Googleドライブでフォルダを共有して共同作業する方法

Googleドライブは、同僚とプロジェクトで共同作業を行うのに最適なツールです。ファイルを誰が閲覧できるのか、何をできるのかを細かく制御でき、共同作業者は編集の提案やコメントの記入など、さまざまな操作が可能です。

Googleドライブのドキュメントに共同作業者を追加する方法

Googleドライブでは、ドキュメントに対して「閲覧のみ」または「編集可能」の共同作業者を追加できます。手順は以下のとおりです。

1. Googleドライブを開き、共有したいファイルを開きます。

2. 「共有」を選択します(ドキュメントの右上にあります)。

   

3. 共同作業者として追加したい相手のメールアドレスを入力します。

4. 「編集者」のドロップダウン矢印を選択し、相手に「編集」「コメント」「閲覧」のどの権限を与えるかを設定します。

   

5. 歯車アイコンの「設定」をクリックして、共有に関する制限を追加します。

   

6. 「編集者は権限を変更して共有できます」にチェックを入れると、共同作業者が他の人とドキュメントを共有できるようになります。また、「閲覧者とコメント者は、ダウンロード、印刷、コピーのオプションを表示できます」にチェックを入れると、閲覧者やコメント者にもこれらの操作が許可されます。

   

7. 「完了」を選択して画面を閉じます。

   共同作業者による編集履歴を確認したい場合は、対象のテキスト範囲をハイライトして右クリックし、「編集を表示」を選択しましょう。編集者ごとの変更内容が、タイムスタンプ付きで一覧表示されます。

Googleドライブでフォルダを共有する方法

フォルダ全体を共同作業者と共有する手順は、単一のドキュメントを共有する場合とほぼ同じです。Googleドライブで共有したいフォルダを選択し、ドロップダウンメニューから「共有」を選択して、上記の手順に従ってください。

フォルダを共有すると、そのフォルダに配置されたすべてのドキュメントやファイルが同じ共有権限を引き継ぎます。これは非常に強力な共同作業機能ですが、GoogleドキュメントがGoogleドライブに統合された現在、少し注意が必要です。各ファイルは1つのフォルダにしか存在できませんが、編集権限を持つユーザーはファイルを移動できてしまうからです。

ファイルは1つのフォルダにしか存在できない

Googleドライブのデスクトップアプリを使用していると、整理のため、あるいはデスクトップ上のGoogleドライブフォルダからアクセスしやすくするために、共有ファイルを「マイドライブ」や別のフォルダへ移動したくなることがあります。しかし、ファイルは1つのフォルダにしか存在できないため、共有フォルダからファイルを移動すると、他の全ユーザーの共有フォルダからもそのファイルが移動してしまいます。同様に、共有フォルダ自体をマイドライブに移動すると、全員との共有が停止されます。

誤ってファイルを共有フォルダの外に移動してしまった場合は、元の場所に戻せばすべて復元されます。

自分や共同作業者が誤って共有フォルダをマイドライブ内の別のフォルダに移動した場合には、警告が表示され、何が行われたかを知らせるメッセージとともに元に戻す機会が提供されます。ただし、両方の警告を無視してしまった場合は、設定を復元するためにフォルダを再度共有し直す必要があります。組織で作業している場合は、全員がこれらのルールを理解していること、そしてルールを遵守してくれると信頼できる相手とだけドキュメントを共有することが重要です。

不要な共同作業リクエストへの対処方法

組織外の人物から共同作業のリクエストを受け取ることもあります。こうした未承諾のドキュメントは単に迷惑なだけの場合もありますが、機密情報を収集しようとする試みである可能性もあります。Googleドライブで見知らぬドキュメントやファイルは開かないようにしましょう。代わりに、ドライブのメイン画面でファイル名を右クリックし、「[メールアドレス]をブロック」を選択することで、送信者をブロックできます。その後、確認ウィンドウで「ブロック」をクリックして確定します。