Excel での差し込み印刷のマスター:目的、プロセス、利点と制限事項

差し込み印刷 は Microsoft Word の強力な機能で、同じ文書 (電子メールや手紙など) をカスタマイズして複数の受信者に送信できます。これは、一貫したメッセージが必要だが、各受信者に合わせた個別の詳細が必要な場合に特に便利です。

⏷Excelでの差し込み印刷
⏷Excel での差し込み印刷の目的は何ですか?
⏷差し込み印刷のメリット
⏷差し込み印刷を行うための主なコンポーネント
⏷差し込み印刷用の Excel ワークシートを準備する
⏷ExcelからWordへ差し込み印刷を行う方法
   ⏵最初のステップ:Word でメール テンプレートを作成する
   ⏵第 2 ステップ:データソースとの接続とメーリングリストの編集
   ⏵第 3 ステップ:各メッセージにアドレスと挨拶文を挿入する
   ⏵4番目のステップ:プレビューの確認と差し込み印刷の終了
   ⏵5 番目のステップ:差し込み印刷フィールドの書式設定 (オプション)
   ⏵6 番目のステップ:Excel から Outlook への添付ファイル付きの差し込み印刷
   ⏵7 番目のステップ:次回の一括メール送信のために差し込み印刷を保存する
⏷「ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード」
⏷Excel からの差し込みラベル
⏷便利なキーボード ショートカット
⏷Excel差し込み印刷の制限事項
⏷Excelの差し込み印刷の代替案
⏷差し込み印刷で考えられる問題を解決する

このチュートリアルで学習する内容は次のとおりです。

• 差し込み印刷の基本 :差し込み印刷とは何か、その仕組みを理解する
• 差し込み印刷の目的 :差し込み印刷を使用するさまざまな方法を学びましょう。
• 主なコンポーネント :差し込み印刷に関連する重要なコンポーネントについて学びます。
• Excel ワークシートの準備 :Excel データを差し込み印刷用に設定します。
• ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード :結合ドキュメントを作成するためのガイド付きアプローチ。
• ラベルの作成 :差し込み印刷を使用して住所ラベルを作成します。
• 便利なキーボード ショートカット :効率的な差し込み印刷のための便利なショートカット
• 制限事項と解決策 :一般的な問題と制限事項に対処する

注: Microsoft 365 を使用しました このチュートリアルでは同じ方法を使用していますが、Excel 2007 以降のバージョンでも同じ方法を適用できます。 。

Excel の差し込み印刷とは何ですか?

差し込み印刷を使用すると、ドキュメント (電子メールや手紙など) をカスタマイズして複数の受信者に送信できます。あなたが特別割引を提供する店のオーナーであると想像してください。各オファーを手動で作成する代わりに、差し込み印刷を使用すると、各顧客に名前を含めたパーソナライズされたメールを送信できます。

差し込み印刷でサポートされているソフトウェア:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Google ドキュメント
• OpenOffice ライター
• LibreOffice ライター

Excel での差し込み印刷の目的

差し込み印刷には、いくつかの便利な目的があります。これを使用して次のことができます。

• 製品の更新情報について、パーソナライズされたメールをクライアントに送信する
• カスタマイズされたプロモーション レターを作成する
• Excel データを結合して、パーソナライズされた請求書を生成する
• 個別の販売レポートを作成する
• パーソナライズされたイベントへの招待状と出欠確認を送信する
• 社内メモや最新情報を配布する
• パーソナライズされたアンケート リンクを通じてフィードバックを収集する
• ホリデー カードの郵送用の住所ラベルを作成する
• 生徒向けにカスタマイズされた進捗レポートを生成する

差し込み印刷の利点

次の理由から、差し込み印刷の使用を検討してください。

• パーソナライズされたメッセージの作成と送信を自動化し、時間を節約します。
• プロフェッショナルな文書の作成に役立ちます。
• 正しい情報を自動的に挿入することでエラーを削減します。
• マーケティング キャンペーンの結果の追跡を許可します。
• パーソナライズされたメッセージによる返信の可能性が高まります。

Excel から Word への差し込み印刷を実行するための主なコンポーネント

差し込み印刷プロセスには、次の 4 つの基本コンポーネントが含まれます。

コンポーネント 説明 データ ソース 結合するデータを含む Excel ファイル。Word ドキュメント 差し込み文書のテンプレート。差し込みフィールド Word のこれらのプレースホルダーは、Excel スプレッドシートのデータに置き換えられます。差し込み印刷ウィザード 差し込み印刷を設定して実行するための Word ツール。

差し込み印刷用に Excel ワークシートを準備するにはどうすればよいですか?

