MS Officeドキュメントをオンラインオフィスアプリと同期する方法｜Google Docs・Zoho・Office Live徹底解説

はじめに：両方のメリットを活かすドキュメント同期

Webベースのオフィススイートの大きな魅力は、ドキュメントを友人や同僚と簡単に共有し、みんなで共同編集できる点です。一方、パソコンにインストールしたMicrosoft Officeを使えば、リッチな書式設定や編集ツールをフル活用して、生産性を高めることができます。

「Microsoft Officeで快適に編集しつつ、その成果物をオンラインオフィスアプリへアップロード・公開・同期できたら理想的なのに」と思ったことはありませんか？ 本記事では、人気のオンラインオフィススイート3つ――Google Docs、Zoho、Office Live――を使って、これを実現する具体的な方法をご紹介します。

Google Docsとの同期：「OffiSync」アドイン

Microsoft Office 2003以降、アドインはOfficeの機能を拡張する強力な手段となっています。OffiSyncはそのひとつで、MS OfficeのドキュメントをGoogle Docsと手軽に同期できるアドインです。

OffiSyncをダウンロードしてインストールすると、リボンに新しいツールバーが追加されます。

OffiSyncの主な機能

• Google Docsからファイルを開く／Google Docsへ保存する
• MS Office内からWeb上の画像やテンプレートなどを直接取り込む
• 他のユーザーとリアルタイムで共同編集でき、Officeファイルの編集内容が互いにリアルタイムで反映される
• ファイアウォールの内外を問わず、完成したドキュメントを共有できる

OffiSyncはWord、Excel、PowerPointのすべてに対応しており、Microsoft Office 2003〜2010までのバージョンで利用できます。

Zohoとの同期：公式プラグイン

Zohoも、一括編集やコラボレーションの用途で人気の高いオンラインオフィススイートです。MS OfficeからZohoへアクセスするには、Zoho自身が開発した公式プラグインを使用します。

Zoho MS Officeプラグインをダウンロードしてインストールすると、こちらもリボンメニューに専用ツールバーが表示されます。

Zohoサーバーへのアップロードを行うには、WordやExcelを起動するたびにZohoアカウントへログインする必要があります。

また、やや不便な点として、Zohoサーバーに保存する際は、まずデスクトップなどにローカルコピーとしてドキュメントを保存しておく必要があります。さらに、対応形式はdocおよびxlsのみで、docxやxlsx形式のドキュメントはアップロードできない点にも注意が必要です。

Zohoプラグインの主な機能

• ローカルコピーを保持するオプション
• ローカルコピーとサーバーコピーの切り替え
• ドキュメント／ワークブックのオフライン編集
• 他のユーザーもMS Officeで同じドキュメントを編集可能

OffiSyncとは異なり、ZohoプラグインはWordとExcelのみに対応しており、PowerPointでは使用できません。

Office Live（SkyDrive）との同期

Office LiveはMicrosoft純正のサービスで、Google Docsの有力なライバルです。SkyDriveと統合されているため、実用的なオンラインオフィスアプリに加えて、25GBもの大容量ストレージを利用できるのが大きな魅力です。

Microsoft Office 2010では、SkyDriveと深く統合されており、ドキュメントを素早くオンラインへ公開・同期できます。

SkyDriveに保存するには、[ファイル] → [保存して送信] → [Webに保存] → [名前を付けて保存] の順に選択します。

SkyDrive上では、ブラウザから直接ドキュメントを閲覧できます。編集する際は、Word／Excel／PowerPointで開くか、ブラウザ上でそのまま編集するかを選択可能です。

まとめ

このように、アドインや標準機能を活用すれば、Microsoft Officeならではの快適な編集環境と、オンラインオフィスアプリの共有・コラボレーション機能を両立できます。OffiSyncはPowerPointにも対応した万能さ、Zohoはオフライン編集の柔軟性、Office Liveは大容量ストレージとネイティブ統合が強みです。用途に合わせて最適な組み合わせを見つけてください。

あなたはどのオンラインオフィスアプリを使ってMS Officeドキュメントを同期していますか？ ぜひコメントで教えてください。