Macの標準アプリで共同作業する方法：メモ・リマインダー・カレンダー・写真の共有術

同僚と共同作業をする際、必ずしも同じ場所にいるとは限りません。完全なリモートチームの一員として働いている場合もあれば、一時的に別々の場所から作業していることもあるでしょう。チーム向けコミュニケーションアプリを使えば手軽に連絡は取れますが、それが常に最も効果的な共同作業の方法とは限りません。

プロジェクトでも、計画でも、資料作りでも、Macには最初から優れた共有機能を備えたアプリが組み込まれています。この記事では、メモ、リマインダー、カレンダー、写真といった標準アプリを活用して、チームでスムーズに協働する方法を詳しく解説します。

Macの「メモ」を共有して共同作業する

「メモ」アプリは、メモの作成やリスト管理に最適なツールです。Appleデバイス間で同期できるため、必要なときにいつでもアクセスできます。同僚とプロジェクトについて意見を出し合い、考えを整理したいときは、Macでフォルダやメモを共有しましょう。

メモでフォルダを共有するには、まずサイドバーが開いていることを確認します。開いていない場合は、ツールバーの「フォルダを表示」ボタンをクリックするか、メニューバーから「表示」>「フォルダを表示」を選択してください。

フォルダを選択し、以下のいずれかの方法で共有します。

• 右クリックして「人を追加」を選択
• 名前の横の「その他」（三点リーダー）をクリックして「人を追加」を選択
• メニューバーから「ファイル」を選び、「人を追加」>「フォルダ［フォルダ名］」を選択
• ツールバーの「人を追加」ボタンをクリックして「フォルダ［フォルダ名］」を選択

フォルダ内の特定のメモだけを共有したい場合は、そのメモを選択して以下の方法を使います。

• メニューバーから「ファイル」を選び、「人を追加」>「メモ［メモ名］」を選択
• ツールバーの「人を追加」ボタンをクリックして「メモ［メモ名］」を選択

小さなポップアップウィンドウが表示され、利用可能な共有方法と付与する権限を選べます。「権限」では、招待した相手に編集を許可するか、閲覧のみにするかを設定できます。

共有方法を選択し、必要に応じてメールアドレスや電話番号を入力して「共有」をクリックします。その後、案内に従ってフォルダまたはメモへの招待を送信しましょう。受信者が招待を承諾して編集を始めると、変更内容がリアルタイムで反映されます。

共有している相手を確認するには、ツールバーの「人を追加」ボタンをクリックするか、メニューバーから「ファイル」>「参加者を表示」を選択します。ここでは、各人の権限の変更、特定の人または全員との共有停止、メンバーの追加なども行えます。

メモやフォルダを共有すれば、チーム全体で簡単に作業を進められます。メモが散らかり始めたら、整理のコツもぜひ参考にしてください。

Macの「リマインダー」を共有して共同作業する

Macの「リマインダー」アプリは、タスクリストの作成、優先度や期限の設定、そしてもちろん通知の受け取りに便利です。メモと同様に、iPhoneやiPadとも同期できます。

リマインダーでリストを共有するには、まずサイドバーを開きます。メニューバーから「表示」>「サイドバーを表示」を選択してください。

次に、共有したいリストを選択し、名前の横の「共有」ボタンをクリックするか、リストを右クリックして「人を追加」を選びます。

続いて、使用する共有方法を選択します。メモと異なり、リマインダーでは権限設定がなく、共有した全員が変更を加えられる点に注意してください。共有方法を選び、必要な情報を入力して「共有」をクリックし、案内に従って操作を進めます。