• 列の一致 :
  • Excel ワークシートの各列が差し込み印刷用のフィールド名 (名、姓など) に対応していることを確認してください。
  • 空白の行や列がないことを確認し、不必要な書式設定（特殊文字など）を避けてください。
  • Word で正確に読み取るために、パーセンテージ、通貨、郵便番号を適切に書式設定します。一貫した書式設定により、差し込み印刷プロセス中のエラーを防止します。
• データ構成 :
  • 結合するすべてのデータをスプレッドシートの最初のシートに保存します。
  • Excel ファイルをローカル (PC またはラップトップ) に保存します。
  • 差し込み印刷ツールとの互換性を確保するために、ファイルを .xlsx または .csv として保存します。
• 追加のヒント :
  • 列と行には一貫した命名規則を使用してください。
  • 条件付き書式を使用して、重要な情報やエラーを強調表示します。
  • 重複レコードを識別するための列を追加します。
  • データを定期的にバックアップします。

Excel から Word への差し込み印刷を実行するにはどうすればよいですか?

あなたが店主で、カスタマイズされた割引メールを顧客に送信したいと考えているとします。手動で行う代わりに、差し込み印刷を使用してみましょう。

以下の図に示すように、ショップの顧客の詳細 (名前、住所、国、電話番号、電子メールなど) を記載した Excel ワークシートがあります。

ステップ 1 – Word でメール テンプレートを作成する

• Microsoft Word を開いて空の文書を作成します。 .
• 保存 同じフォルダにあります r をExcel ファイルとして使用します。 顧客の詳細が含まれる

注: Excel ファイルと Word doc ファイルは同じフォルダーに保存する必要があります。これにより、Word から Excel データセットに接続するときに発生する可能性のあるエラーを防ぐことができます。

• メール の [メール] をクリックします。> 差し込み印刷を開始> 電子メール メッセージ .

• メール メッセージ (割引の提案など) を作成し、ファイルを保存します。

ステップ 2 – データ ソースに接続し、メーリング リストを編集する

• [メール] をクリックします。> 受信者を選択> 「既存のリストを使用する」

• Excel ファイルを見つけて選択します (クライアントの詳細など) )データ ソースの選択  ダイアログ。
• [開く] をクリックします。 .

• ワークシートを選択します (例:個人情報) ) 顧客データが保存される場所。
• [OK] をクリックします。 .

「Alice Lee」と「Emma Brown」にメッセージを送信しないことに決めた場合は、次の手順に従ってください。

• [メール] をクリックします。> 受信者リストを編集 .> 「差し込み印刷の受信者」の名前「Alice Lee」と「Emma Brown」のチェックを外します。 」ダイアログボックス。

メッセージを全員に送信したい場合は、この手順をスキップできます。

ステップ 3 – 住所と挨拶文を挿入

• 差し込みフィールドの挿入のいずれかを使用します。  またはアドレス ブロックと挨拶文 .
• たとえば、タイトルを追加するには  Excel のフィールド:
  • [メール] をクリックします。  > 差し込みフィールドの挿入  > タイトル .

これによりタイトルが追加されます。  Word 文書のフィールド。

• 名前、住所、国などの他のフィールドでも同じ手順を繰り返します。

• アドレス ブロックの追加 :
  • アドレスを追加する場所にカーソルを置きます。
  • [メール] をクリックします。  > アドレスブロック  フィールドの書き込みと挿入 オプション。

• • ダイアログ ボックスが表示され、アドレスがどのように表示されるかを示します。
  • ダイアログ ボックスの右側にあるプレビューを確認し、[OK] をクリックします。 .

