Officeの「形式を選択して貼り付け」を使いこなす

WebページやメールからWord文書へ情報をコピー＆ペーストしたとき、貼り付けた部分だけスタイルが合わず、文書全体と違和感のある見た目になった経験はありませんか？これは、コピー元のHTML書式がそのまま保持された状態で貼り付けられるために起こる現象です。

幸い、元の書式を保持せずに貼り付ける方法があります。それが「形式を選択して貼り付け（Paste Special）」です。この機能は、画像を文書に貼り付ける際にも便利なオプションを提供します。Microsoft Officeスイートをはじめ多くのアプリケーションでは、「Ctrl + Alt + V」で呼び出せます。この記事では、最も利用者の多いOfficeアプリであるWordとExcelでの具体的な使い方をご紹介します。なお、本ガイドはMicrosoft Office 2010以降を対象としています。

Microsoft Word 2010以降

WebページやメールのテキストをWord文書に貼り付ける

1. Webページからテキストをクリップボードにコピー（Ctrl + C）したら、Word文書でホームタブを開き、貼り付けの下矢印から形式を選択して貼り付けを選択します（またはCtrl + Alt + Vキーを押します）。

2. 下図のような「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスが表示されます。

3. Webページからコピーしているため、デフォルトでは「HTML形式」が選択されています。このまま貼り付けると、コピー元のHTML書式が維持され、下図のように文書全体から浮いた印象になってしまう可能性が高いです。

4. 代わりに「テキスト（書式なし）」を選択すれば、HTML書式が取り除かれ、文書の既定の設定に合わせて貼り付けられます。

Webページやメールの画像をWord文書に貼り付ける

1. インターネットやメールから画像を集めて文書を作成する場合、コピーした画像のファイルサイズが大きすぎるという問題が起こることがあります。例えば、メールに埋め込まれた画像は通常BMP（ビットマップ）形式で、これは画像形式の中でも特にファイルサイズが大きいものです。「形式を選択して貼り付け」を使えば、画質を抑えながら貼り付けられます。ダイアログボックスには次のような選択肢が表示されます。

2. 上図のようにHTML形式のまま貼り付ける代わりに、GIF、PNG、JPEGなどの別の画像形式を選択すると、画像のデータサイズを縮小できます。その結果、文書全体のファイルサイズも小さくなり、メールに添付する際などに非常に便利です。

Microsoft Excel 2010以降

スプレッドシートを日常的に使う方にとって、「形式を選択して貼り付け」は大きな生産性向上をもたらす機能です。Excelならではの活用テクニックをいくつかご紹介します。

データの行列変換（Transpose）

1. Excelでのデータ整理でよくあるのが、行と列の入れ替えです。例えば、データの列を行に変換したい場合は、元のデータ範囲を選択して「Ctrl + C」を押します。

2. シート内の空いている領域に移動し、「Ctrl + Alt + V」を押します。「形式を選択して貼り付け」ダイアログが開いたら、「行/列の入れ替え」にチェックを入れてOKをクリックします。

3. 行と列が入れ替わった表のコピーがシートに表示されます。

複数セルへの一括計算

「形式を選択して貼り付け」は、複数のセルに対して掛け算・引き算・足し算などの簡単な計算を一度に実行したいときにも活用できます。この例では、B3～B10の値から20を引いてみましょう。

1. 空いているセルに「20」と入力し、Ctrl + Cを押します。

2. B3～B10のセルを選択し、Ctrl + Alt + Vを押します。ダイアログボックスの「演算」欄で減算を選択し、OKをクリックします。

3. 選択した各セルの値から20が差し引かれます。

グラフの書式統一

複数のグラフを見栄えよく並べたい場合、色・フォント・軸の尺度などを統一することが重要です。しかし、1つずつ手作業で書式を揃えるのは非常に面倒です。ここでも「形式を選択して貼り付け」が役立ちます。

以下の例では、「野菜（Vegetable Tally）」の棒グラフを、「果物（Fruit Tally）」の円グラフと同じ見た目に変更します。

1. 円グラフを選択してCtrl + Cを押し、次に棒グラフを選択してCtrl + Alt + Vを押します。

2. ダイアログボックスが開いたら、「書式」を選択します。

3. 棒グラフが、果物の円グラフと同じ書式に変更されました。

まとめ

上記の例のように、「形式を選択して貼り付け」は日々の作業効率を大きく向上させてくれる機能です。複雑で繰り返しの多い書式設定作業、特にExcelのスプレッドシート作業の多くは、クリック1つで解決できます。ここではMicrosoft Officeでの使い方を紹介しましたが、Gmailをはじめ多くのアプリケーションでも利用可能です。次回、インターネットからWord文書へテキストをコピーするときには、ぜひ試してみてください。ご不明な点があれば、下のコメント欄でお気軽にお尋ねください。

画像クレジット：Paste Copy Paste Copy