Macの「リマインダー」でリストを共有してタスクを共同管理する方法

誰もが一度は自分用のToDoリストを作ったことがあるのではないでしょうか。特に、同じ家庭で暮らす家族、同じプロジェクトに取り組む同僚、グループ課題に挑む学生など、複数人で動く場面では、リストを全員で共有できると非常に便利です。

コラボレーション向けのツールは数多く存在しますが、わざわざサードパーティ製アプリをダウンロードしなくても、Macには標準でその機能が備わっています。この記事では、Macの「リマインダー」アプリを使ってリストを共有し、タスクを分担・共同管理する方法を詳しく解説します。

リマインダーのリスト共有に必要な条件

まず、この機能を使うために必要なものが2つあります。

iCloud

MacのリマインダーはiCloud経由でToDoリストを共有します。つまり、リストの共有や共同編集ができるのは、iCloudを使用している相手だけです。

macOS Catalina、iOS 13、iPadOS 13以降が動作するデバイスであれば、すべての端末で同じApple IDでiCloudにサインインしていれば、アップグレード済みのリマインダーの編集や作成が可能です。

アップグレード済みのリマインダー

この機能はリマインダーアプリのアップグレード版機能の一部であるため、共有したい相手側でもiCloudアカウント上でリマインダーをアップグレードしておく必要があります。

アップグレード方法は簡単です。OSを最新版に更新し、リマインダーアプリを初めて起動すると、「リマインダーをアップグレード」と案内するウィンドウが表示されます。アップグレードをクリックしましょう。

この画面が表示されない場合は、システム環境設定>Apple IDを開き、サイドバーのiCloudタブを選択して、リマインダーにチェックが入っていることを確認してください。

なお、アップグレード済みのタスクは旧バージョンとの互換性がありません。アップグレード後は、同じくアップグレード済みのユーザーとリストを共有できるようになりますが、旧バージョンのリマインダーには戻せない点に注意が必要です。同様に、相手がアップグレードしていなければ、共有されたリストを表示することもできません。

Macでリマインダーのリストを共有する手順

準備が整ったら、以下の手順でリストを共有できます。

1. リマインダーアプリを開きます。
2. サイドバーから共有したいリストを選択し、共有ボタンをクリックします。これはリストにカーソルを合わせたときに表示される人物アイコンです。アイコンが常に表示されている場合は、そのリストがすでに共有中であることを意味します。
3. 招待状の送信方法を選択します。
4. 招待した相手にも他の人を追加させたい場合は、「誰でもメンバーを追加可能」のチェックボックスにチェックを入れます。
5. 共有をクリックします。

招待が承諾されると、相手もそのリマインダーリストを閲覧・編集できるようになります。

共有リストに後からメンバーを追加する方法

設定時に追加し忘れた人がいても心配いりません。いつでもメンバーを追加できます。

1. リマインダーを開き、共有リストを選択して共有ボタンをクリックします。
2. ウィンドウ下部の「メンバーを追加」をクリックします。
3. 招待状の送信方法を選び、相手による他メンバーの追加を許可するかどうかを設定します。
4. 共有をクリックします。

共有リマインダーリストへのアクセス権をカスタマイズする方法

リストのオーナーであれば、誰が他の人をリストに招待できるかを細かく管理できます。

全員または誰も招待できないように設定する

前述のとおり、「誰でもメンバーを追加可能」にチェックを入れると、招待したメンバー全員が自由に他の人を招待できるようになります。オーナー以外にメンバーを追加させたくない場合は、このチェックを外しましょう。

特定の人だけに招待を許可する

一部のメンバーにのみ招待権限を与えたい場合は、リマインダーリストの「メンバー」ウィンドウを開きます。許可したい相手を選択し、オプション(…)ボタンをクリックして、「他のメンバーの追加を許可」を選択します。オプション名の横にチェックマークが付きます。

逆に、招待を禁止したいメンバーについては、このオプションのチェックを外してください。

リマインダーリストの共有を停止する方法

リストのオーナーは、いつでもメンバーを削除したり、共有自体を解除したりできます。「メンバー」ウィンドウを開き、共有を停止をクリックします。確認ダイアログが表示されるので、続けるを選択しましょう。これにより、全員のデバイスからそのリストが削除されます。

特定のメンバーのみアクセスを削除する方法

共有を完全に止めるのではなく、特定の相手だけアクセス権を剥奪することも可能です。手順は以下のとおりです。

1. 共有リストの「メンバー」ウィンドウを開きます。
2. 削除したいメンバーを選択します。
3. オプション(…)ボタンをクリックし、「アクセス権を削除」を選択します。これで即座にそのメンバーがリストから除外されます。

リマインダーを活用してタスクを効率的に委任しよう

リマインダーアプリを使えば、ToDoリストを簡単に共有でき、チームや家族でのコラボレーションが格段にスムーズになります。さらに、共同編集やブレインストーミング、調査の記録にも使えるAppleの「メモ」アプリと組み合わせれば、より強力なタスク管理体制を構築できるでしょう。