• これにより、ドキュメントにアドレス ブロックが追加されます。

• 挨拶文の追加 :
  • [メール] をクリックします。 [挨拶文] を選択します。 .

• • デフォルトでは、Dear が使用されます。  挨拶文として使用できますが、カスタマイズすることもできます。
  • 挨拶文をプレビューし、[OK] をクリックします。 .

• 挨拶文がメッセージに追加されます。

ステップ 4 – プレビューの確認と差し込み印刷の終了

• [メール] をクリックします。  > 結果のプレビュー .
• アイコンを使用して次のメッセージを表示します (例:John Doe) 、 挨拶文は親愛なる John Doe 様になります。 ).
• 他の受信者へのメッセージのプレビューを続けます。

Jane Smith への次のメッセージが表示されます。  アイコンをクリックしてください。

ステップ 5 – 差し込み印刷フィールドの書式設定 (オプション)

いずれかのフィールドに時間が含まれている場合 、日付 、数字 、 またはパーセンテージ 、次の手順に従ってください:

a) フィールド コードを表示します:

• 差し込みフィールド (名前、日付など) を選択します。
• Shift + F9 を押します。 差し込み印刷フィールドの項目コードを表示します。

b) フィールド コードを変更します。

• 「*MERGEFORMAT の日付」を削除 ” 表示されたフィールドコードから取得します。
• 希望のスイッチを入力します (例: {MERGEFIELD Date @ “d MMMM yyyy”}) ).

c) アップデートを適用します:

• F9 を押します。 変更を適用します。
• これにより、適切なフォーマットが保証されます (例:2003 年 4 月 7 日) ).

これらの手順に従うことで、差し込みフィールドを正確にフォーマットして、最終的なドキュメントで希望どおりの外観を確保することができます。

以下は、差し込み印刷に使用できるフィールド コードの表です。

日付/時刻形式コード 説明 フィールド コードの例 出力例 d曜日または月を数値で表示します。{MERGEFIELD Date \@ “M/d/yyyy”}4/7/2003dd曜日または月を数値で表示します。{MERGEFIELD Date \@ “d MMMM yyyy”}07 April 2003ddd曜日を 3 文字の省略形で表示します。{MERGEFIELD Date \@ “ddd, d-MMM-yy”}Mon, 7-Apr-03dddd 曜日の完全な名前が表示されます。{MERGEFIELD Date \@ “dddd, MMMM d, yyyy”}2003 年 4 月 7 日月曜日M 月を数字で表示します。{MERGEFIELD Date \@ “M/d/yy”}4/7/03MM 月を数字で表示します{MERGEFIELD Date \@ “yyyy-MM-dd”}2003-04-07MMM 3 文字の月の省略形を表示します。{MERGEFIELD Date \@ “MMM-yy”}Apr-03MMMM 完全な月名を表示します。{MERGEFIELD Date \@ “MMMM d, yyyy”}2003 年 4 月 7 日yy2 桁の年を表示します{MERGEFIELD Date \@ “MMMM-yy”}Apr-03yyyy4 桁の年番号を表示します。{MERGEFIELD Date \@ “MMMM d, yyyy”}2003 年 4 月 7 日h12 時間制に基づいて時間を表示するには、小文字の h を使用します。{MERGEFIELD Time \@ “h:mm”}6:05hh 12 時間制。{MERGEFIELD Time \@ “hh:mm am/pm”}06:05 amH24 時間制 (軍用時計) に基づいて時間を表示するには、大文字の H を使用します。{MERGEFIELD Time \@ “H:mm”}7:05HH24 時間制 (軍用時計) に基づいて時間を表示するには、大文字の HH を使用します。{MERGEFIELD Time \@ “HH:mm”}18:30m先頭のゼロなしで 1 桁の分を表示します。{MERGEFIELD Time \@ “m ‘ minutes'”}2 分mm先頭のゼロ付きで 1 桁の分を表示します。{MERGEFIELD Time \@ “hh:mm am/pm”}06:05 amAM/PM大文字の AM または PM を表示します。{MERGEFIELD Time \@ “hh:mm AM/PM”}08:30 PMam/pm 小文字の am または pm を表示します。{MERGEFIELD Time \@ “hh:mm am/pm”}07:55 am‘text’日付または時刻内のテキストを表示するには、テキストを一重引用符で囲みます。{MERGEFIELD Date \@ “hh:mm ‘EST'”}06:15 ESTcharacter 日付または時刻に – (ハイフン) などの文字を含めるには、引用符で囲まないでください。 {MERGEFIELD 日付 \@ “MMM-yy”}2003 年 4 月

