなメール添付ファイルを送る必要がなくなり、受信者はいつでもOneDrive内の指定ファイルに直接アクセスできるようになります。

OneDriveでアイテムを共有するには、まず対象のファイルまたはフォルダを見つけます。次に、そのファイルやフォルダを右クリックして「共有」を選択します。ポップアップウィンドウが表示されたら、受信者にそのファイルの編集や削除を許可するかどうかを選べます。さらに次の画面では「編集を許可」のチェックを外すことで、受信者をダウンロードのみに制限することもできます。最後に「リンクをコピー」をクリックすると、共有可能なURLが表示されます。ダイアログボックスに名前やメールアドレスを入力すれば、ファイルを自動的に送信することもできます。

PCをOneDriveにバックアップする

1TBというのはかなりの容量ですが、このストレージスペースを有効活用する優れた方法の一つが、PCをOneDriveにバックアップすることです。最新バージョンのWindows 10を使用していれば、内蔵のOneDrive同期クライアントがこれをサポートしてくれます。

始めるには、Windows 10のスタートメニューからOneDriveを検索または選択し、バックグラウンドで起動していない場合はOneDriveを立ち上げます。次に、タスクバーのOneDriveクラウドアイコンをクリックします。続いて「ヘルプと設定」から「設定」を選択し、ポップアップメニューの「バックアップ」タブを開きます。「バックアップの管理」をクリックして、PCからOneDriveにバックアップするフォルダを選択しましょう。最後に、青い「バックアップ開始」ボタンを押せば完了です。

これにより、アップロードされたすべてのファイルが、OneDriveのデスクトップ、ピクチャ、ドキュメントフォルダに保存されます。日常的にバックアップを続ければ、これらのファイルはどこにでも持ち歩けるようになり、PCを紛失・盗難されたりクラッシュしても、常にコピーが残っているので安心です。

メールの添付ファイルをOneDriveに保存する

受信トレイがいっぱいになっていると、重要な添付ファイルが大量のメールの中に埋もれてしまうことがあります。これを防ぐためのコツは、Outlookの添付ファイルをOneDriveに保存することです。Outlookで添付ファイルを右クリックするか、ドロップダウンメニューを開き、「OneDriveに保存」をクリックします。これだけで、ファイルはOneDriveのメール添付ファイルフォルダに保存され、どのPCからでもアクセスできるようになり、受信トレイを漁る手間がなくなります。

スマホのカメラロールをOneDriveにアップロードしてバックアップ

事故は突然起こるもので、スマホに保存された大切な写真を失うことは人生で最悪の出来事の一つです。幸い、スマホにOneDriveアプリをインストールしていれば、カメラロール全体をOneDriveにバックアップできます。カメラロールのバックアップオプションは、通常OneDriveアプリのインストール時に表示されますが、必要であれば後から手動で有効化することもできます。

Androidの場合、画面下部のバーにある「自分」をタップしてカメラロールのバックアップを有効化できます。次に「設定」をタップし、「オプション」の下にある「カメラのアップロード」を選択します。「カメラのアップロードアカウント」で正しいアカウントが選択されていることを確認し、「カメラのアップロード」スイッチをオンにして、選択内容を確定します。Wi-Fi接続時のみアップロードする、充電中のみアップロードするといった追加設定も可能です。さらに、追加フォルダのバックアップや動画の含める設定も行えます。

ごみ箱を空にしてストレージを節約する

PCでは、ファイルを削除するとごみ箱に送られますが、OneDriveでも同じ仕組みになっています。フォルダ、ファイル、ドキュメントがOneDriveから削除されると、ごみ箱に移動します。これは重要なファイルを誤って削除した場合のセーフティネットとして役立ちますが、削除済みのファイルも依然としてOneDriveのストレージ上限を消費している点に注意が必要です。ストレージを無駄にしないためにも、定期的にごみ箱を開いて不要なファイルを整理しましょう。

あなたはOneDriveをどう使っていますか?

ここでご紹介したのはほんの一部で、OneDriveにはまだまだ多くの活用法があります。例えば、IFTTTやMicrosoft Flowとの連携設定、ファイルバージョン履歴の活用なども便利です。あなたのお気に入りのヒントやテクニックがあれば、ぜひ下のコメント欄で教えてください。