Excelで総勘定元帳を作成する方法｜一般仕訳データから簡単に作る手順を解説

日々の取引を記録するために仕訳帳を活用している事業者の方は多いでしょう。これらの取引データは、Excelやその他のツールに入力して管理できます。この一般仕訳データをもとにすれば、「総勘定元帳」と呼ばれる勘定別の台帳を作成することが可能です。本記事では、Excelで一般仕訳データから総勘定元帳を作成する方法を、手順を追って詳しく解説します。仕訳データや総勘定元帳に関する知識を深めるのに役立つ内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

一般仕訳帳とは？

一般仕訳帳とは、企業のすべての財務取引を記録する会計帳簿のことです。すべての取引の元となる「マスター」的な存在であり、企業が年間を通じて行った各取引は、すべてこの一般仕訳帳に記録されます。一般的な一般仕訳帳は、「日付」「勘定科目」「参照（伝票番号）」「借方」「貸方」という5つの列で構成されます。一般仕訳帳の主な目的の一つは、資産と負債の動きを追跡することです。また、コストや経費の配分もこの帳簿を通じて行われます。

総勘定元帳とは？

総勘定元帳は、特定の収益や費用の種類ごとに記録を追跡するために使用される帳簿です。その情報の中身は一般仕訳データと同じですが、多くの場合、総勘定元帳は一般仕訳データをもとに作成されるという点が異なります。会計処理において、総勘定元帳は勘定科目ごとの小分類（サブグループ）を作成するために使われ、そこから試算表や貸借対照表などを作成することができます。

Excelで一般仕訳データから総勘定元帳を作成する手順

ここからは、一般仕訳データから総勘定元帳を作成する具体的な手順を段階的に紹介します。まず一般仕訳データのテーブルを作成し、次にそれをピボットテーブルへ変換します。そしてピボットテーブルを活用して総勘定元帳を完成させます。どの手順もシンプルで実践しやすいので、順番に進めていきましょう。

ステップ1：一般仕訳データを作成する

まずは、一般仕訳データを作成します。一般仕訳データは「日付」「勘定科目」「参照」「借方」「貸方」の項目で構成されます。これらの見出しを使ってデータを入力していきます。

• まず、Excelで上記の5つの見出しを作成します。

• 次に、セル範囲B4～F4を選択します。
• リボンの挿入タブをクリックします。
• テーブルグループからテーブルを選択します。

• 「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されます。
• 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認します。
• 最後にOKをクリックします。

• これで、見出しをもとにテーブルが作成されました。下のスクリーンショットをご確認ください。

• 続いて、自社の取引内容を日付とともに入力します。
• すると、以下のような一般仕訳データが完成します。

• さらに、借方・貸方の合計欄を追加しましょう。
• まずテーブル内の任意のセルを選択すると、リボンにテーブル デザインタブが表示されます。
• テーブル デザインタブを選択します。
• テーブル スタイル オプショングループから集計行にチェックを入れます。

• すると、最後の列の合計が自動的に作成されます。スクリーンショットをご確認ください。

• 次に、借方列の集計セルにはドロップダウンボタンが表示されます。
• そこから合計を選択できます。

• これで借方列の合計が作成されました。スクリーンショットをご確認ください。

ステップ2：ピボットテーブルを作成する

一般仕訳データの作成が完了したら、次はこのテーブルをピボットテーブルに変換します。総勘定元帳は、このピボットテーブル上で作成していきます。

• まず、リボンの挿入タブをクリックします。
• テーブルグループからピボットテーブルを選択します。

• テーブルまたは範囲を選択します。
• ピボットテーブルの配置先として新しいワークシートを選択します。
• 最後にOKをクリックして確定します。

• 新しいワークシートに「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウが開きます。
• 利用可能なすべてのオプションにチェックを入れます。

• これで、一般仕訳データからピボットテーブルが作成されました。

ステップ3：ピボットテーブルを編集する

ピボットテーブルを作成したら、より見やすく整えるために編集を行います。このステップでは、いくつかの変更を加えて、ピボットテーブルを見やすい形式に整えていきます。

• まず、レポートのレイアウトを変更します。
• そのためには、ピボットテーブルを選択してリボンにデザインタブを表示させます。
• デザインタブを選択します。
• レイアウトグループのレポートのレイアウトドロップダウンから表形式で表示を選択します。