ステップ 6 – Excel から Outlook への添付ファイル付きの差し込み印刷

• 差し込み印刷はOutlook経由でメッセージを送信します :
  • Outlook メール アカウントを持っていることを確認してください。
  • メッセージの送信中は Outlook を実行したままにしてください。
• [メール] をクリックします。  > 終了と結合  > 電子メール メッセージを送信 .

• 件名を入力します (例:感謝の印:10% 割引) ) をクリックし、[OK] をクリックします。 .

• メッセージは Outlook アプリの送信トレイ フォルダーにアップロードされ、自動的に送信されます。

• そうでない場合は、Outlook の送信/受信から手動で送信します。 オプション

ステップ 7 – 次回の一括メール送信のために差し込み印刷を保存する

• 差し込み印刷の Word 文書を PC に保存します。
• 同じ手順に従って、今後の一括メール送信に使用します。

「ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード」の使用方法

• ウィザードを有効にする :
  • [メール] をクリックします。 をクリックし、[差し込み印刷を開始] を選択します。 [ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード] をクリックします。 .

• • ウィザードがドキュメントの右側に表示されます。
  • 電子メール メッセージを選択します  次のステップに進みます。

• 差し込み印刷の実行 :
  • ウィザードを使用すると、前の方法と同じタスクを実行できます。
  • 手順に従って冗長性を回避し、目的の差し込み印刷を実現します。

Excel からラベルを差し込み印刷する方法

店主が注文した商品を宅配便で顧客に送る必要があるシナリオを想像してください。商品を梱包した後、所有者は顧客ごとに住所ラベルを必要とします。差し込み印刷を使用してこれらのラベルを作成しましょう:

• ドキュメントの設定 :
  • Microsoft Word を開いて空白を作成します。 ドキュメント .
  • 保存 同じフォルダにあります Excel ファイルとして 顧客の詳細が含まれる
  • [メール] をクリックします。 をクリックし、[差し込み印刷を開始] を選択します。 [ラベル] をクリックします。 .

• ラベルの種類の選択 :
  • Avery US Letter を選択します。  ラベルベンダーとして。
  • 5160 アドレス ラベルを指定します  製品番号として。

注:

製品番号は、使用しているラベルのタイプに対応します (Avery 5160 など)。

Avery 製品番号とその用途の表は次のとおりです。

製品番号 ラベルの使用 ラベル サイズ 5160標準住所ラベル1インチ x 2-5/8インチ5162大型住所ラベル1-1/3インチ x 4インチ5163配送ラベル（大きいサイズ）2インチ x 4インチ5164配送ラベル3-1/3インチ x 4インチ5167返送用住所ラベル1/2インチ x 1-3/4インチ5260住所ラベル（5160と同様）1インチ x 2-5/8インチ5263配送ラベル（大きいサイズ）2インチ x 4インチ5960住所ラベル（5160と同様）1インチ x 2-5/8インチ5963配送ラベル（大きいサイズ）2インチ x 4インチ8160住所ラベル（5160と同様）1インチ x 2-5/8インチ8162住所ラベル（大きいサイズ）サイズ)1-1/3 インチ x 4 インチ8163配送ラベル (大きいサイズ)2 インチ x 4 インチ8164配送ラベル3-1/3 インチ x 4 インチ8167返送先住所ラベル1/2 インチ x 1-3/4 インチ8168返送先住所ラベル (大きいサイズ)1-3/4 インチ x 2-1/2 インチ18160透明住所ラベル 1 インチ x 2-5/8インチ18163透明配送ラベル (大きいサイズ)2インチ x 4インチ18164透明配送ラベル3-1/3インチ x 4インチ18167透明返送先住所ラベル1/2インチ x 1-3/4インチ18168透明返送先住所ラベル(大きめサイズ)1-3/4インチ x 2-1/2インチ18195透明多目的ラベル1-1/3インチx 4インチ22805円形ラベル2インチ直径22806円形ラベル2-1/2インチ直径22807円形ラベル2インチ直径22817円形ラベル2-1/2インチ直径22822正方形ラベル2インチ×2インチ22825正方形ラベル2インチ×2インチ22846楕円形ラベル2インチ×3-1/3インチ22849アーチ型ラベル3-1/2 インチ x 4-3/4 インチ5294 視認性の高いラベル直径 2 インチ

