MacのPages・Numbers・Keynoteで書類をリアルタイム共同編集する方法

Macで書類・表計算・プレゼンテーションを複数人で作業しなければならない場面は意外と多いものです。在宅勤務でもオフィスでも、「Pages」「Numbers」「Keynote」には共同編集のための優れた機能が標準で備わっています。

この記事では、これらの機能をわかりやすく解説し、チームでのドキュメント作成をスムーズに進める方法をご紹介します。

他の人をドキュメントに招待する

共同編集を始めるには、まず参加者を招待します。Macの共有メニューの設定によっていくつかの方法がありますが、基本的な手順は3つのアプリすべてで共通です。

1. 共有したい書類・ワークブック・プレゼンテーションを開きます。
2. ツールバーの「共同作業」ボタンをクリックするか、メニューバーから「共有」＞「ほかの人と共同作業」を選択します。
3. 共有方法を選ぶ前に、「共有オプション」をクリックして、誰がファイルにアクセスできるか、どの権限を与えるかを設定します。「アクセス可能なユーザ」は「招待した人のみ」がおすすめです。「権限」は、閲覧のみを許可したい場合を除き、「変更可能」を選びましょう。
4. 参加者への招待方法を選択し、「共有」をクリックして、画面の指示に従って完了させます。

共有オプションをあとから変更する

招待時に誤った設定をしてしまった場合や、後から変更したい場合は、数クリックだけで修正できます。

1. 共有済みの書類を開き、ツールバーの「共同作業」ボタン、またはメニューバーの「共有」＞「共同作業の詳細」をクリックします。
2. 特定の参加者だけ設定を変えるには、その名前の横にある「その他」（…）ボタンをクリックして変更します。
3. 全員の設定をまとめて変更するには、「共有オプション」セクションを展開して調整します。

パスワードでドキュメントを保護する

書類に機密性の高いデータが含まれている場合、リンクを知っている人だけがアクセスできる設定にしていても、さらに保護をかけたいことがあります。そんなときは、参加者が書類を開く際に入力が必要なパスワードを簡単に設定できます。

1. 共有済みの書類を開き、メニューバーから「ファイル」＞「パスワードを設定」を選択します。
2. パスワードを入力し、確認用にもう一度入力します。
3. 必要に応じて「パスワードヒント」を入力したり、「このパスワードをキーチェーンに保存」にチェックを入れることもできます。
4. 「パスワードを設定」をクリックします。

パスワード保護は共同編集に必須の機能ではありませんが、機密文書を扱うときに覚えておくと安心できるオプションです。

誰が編集しているかを確認する

自分と参加者がリアルタイムで同じ書類を編集できるため、誰がどこを操作しているのかも簡単に把握できます。

まず、現在編集中の人物の名前が画面上に一瞬表示されます。

さらに、「共同作業」ボタンまたはメニューバーの「共有」＞「共同作業の詳細」から、名前の横にある色付きドットをクリックすると、その人が今編集している箇所が表示されます。各参加者には自動的に異なる色が割り当てられるので、誰がどの部分を担当しているのかひと目でわかります。

リアルタイム共同編集はPages・Numbers・Keynoteの大きな魅力ですが、万が一インターネット接続が切れても、オフラインで編集を続けられるのが嬉しいポイントです。

オフラインでドキュメントを編集する

ネット環境がない場所にいたり、突然接続が切れてしまっても、共有中の書類をPages・Numbers・Keynoteで編集し続けられます。この機能はデフォルトで有効になっているため、事前に何かを設定しておく必要はありません。

編集中に接続が失われると、オフラインでも編集を続けられることを知らせる短いメッセージが表示されます。再接続された際にも、その旨がメッセージで通知されます。

オフライン中に行った編集内容は少なくとも30日間保存され、iCloudに再接続すると自動的にアップロードされます。アップロードの状況を確認したい場合は、メニューバーから「表示」＞「同期状況を表示」を選択してください。

オフライン編集に関して、1点だけ注意すべきことがあります。Appleの説明によると、次の通りです。

共同編集中の誰かが、あなたがオフラインで編集したオブジェクト、Keynoteスライド、Numbersシートを削除した場合、再接続して書類がiCloudと同期すると、それらの編集内容は書類に反映されません。

共同編集者の追加・削除

新しい参加者を追加したり、特定の参加者との共有を停止したり、全員との共有をやめたりする操作も、どれも簡単に行えます。

いずれの場合も、まず「共同作業」ボタンまたはメニューバーの「共有」＞「共同作業の詳細」をクリックしてから、以下のいずれかを実行します。

参加者を追加する：「人を追加」をクリックし、最初の招待時と同じ手順に従います。

参加者を削除する：その人の名前の横にある「その他」（…）ボタンをクリックし、「アクセス権を取り消す」を選択します。

全員との共有を停止する：「共同作業」ボタンを使用している場合は「共有を停止」をクリックします。「共有」＞「共同作業の詳細」から操作している場合は、「共有オプション」＞「共有を停止」を選択します。

Pages・Numbers・Keynoteで共同編集する際の注意点

MacのPages・Numbers・Keynoteで共同編集を行う際には、あらかじめ押さえておきたい要件がいくつかあります。

• macOS Mojave以降を使用している必要があります。
• Pages・Numbers・Keynoteのバージョン10.0以降が必要です。
• MacでiCloudにサインインし、iCloud Driveを有効にしておく必要があります。

また、これらの生産性アプリの共同編集には、次のような制限もあります。

• 50MBを超えるメディアファイルは編集できません。
• スタイルの作成・削除・並べ替えはできません。
• 言語と地域の設定は変更できません。
• セルや地域などのカスタムフォーマットは変更できません。

さらに、アプリ固有の制限や、参加者がiPhone・iPadなど他のデバイスやiCloud.comを使用している場合の追加要件もあります。詳しくはAppleの共同作業サポートページをご確認ください。

カスタムスタイルや言語・地域設定などをより深く活用したい方は、Pages・Numbers・Keynoteの高度なテクニックを紹介した記事も合わせて参考にしてみてください。

Macなら共同編集もかんたん

複数人で書類・表計算・スライドショーを作成する場面では、MacのPages・Numbers・Keynoteが共同作業をとても快適にしてくれます。

ほかにも、Gmailで使えるコラボレーションツールや、共同編集できるGoogleマップの作成方法など、チームで作業を進めるためのヒントはたくさんあります。ぜひ色々と試してみてください。