Googleカレンダーで遅刻を伝える方法!同僚への通知機能を徹底解説

Googleカレンダーは、Googleが提供するサービスの中でも利便性が見過ごされがちな機能の一つです。多くの人は単なる予定表としてしか使っていませんが、実際にはさまざまなシーンで活用できるインタラクティブなアプリです。

たとえば、会議の最中にアラートを設定しておけば、グループ会議に遅れそうなとき、他の参加者へ自動的に知らせることができます。ここでは、Googleカレンダーでこの機能を使う具体的な手順を紹介します。

同僚へ遅刻の連絡を送る方法(PC)

まず、Googleカレンダーアプリを開いてGoogleアカウントにサインインします。すると、予定やアポイントメントに関する情報がすべて表示されます。

パソコンでGoogleカレンダーを利用している場合は、スケジュール一覧に加え、会議に参加予定のメンバーのリストや、それぞれへの連絡手段も確認できます。

「参加」「不参加」「未定」の3つの出欠オプションから該当するものを選択します。

続いて、画面右上にある「ゲストにメール」アイコンをクリックします。

遅れる旨を伝えるメールを作成し、他の参加者に送信しましょう。

別の方法として、イベント通知の上部にある鉛筆(編集)アイコンをタップするやり方もあります。イベント編集ページが開いたら、「メモ/ゲストを追加」を選択して、グループのメンバーへ遅刻の連絡メッセージを送りましょう。

Androidアプリから通知する方法

AndroidスマートフォンのGoogleカレンダーアプリを開きます。

「設定」→「一般」→「クイック返信」の順に選択します。

あらかじめ用意された定型メッセージを選ぶか、オリジナルの新規メッセージを作成します。

通知メニューから「ゲストにメール」をタップします。これにより、グループのメンバー一人ひとりに個別に連絡する手間を大幅に省けます。

会議を延期したい場合

単に遅れるだけでなく、どうしても会議に出席できない状況になった場合は、会議自体を延期することも可能です。その際、Googleカレンダーでは、グループのメンバー全員が各自の都合の良い日時を提案できる仕組みが用意されています。

手順は簡単です。まず新しいイベントを作成し、会議のメンバー全員をゲストとして追加します。次に、各ゲスト名の下に表示される候補日時をタップすると、ドロップダウンメニューが開き、全員が参加可能な時間帯のリストを確認できます。

まとめ

遅刻することを他の参加者に伝えるだけでなく、一言メッセージを添えておくのがビジネスマナーとして好印象です。Googleカレンダーでは、こうしたメッセージを事前に設定しておくこともできます。内容は「遅れます」という短い一文だけでも、遅刻の理由の説明でも、お詫びの言葉でも構いません。大切なのは、自分が足止めされていることを他の参加者に早めに知らせ、あなた抜きで会議を先に始めるかどうかを判断してもらうことです。