• ラベルテーブルの作成 :
  • プラス アイコンをクリックします。
  • テーブル デザインに移動します。 をクリックして枠線を選択します。 ボーダレステーブルを作成します。

• Excel データへの接続 :
  • [メール] をクリックします。 をクリックし、[受信者の選択] を選択します。 [既存のリストを使用する] をクリックします。 .
  • Excel ファイルを見つけて選択します (クライアントの詳細など) ).
  • [開く] をクリックします。 .
  • ワークシートを選択します (例:ラベルの詳細) ) 顧客データが含まれます。
  • [OK] をクリックします。 .

<<次のレコード>> が表示されている場合 上記の手順後の各セルに が表示されている場合は、データ フィールドが正常にインポートされたことを意味します。

• アドレス ブロックの追加 :
  • [メール] をクリックします。 をクリックし、[アドレス ブロック] を選択します。 .
  • プレビューで番地が見つからない場合は、[フィールドの一致] をクリックします。 .
  • アドレス 1 をマッピングします。  フィールドを適切なデータ ソースに追加します。

• • アドレス 1 のボックスをクリックします。 そしてOK を押します。

• • プレビューに完全な住所が表示されていることを確認します。

• • [OK ] をクリックします。 続行します。

これにより、テーブルの最初のセルにアドレス ブロックが追加されます。

• すべてのセルにアドレス ブロックを適用する :
  • [メール] をクリックします。 [ラベルを更新] を選択します。 .
  • これにより、テーブル内の各セルにアドレス ブロックが追加されます。

• プレビューと印刷 :
  • [結果のプレビュー] をクリックします。 各ラベルの実際のプレビューを表示します。

• • ラベルを印刷するには、郵送に移動してください。 をクリックし、[終了と結合] を選択します。 [ドキュメントの印刷] をクリックします。 .

• • すべてのレコードを選択し、[OK] をクリックします。 プリンタに差し込み  ダイアログ。

• ドキュメントを印刷するための印刷設定と環境を設定します。

差し込み印刷手順に便利なキーボード ショートカット

ここでは、差し込み印刷の実行中に使用できるキーボード ショートカットをいくつか紹介します。

手順 ショートカット 説明 差し込み印刷ウィザードを開くAlt + Shift + M差し込み印刷ウィザードをすばやく開きます。差し込みフィールドを挿入Alt + Shift + F文書の作成中に差し込みフィールドを簡単に挿入します。結果をプレビューAlt + Shift + P完成前に差し込み結果を確認します。差し込み印刷を完了Alt + Shift + C終了して差し込み印刷プロセスを完了します。フィールド コードの切り替えAlt + F9フィールド コードと結果の表示を切り替えます。ナビゲートスルーフィールドAlt + Shift + N差し込みフィールド間を効率的に移動します。データ ソースを更新Alt + Shift + R差し込み印刷にリンクされているデータ ソースを更新します。日付の挿入Alt + Shift + D現在の日付をすばやく挿入します。

Excel 差し込み印刷の制限

<オル>

限定的な追跡 :

• Excel 差し込み印刷内で、誰がメールを開いたりクリックしたりしたかを直接追跡することはできません。
• 詳細な分析が不足しているため、コミュニケーションの有効性を評価することが困難になります。

添付ファイル :

