Google Workspaceとは？Gmailに統合された便利機能の使い方を徹底解説

GoogleがWorkspaceをすべてのGmailユーザー向けに提供開始して以来、これまでは有料だった多くの価値あるツールが無料で使えるようになりました。

しかし、これらのツールには一体どんなものがあり、どのような使い方ができるのでしょうか。この記事では、Google Workspaceについて知っておくべき情報をすべて解説します。

すべてはGmailから始まる

Googleのメールサービスの読み込み画面に注目すると、小さな変化に気づくでしょう。「Gmail」と表示されていたスプラッシュ画面が、現在はGoogle Workspaceと表示されるようになっています。

これはGoogleがサービスにおいて目指している方向性です。DocsやCalendar、Driveなどを別ウィンドウで起動する代わりに、Gmailの中からすべてのアプリへアクセスできるようになりました。

必要なものを探すために新しいタブを開く必要がなくなり、余計な気散らしが減ります。そのため、アプリを探し回ることなく、目の前のタスクに集中できます。

一つの画面で完結するコラボレーション

GoogleはGmailを単なるメールクライアントから、本格的なコラボレーションソリューションへと進化させています。新しいGoogle Chatインターフェースを使っているなら、メール画面の左側に4つの新しいアイコンが表示されているはずです。

従来の「メール」に加えて、「チャット」「スペース」「Meet」もそこに並んでいます。連絡を取るために専用アプリを開く必要はもうありません。Chatで手軽にメッセージを送り、Meetでビデオ会議を行い、コラボレーション用のスペースを設営することができます。

Google Chat

GmailでGoogle Chatを有効にすると、Chatとルーム（Rooms）の両方が利用可能になります。通常のファイル共有に加えて、Google Chatは他のGoogleサービスとも連携しています。

チャット画面から直接、Google Driveのファイルを共有したり、Google Meetでビデオ会議を作成したり、さらにはGoogleカレンダーで予定を設定することもできます。

個人とのやり取りだけでなく、グループを作成することも可能です。チームの調整や一般的なグループ会話に最適です。

Google Spaces（旧Google Rooms）

この機能を使うと、プロジェクトごとに整理されたスペースを作成できます。作成した各セクションには、それぞれ「チャット」「ファイル」「タスク」のセクションが備わっており、チームに必要なものがすべて揃った状態を保てます。

「チャット」タブでは、スペースに関連する会話がすべて一箇所にまとめられます。Google Chatの全機能を備えており、ファイルの共有やビデオ会議の設定、ツールからの直接のミーティング予約なども行えます。

チームメンバーとファイルを共有したい場合は、「ファイル」タブから簡単に行えます。パソコンからファイルをアップロードすることも、Googleドライブのドキュメントを共有することも可能です。

さらに、各ファイルは権限設定を保持します。ドキュメントを共有する際に、チームメンバーに「閲覧」「コメント」「編集」のどの権限を与えるかを選択できます。

また、Google WorkspaceではGoogleドキュメントをアプリ内で直接開けるようになった点も見逃せません。ドキュメントの閲覧・コメント・編集のために、別のタブやウィンドウを開く必要はありません。

最後に、タスクの割り当ては「タスク」セクションから直接行えるようになりました。ここでは課題を作成し、詳細を記入し、期限を設定し、特定の担当者に紐付けることができます。タスクは自動的に担当者のGoogle Tasksアプリに送信されます。

これにより、複数の課題を瞬時に作成・割り当てられるようになりました。物事を進めるために長いメールを送る必要はもうありません。

Google Meet

Google Workspaceには、ミーティングの作成と参加のためのショートカットも含まれています。「新しく会議を作成」をクリックすると、ミーティングルームのリンクが表示されます。メールで招待状を送ることも、リンクをコピーして個別に送ることも可能です。

「今すぐ開始」を選ぶと、新しいブラウザウィンドウが開き、そこでミーティングを行えます。別途アプリをダウンロード・インストールする必要はありません。

既存のミーティングへの参加もGoogle Workspaceから直接行えます。「会議に参加」を選択し、ミーティングコードを入力すれば参加完了です。

Googleアプリとその他の機能

一人で作業している場合でも、Google Workspaceは十分に役立ちます。Googleカレンダー、Keep、Tasks、連絡先との連携により、情報整理がスムーズになります。スケジュールの確認、メモの作成、ToDoの確認、さらにはWorkspace内での人物検索まで行えます。

Googleカレンダー

その日のスケジュールをここで確認・管理できます。画面から直接新しい予定を作成することもでき、スケジュール調整がさらに便利になります。

ドラッグ＆ドロップで予定を移動させたり、時間ブロックの下端をつかんでサイズを変更し、所要時間を調整したりすることもできます。

Google Keep

Google Keepを使えば、メールを見ながらのメモ取りも格段に簡単になります。アイコンをクリックすると、最近のメモと「メモを入力...」オプションが表示されます。

メモを作成すると、開いていたメールに自動的にリンクされます。メモを保存した後でも、元のメールを確認できます。ソースをクリックすれば受信トレイを検索する手間なく、そのメールへ直接移動できます。

Google Tasks

やるべきタスクはすべて、Spacesで自分に割り当てられたものも含めて、ここに表示されます。整理整頓を助けるため、リストを作成してタスクをセクションごとに分類することもできます。

タスクに期限を設定すると、カレンダーにも自動的に反映されます。これで重要な予定を見逃すことはありません。

Google連絡先

Androidスマートフォンをお持ちなら、すべての連絡先をここで確認できます。人物を簡単に検索し、この画面から直接連絡を取ることができます。

ワンクリックで、メールの送信、チャット、Googleカレンダーでの予定設定、さらにはビデオ通話への招待まで行えます。「最近のやり取り」ビューでは、相手との最新のメール履歴も確認できます。

その他のアプリ

Googleでは、Google Workspaceマーケットプレイス経由で他のアプリを統合することもできます。Asana、Box、Slack、Trello、Zoomといった人気アプリが多数利用可能です。

メールで開いているメッセージは、起動したアプリ内で参照されます。これによりメールをリンクできるので、一緒に作業している人がメッセージの文脈を把握できます。

クライアントから届いたメールをチームに共有したい場合に特に便利です。メッセージを手動で転送する必要はなく、ワンクリックでチームのコラボレーションアプリに追加できます。

統合の新時代へ

Google Workspaceは、生産性アプリを指先ひとつで使える強力なスイートです。Gmailから離れることなく、あらゆる作業を完結できます。

これらの機能により、仕事中に集中を保ち、気散らしを避けられます。時間を節約し、より多くのことを達成できるのです。しかも、すべて無料で利用できます！