Microsoft OneDriveとは?機能・メリット・使い方を徹底解説

OneDriveは、Microsoftが提供するオンラインクラウドストレージサービスです。Windows 11に標準統合されており、ドキュメント保存の既定の場所として機能します。Microsoftアカウントを持つユーザーには無料で5GBのストレージ容量が提供され、それ以上の容量が必要な場合にはアップグレードオプションを選択できます。

OneDriveを使えば、ファイル、写真、その他のドキュメントを複数のデバイス間で保存・共有できます。OneDriveに保存したファイルは他のデバイスへ自動的に同期されるため、複数の人が同じドキュメントにリアルタイムでアクセスし、離れた場所から同時に作業することも可能です。クラウドストレージへのアクセスが容易になり、コンテンツの共有も簡単に行えます。Microsoft Office 365と統合すれば、Word文書、Excel、PowerPointファイルを複数人で共同編集するといった共有機能まで利用できるようになります。

OneDriveの仕組み

OneDriveはMicrosoft Officeと統合されているため、Word、Excel、PowerPointのドキュメントにOneDriveから直接アクセスできます。ダウンロードは不要で、Windows 11には最初から組み込まれています。利用にはMicrosoftアカウントが必要で、使用前にサインインする必要があります。サインインするには「onedrive.com」にアクセスし、ページ上部にある「サインイン」を選択します。

このシステムでは、Officeドキュメントの同時編集、ブラウザ上でのドキュメント編集、フォルダの作成と共有が可能です。さらに、Facebookとの連携、カメラロールの自動バックアップ、スライドショーのメール送信などの機能も備えています。書類をスキャンしてOneDriveに保存することもできます。

データの保存先として、OneDriveまたはエクスプローラー(File Explorer)を選択できます。OneDriveをデータバックアップ基盤として活用したい場合は、両方の場所にデータを保存しておくことをおすすめします。バックアップ目的でない場合は、どちらか一方だけにファイルを保存しても問題ありません。

OneDriveに保存したファイルは、誰とでも共有できます。共有するには、OneDriveで共有したいフォルダを選択し、上部ツールバーの「共有」ボタンをクリックして相手を招待します。共有したい相手のメールアドレスを入力しましょう。受信者がOffice 365を持っている場合は、編集権限を付与するオプションを選択できます。ドロップダウンメニューからアクセス権限を細かく設定することも可能です。また、同じ共有オプションから「リンクを取得」を選ぶと、ファイル共有用のリンクを生成できます。こちらでも受信者に編集を許可する設定が可能です。リンクを作成したら選択してコピーし、任意の人に貼り付けて送信できます。

OneDriveはMac、iPhone、Androidなどモバイルプラットフォームでも利用可能です。

「個人用コンテナ(Personal Vault)」機能を使うと、重要なファイルを追加の保護付きで保存できます。保存されたファイルにアクセスするには、生体認証、PINコード、メールまたはSMSで送信される確認コードなど、強力な認証方法による本人確認が必要です。

Microsoftによると、2023年時点でOneDriveは年間2億5000万人以上の顧客のファイルをホストしています。また、調査会社6senseの最近のレポートでは、33,053社の顧客がOneDriveを利用していると報告されています。

Microsoft OneDriveがもたらすビジネス上のメリット

OneDriveは、あらゆる規模の組織に幅広い運用面・戦略面のメリットをもたらします。単なるデータ保管場所にとどまらず、コラボレーション、生産性向上、データガバナンス強化のために設計されています。

主なメリットは以下の通りです。

• データの一元管理: ローカルサーバーやドライブが不要になり、データの管理とガバナンスを一箇所で行えます。
• チームメンバー間のデータ同期: データが一元化されることで、データを共有するすべての作業者が常に最新版の作業ファイルにアクセスできます。
• ストレージ拡張の簡素化: 必要に応じてストレージ容量を柔軟に増設できます。
• マルチユーザー対応: 複数のチームメンバーが場所を問わず同じファイルを同時に編集でき、コメントやバージョン管理も任意のファイルに対して実施できます。
• TeamsとSharePointとの同期: TeamsとSharePointの両方を使用している従業員は、これらのプラットフォーム間でシームレスにドキュメントを共有できます。
• セキュリティの強化: 通信中の暗号化、高度な脅威保護、データ損失防止など、エンタープライズグレードのセキュリティがすべてのファイルに適用されます。
• Microsoft Graph: プラットフォーム全体での検索とインデックス作成により、ファイルの発見性が向上します。
• ワークフロー自動化: Office 365を通じて、OneDriveに保存されたファイルを自動化されたプロセスに組み込めます。