• Excel の差し込み印刷では、メールへのファイル（PDF やビデオなど）の添付はサポートされていません。
• 添付ファイルを送信する必要がある場合は、他の方法を検討する必要があります。

登録解除の管理 :

• Excel の差し込み印刷では、配信停止リクエストを適切に管理することが難しい場合があります。
• 登録解除を効果的に処理できないと、スパムとしてマークされるリスクが高まります。

Excel 差し込み印刷の代替手段

Excel 差し込み印刷に代わる効率的な方法をいくつか紹介します。

<オル>

Gmail の差し込み印刷 :

• 最大 1,500 件のカスタマイズされたメールを送信できる簡単な Gmail アドオン
• 無料プランを提供しますが、無料版にはブランディングが含まれます。

もう一つの差し込み印刷 (YAMM) :

• アンケートやパーソナライズされたメールに適したシンプルな Gmail ツール
• 初心者にとっては難しいかもしれませんが、分析機能が制限された無料プランが提供されています。

右の受信トレイ :

• リマインダーや定期的なメールなどの機能を備えた Gmail ツール
• 月額 $7.95 から始まり、無料プランでは毎月最大 5 通のメールを送信できます。

メールシェイク :

• マーケティング キャンペーンに最適で、さまざまなプラットフォームと統合されます。
• 月額 58 ドルから始まります。

メールメテオ :

• テンプレートと使いやすいインターフェースを備えた Gmail ツール
• 月額 9.99 ドルから始まり、無料プランでは 1 日あたり 50 通のメールを送信できます。

差し込み印刷で考えられる問題の解決

差し込み印刷中に問題が発生した場合は、次の解決策を検討してください。

• データ ソースの問題 :
  • 「Word がデータ ソースを見つけられません」というエラー メッセージが表示された場合は、次のことを試してください。
    • データ ソース ファイルが Word ドキュメントと同じフォルダーにあることを確認してください。
    • [メーリング] タブで正しいファイル パスを確認します。
    • データ ソース ファイルが別の場所で開かれているかどうかを確認します。閉じて再試行してください。
    • Excel を使用している場合は、.xlsx または .csv として保存します。
    • データ ソース ファイルへのアクセス許可を確認します。
• 差し込みフィールドの問題 :
  • 結合されたフィールドが欠落しているか、間違ったデータが表示されている場合:
    • 差し込みフィールドが文書に正しく挿入されていることを確認します。
    • 差し込みフィールド名がデータ ソースの列ヘッダーと一致するかどうかを確認します。
    • 正しい差し込みフィールドの種類（テキスト、数値、日付など）を使用していることを確認してください。
    • ネストされた差し込みフィールドを使用している場合は、ネストされた差し込みフィールドのコードにエラーがないか確認してください。
• メール送信の問題 :
  • メールが送信されない場合、またはエラーがある場合:
    • インターネットに接続していることを確認してください。
    • Word のメール設定を確認し、正しいメール アカウントを構成してください。
    • メール サーバーに障害が発生していないことを確認します。
    • アドオンを使用している場合は、アップデートを確認するか、開発者に問い合わせてサポートを求めてください。

練習ワークブックをダウンロード

演習ワークブックとドキュメントはここからダウンロードできます:

Excel の差し込み印刷:ナレッジ ハブ

• Excel で住所ラベルの書式を設定する方法
• 添付ファイルを使用して Excel から Outlook に差し込み印刷を行う方法
• Excel の表をコピーして Outlook メールに貼り付ける方法
• Excel でメーリング リストを作成する
• Excel から Excel への差し込み印刷
• Excel から Powerpoint に差し込み印刷を行う方法
• Excel から Word の封筒に差し込み印刷を行う方法
• Excel から Word に写真を差し込み印刷する方法
• Word を使用せずに Excel で差し込み印刷を行う
• Excel から Word に差し込みフィールドを挿入する方法
• [解決済み]:Word の差し込み印刷が Excel で機能しない
• Excel から差し込み印刷ドキュメントを作成するマクロ

<

ソリューション付きの高度な Excel 演習を無料で入手しましょう!