• これでピボットテーブルが表形式になります。スクリーンショットをご確認ください。

• 次に、「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウを開きます。
• Account（勘定科目）のドロップダウンを選択します。
• そこからフィールドの設定を選びます。

• 「フィールドの設定」ダイアログボックスが表示されます。
• レイアウトと印刷タブを選択します。
• 「アイテムラベルを繰り返す」と「各アイテムラベルの後ろに空白行を挿入する」にチェックを入れます。
• 最後にOKをクリックします。

• これでアイテムラベルが繰り返し表示され、各ラベルの後ろに空白行が挿入されました。スクリーンショットをご確認ください。

• 続いて、借方・貸方列の表示形式を変更します。
• 「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウを開きます。
• Debit（借方）の合計のドロップダウンを選択します。
• そこから値フィールドの設定を選びます。

• 「値フィールドの設定」ダイアログボックスが表示されます。
• 書式設定をクリックします。

• 「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されます。
• 分類から通貨を選択します。
• 小数点以下の桁数を0に設定します。
• 負の数の表示形式をお好みで選択します。
• 最後にOKをクリックします。

• 次に、「値フィールドの設定」ダイアログボックスでOKをクリックして変更を適用します。

• これで借方列の書式が変更されました。スクリーンショットをご確認ください。

• 同様の手順で、貸方列の表示形式も変更します。
• 最終的に以下のような結果になります。スクリーンショットをご確認ください。

ステップ4：リボンに「ピボットテーブル分析」タブを表示する

以降の操作を行う前に、リボンをカスタマイズしてピボットテーブル分析タブを有効化しておく必要があります。

• まず、リボン上で右クリックします。
• 次に、リボンのユーザー設定を選択します。

• 「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されます。
• リボンのユーザー設定を選択します。
• 「コマンドの選択」ドロップダウンメニューからすべてのタブを選びます。

• 下にスクロールしてピボットテーブル分析タブを選択します。
• その後、追加をクリックします。

• 最後にOKをクリックして変更を適用します。

ステップ5：総勘定元帳を作成する

ここまでの手順が完了したら、「ピボットテーブル分析」タブを使用して、一般仕訳データから総勘定元帳を作成します。

• まず、ピボットテーブルを選択します。
• リボンのピボットテーブル分析タブをクリックします。
• 計算グループからフィールド、アイテム、セットのドロップダウンを選択します。

• 次に、計算フィールドをクリックして計算フィールドの挿入を選択します。

• 「計算フィールドの挿入」ダイアログボックスが表示されます。
• 名前と数式を入力します。
• その後、追加をクリックします。

• 最後にOKをクリックして変更を適用します。

• これで、入力した数式と名前をもとに新しい列が作成されました。スクリーンショットをご確認ください。

• 再びリボンのピボットテーブル分析タブをクリックします。
• フィルターグループからスライサーの挿入を選択します。

• 「スライサーの挿入」ダイアログボックスでAccount（勘定科目）を選択します。
• 最後にOKをクリックします。

• これで特定のサブグループが作成され、スライサーの項目をクリックすると、該当する取引だけが表示されるようになります。

• 例えば、スライサーで「現金」を選択すると、一般仕訳データから現金に関する明細のみが表示されます。

• また、取引を「現金」から「仕入」に切り替えれば、仕入取引のみが表示されます。スクリーンショットをご確認ください。

• さらに、「仕入」から「売上」に切り替えることもできます。スクリーンショットをご確認ください。

注意点

• 総勘定元帳を作成する際は、「ピボットテーブル分析」タブのスライサー機能を使用しましょう。
• ピボットテーブルを作成したら、理解しやすくするために表形式へ変換しておくのがおすすめです。

まとめ

本記事では、Excelで一般仕訳データから総勘定元帳を作成するための手順を、ステップごとに詳しく解説しました。どの手順も初心者でも取り組みやすい内容になっています。ピボットテーブルを活用することで、効率的に総勘定元帳を作成できることがお分かりいただけたかと思います。記事の内容についてご不明な点があれば、コメント欄からお気軽にお問い合わせください。Exceldemyページへのアクセスもお忘れなく！

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