Microsoft Officeでアクセシビリティチェッカーを使う方法｜Word・Excel・PowerPoint対応

Microsoft Officeは、使いこなせばさまざまな便利な機能を発揮してくれるソフトウェアです。各アプリケーションには、知っていると非常に役立つ隠れた機能が数多く搭載されています。そのひとつが「アクセシビリティチェッカー」です。

アクセシビリティチェッカーは、障害の有無にかかわらず、すべての人がコンテンツを読みやすく、編集しやすい状態にするための機能です。メールを送信する前や、ドキュメント・スプレッドシートを共有する前に実行しておくことで、より多くの人にとって使いやすいファイルを作成できます。

Microsoft Officeでアクセシビリティチェッカーを使う基本手順

アクセシビリティチェッカーは、Microsoft Word、Excel、Outlook、OneNote、PowerPointで利用できます。基本的な流れは以下の通りです。

1. Word、Excel、OneNote、PowerPointのいずれかを起動する
2. 「校閲」タブをクリックする
3. 「アクセシビリティチェック」ボタンをクリックする
4. ドロップダウンリストから「アクセシビリティのチェック」を選択する
5. 検査結果を確認する

具体的な操作手順

まず、Microsoft Officeアプリケーションを起動します。

次に、リボンの「校閲」タブをクリックします。

「アクセシビリティ」グループにある「アクセシビリティチェック」ボタンをクリックし、ドロップダウンリストから「アクセシビリティのチェック」を選択します。

すると、画面右側に「アクセシビリティ」ウィンドウが表示されます。

検査結果の確認方法

アクセシビリティウィンドウには、検査結果が表示されます。「アクセシビリティの問題は見つかりませんでした」と表示されていれば、障害のある方でも文書を支障なく読める状態です。問題が検出された場合は、エラーや警告が一覧で表示され、該当箇所へジャンプしながら修正を進められます。

作業中も自動でチェックを続ける設定

アクセシビリティウィンドウには、「作業中にアクセシビリティ チェックを実行したままにする」というチェックボックスがあります。ここにチェックを入れておくと、作業中ずっと自動的にアクセシビリティチェッカーが実行され、問題をリアルタイムで検出できるようになります。

このチェックボックスをオンにするもうひとつの方法として、「アクセシビリティ」グループの「アクセシビリティチェック」をクリックし、「オプション：操作しやすさ」を選択する方法もあります。

すると「Word のオプション」ダイアログボックスが開きます。ダイアログ内に「作業中にアクセシビリティ チェックを実行したままにする」のチェックボックスが表示されるので、チェックが入っていない場合はクリックしてオンにしましょう。

Outlookの場合

Outlookでは動作が少し異なります。Outlookでは、メール作成時にアクセシビリティチェッカーが自動的に実行されるため、手動で起動する必要はありません。

まとめ

アクセシビリティチェッカーを活用すれば、誰にとっても読みやすく使いやすいドキュメントを作成できます。ファイルの共有前に一度チェックする習慣をつけておくと安心です。

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