OneDriveの懸念事項と考慮点

多くの利点がある一方で、OneDriveには以下のような欠点もあります。

• データ主権: OneDriveをホストするMicrosoftのサーバーファームは世界中に分散しているため、ある組織のデータが複数の国にまたがって保存され、法的・コンプライアンス上の問題が生じる可能性があります。データ所在地の設定でこのリスクを軽減できます。
• 同期の問題: Officeアプリ以外で複数のユーザーが同時に編集すると、競合するファイルバージョンが生成されることがあります。可能な限りOfficeアプリで編集することが望ましい理由のひとつです。
• ポリシーの競合: Microsoftアプリ間のファイル共有は便利ですが、OneDrive、SharePoint、Teamsはそれぞれ個別のポリシー実装を持っています。設定の競合が混乱を招く恐れがあるため、3つすべてに共通のガバナンスを適用すべきです。
• クラウドサービスのダウンタイム: Microsoftのクラウドサービスは時にダウンし、ファイルにアクセスできなくなることがあります。24時間365日のファイルアクセスが不可欠な場合は、「Files On-Demand(オンデマンド ファイル)」機能を使って重要なフォルダのローカルコピーを確保しておきましょう。
• 過剰支払い: 使用されていないOneDriveライセンスがあると、費用が無駄になります。ストレージ使用状況と非アクティブなアカウントを定期的に監査すべきです。

OneDriveの料金プラン

OneDriveには無料で5GBのストレージが付属しています。より多くの容量が必要な場合は、個人向けまたは法人向けの有料プランにアップグレードできます。個人向けプランには、無料のBasic(5GB)、月額1.99ドルの100GBプラン、そして1名分の1TBストレージ+Officeアプリが含まれるMicrosoft 365 Personal(月額9.99ドルまたは年額99.99ドル)があります。Microsoft 365 Familyは最大6人まで利用でき、各人に1TBのストレージが割り当てられ、月額12.99ドルまたは年額129.99ドルです。

法人顧客向けには、ユーザー1人あたり1TBと基本的なファイル共有を含む「OneDrive for Business Plan 1」が月額5ドル(年払い)で提供されています。Microsoft 365統合プランには、Basic(ユーザー1人あたり1TB+OfficeアプリとTeams、月額6ドル)、Standard(デスクトップ版Officeアプリ一式を追加、月額12.50ドル)、Premium(Business Standardのすべてに加え、追加のセキュリティとデバイス管理機能、月額22ドル)があります。

企業でのOneDrive導入のベストプラクティス

組織全体への展開と同様に、OneDriveのロールアウトは事前に綿密に計画することが賢明です。これには、ファイル共有、コラボレーション、アクセス、データ保護要件に関する組織の目標評価が含まれます。既存のストレージシステムを監査し、「公開」「内部」「機密」などのデータ分類に関するポリシーを作成しましょう。

混乱を防ぎアクセスを簡素化するために、フォルダやファイルの命名規則を含むガバナンスフレームワークを整備すべきです。説明責任を果たすためにデータ所有権を実装し、エンタープライズアプリ間のポリシー調整も行いましょう。

Microsoft 365管理センターは、既定のストレージクォータ設定、デバイスガバナンス、保持ポリシーと削除ポリシーの設定に役立つ管理スイートです。同様に、Microsoft移行マネージャー(Migration Manager)は新しいプラットフォームへのデータ移行に便利です。「Files On-Demand」と「Known Folder Move(既知のフォルダーの移動)」機能を有効化してください。

多要素認証(MFA)の使用が推奨されます。データ損失防止(DLP)機能を活用し、機密性の高いドキュメントは個人用コンテナ(Personal Vault)に保存しましょう。条件付きアクセスポリシーも整備すべきです。監査や電子情報開示(eDiscovery)には、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルを利用できます。

ユーザートレーニングと導入ガイドラインも重要です。さらに、OneDriveの展開が稼働開始した後も、継続的な監視とメンテナンスを行うことが大切です。

クラウドベースのストレージとファイル共有により、組織は大容量ファイルをクラウド上で安全に共有・保存できます。主要なストレージ・ファイル共有サービスの機能や特徴について理解を深めましょう。

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