Gmailで複数のメール署名を作成・使い分ける方法｜定型文機能の活用ガイド

メールに簡潔で洗練された署名を添えることは、相手に与える印象を左右する重要な要素です。フリーランスのライターとして主にオンライン上で活動している筆者にとって、メールの署名は1990年代の名刺と同じ役割を果たすものだと考えています。

Gmailに署名を追加すること自体は簡単です。設定画面を開き、「署名」セクションまでスクロールして入力するだけ。ただし、この標準機能には制約があります。引用テキストの前後どちらに署名を置くかの指定しかできず柔軟性に欠けるうえ、署名のオン／オフを切り替えるたびに設定画面を開かなければなりません。

そこで本記事では、「定型文（Canned Responses）」ツールを活用して複数の署名を作成し、メールを送るたびに自由に選べるようにする方法をご紹介します。

補足：現在のGmailでは、旧Gmail Labsは廃止されており、同様の機能は「テンプレート」という名称で提供されています（設定 → 詳細設定 → テンプレートから有効化可能）。手順はほぼ同じなので、お使いの環境に合わせて読み替えてください。

ステップ1：定型文機能を有効にする

まず、Gmail Labsで定型文機能をオンにします。Gmail Labsには、便利なアドオンが多数用意されています。

1. Gmailの受信トレイ右上にある歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択します。
2. 「Labs」タブを開きます。

3. 「Labを検索」ボックスに「canned responses」と入力してEnterキーを押します。「利用可能なLabs」の一覧に「定型文」が表示されます。「有効にする」をクリックし、ページ下部の「変更を保存」をクリックしましょう。

これで定型文機能が使えるようになりました。次はいよいよ署名の作成です。

ステップ2：署名を作成する

1. Gmailで「作成」ボタンをクリックし、通常どおり新規メールの作成ウィンドウを開きます。
2. ウィンドウ右下にある小さな矢印をクリックし、「定型文」→「新しい定型文」を選択します。

3. 表示されたテキストボックスに、覚えやすい署名の名前を入力して「OK」をクリックします。
4. もう一度メッセージ作成ウィンドウで「定型文」を開き、「挿入」の項目から先ほど付けた署名の名前をクリックします。すると、その名前がメールの「件名」欄に表示されます。
5. 続いて、メール本文（通常メッセージを書くエリア）に、実際の署名内容を入力していきます。

署名を見栄えよく仕上げるコツ

筆者のお気に入りの工夫は、署名の前にハイフン2つ（--）を入れること。これだけで、署名が本文ときれいに区切られます。その下に、1行目に氏名、2行目に肩書き、3行目に仕事先や寄稿先の企業ロゴを配置しています。もちろん、Twitterのハンドルネームや電話番号などを加えてもOK。あなた自身の署名なのですから、自由にカスタマイズしましょう。

サイトや企業のロゴを使いたい場合は、ウェブページ上のロゴ画像を右クリックして「画像を名前を付けて保存」を選ぶのが一般的です。うまくいかない場合は、Windowsの切り取りツール（スタートメニューから検索できます）でロゴ部分を切り取って画像として保存しましょう。

ロゴを保存したら、ファイルをドラッグして署名を作成中のGmailウィンドウへドロップします。ロゴは初期状態で「最適なサイズ」で挿入されますが、四隅をドラッグすれば好きな大きさに調整できます。

署名を保存する

署名の入力が済んだら、今後のために保存しておきましょう。右下のゴミ箱アイコンの横にある矢印をクリック →「定型文」を選び、「保存」の項目から署名の名前をクリックします。

これで最初の署名が完成です！以降は、新規メールを作成して署名を挿入したいタイミングで、右下の矢印 →「定型文」→「挿入」から目的の署名を選ぶだけ。ワンクリックで呼び出せます。

署名を編集する

この方法なら、署名をいくつでも登録でき、送信するメールごとに使い分けられます。既存の署名を修正したい場合は、Gmailで「作成」をクリックし、前述の手順で署名を挿入してから、内容を自由に編集してください。

編集が終わったら、右下のゴミ箱アイコン横の矢印 →「定型文」→「保存」から該当する名前を選んで上書き保存します。

なお、この定型文署名メソッドの弱点は、基本的にデスクトップ版向けだという点です。Gmailのモバイルアプリからは定型文へ素早くアクセスできないため、スマホではこの方法を利用できません。

まとめ

筆者は長年、Gmailの標準署名機能に不便さを感じていましたが、自動返信のための機能と思われていたこの隠れ機能が、署名のコレクション管理にこれほどぴったりだとは意外でした。ひとつの機能やアプリが、本来の用途とはまったく違う目的で活躍することがある――そんな発見をもたらしてくれる便利なTipsです。