共有している相手の確認、共有の停止、メンバーの追加を行うには、リスト名の横にある「共有」ボタンをクリックします。

仕事やプロジェクトでタスクの担当が分かれている場合、各自が完了した項目にチェックを入れていくことで、進捗状況を一目で把握でき、抜け漏れも防げます。

Macでカレンダーを共有して共同作業する

macOSの「カレンダー」アプリでは、設定済みのアカウントごとに異なるカレンダーを使用できます。iCloud、Gmail、Exchangeなど、さまざまなアカウントタイプに対応しています。カレンダーを共有すれば、仕事関連のイベント、会議、カンファレンスなどの情報をチーム全体で常に最新の状態に保てます。

カレンダーを共有するには、まず「カレンダー」サイドバーが開いていることを確認します。ツールバーの「カレンダー」ボタンをクリックするか、メニューバーから「表示」>「カレンダーリストを表示」を選択して表示しましょう。

カレンダーを選択し、以下のいずれかの方法で共有します。

• 右クリックして「カレンダーを共有」を選択
• メニューバーから「編集」を選び、「カレンダーを共有」を選択
• カレンダー名の右側にある「共有」ボタンをクリック

小さなウィンドウの「共有相手」欄をクリックし、カレンダーを共有したい相手を入力します。多くの場合、連絡先からの候補が表示されるので、そこから選ぶと便利です。

共有相手を追加したら、各人の名前の横のプルダウンメニューをクリックし、権限を選択します。「表示のみ」または「表示と編集」のどちらかを選べます。設定が完了したら「完了」をクリックしてください。

カレンダーの招待状が受信者に届き、承諾されると、共有相手の名前の横にチェックマークが表示されます。

共有カレンダーがあれば、会社全体の予定でも特定のプロジェクトの予定でも、チーム全員が必要なイベントの情報を常に把握できます。Macカレンダーアプリを活用するコツも、ぜひ同僚とシェアしてみてください。

写真や画像を共有して共同作業する

Macの「写真」アプリは、ペットや家族の写真を管理するだけのものではありません。写真や画像を日常的に扱うビジネスなら、「写真」アプリの「共有アルバム」機能を活用しましょう。

写真で共有アルバムを作成する手順は以下の通りです。

1. サイドバーの「共有アルバム」の横にある「プラス記号」をクリック
2. アルバムに名前を付け、必要に応じて説明などのコメントを入力
3. 「プラス記号」をクリックして連絡先から選ぶことで、すぐに他の人をアルバムに招待可能
4. 「作成」をクリックして完成

先に共有アルバムを作成しておき、後から共有することも簡単です。サイドバーで共有アルバムを選択し、ツールバーの「人」ボタンをクリックします。「プラス記号」をクリックして、招待したい連絡先を選びましょう。

既存の画像は、ドラッグ＆ドロップで共有アルバムに移動できます。また、MacやiCloud Driveから画像をアルバムに読み込むことも可能です。メニューバーから「ファイル」>「読み込む」を選択し、案内に従って画像を探して選択・読み込みましょう。

Macからチームに他のアイテムを共有する

Safariで見つけたコンテンツ、ボイスメモで録音した音声、連絡先のカードなども、以下の手順ですばやく共有できます。

• Safariでページを共有：ツールバーの「共有」ボタンをクリックするか、メニューバーから「ファイル」>「共有」を選択
• ボイスメモで録音を共有：ツールバーの「共有」ボタンをクリックするか、右クリックして「共有」を選択
• 連絡先でカードを共有：連絡先カードを選択し、ウィンドウ右下の「共有」ボタンをクリックするか、右クリックして「共有」を選択

さらに、「メール」でメールを転送したり、「メッセージ」でテキストを送ったりできるほか、メッセージ経由で同僚とMacの画面を共有することも覚えておくと便利です。

Macの共有機能で共同作業を効率化しよう

メモ、リマインダー、イベント、画像などをコピー＆ペーストでやり取りする代わりに、Macの標準アプリとその共有機能を最大限に活用しましょう。追加のアプリを導入しなくても、チームでの情報共有はぐっとスムーズになります。

MacのPages、Numbers、Keynoteで共同作業したい場合は、これらの書類を共有するためのチュートリアルもぜひ参考にしてください。