ExcelでAveryラベルを印刷する2つの簡単な方法

ラベルとは、物に関する情報を記載した小さな紙片のことで、宛名ラベルや商品ラベルなど、ビジネスシーンでも幅広く活用されています。この記事では、ExcelのデータをもとにAvery(アベリー)ラベルを印刷する方法を、2つのアプローチから詳しく解説します。

練習用ワークブックは、以下のリンクからダウンロードできます。

ExcelからAveryラベルを印刷する2つの方法

Microsoft Excelを使えば、ラベル印刷は簡単に行えます。1つ目の方法はWordの差し込み印刷機能を利用する方法、2つ目の方法はWordを使わずにVBAマクロで印刷する方法です。それぞれの手順を順番に見ていきましょう。

方法1: ExcelとWordを連携してAveryラベルを印刷する

ExcelとWordを組み合わせれば、差し込み印刷機能を使って高品質なラベルを作成できます。以下、手順をステップごとに説明します。

ここでは、セル範囲B4:F14に以下のようなデータセットがあるものとします。各列には、受取人の会社名、住所、市区町村、都道府県、郵便番号が入力されています。

ステップ01: 受取人リストのテーブルに名前を定義する

• まず、セルB4:F14を選択し、「数式」タブから「名前の定義」をクリックします。
• ダイアログボックスが表示されたら、適切な名前を入力します。ここでは「Company_Name」とします。

注意: 名前に空白を含めないようにしてください。単語の区切りにはアンダースコア(_)を使用しましょう。

ステップ02: WordでAveryラベルを作成する

• 次に、Microsoft Wordで新規文書を開きます。
• 「差し込み文書」タブから「差し込み印刷の開始」>「ラベル」を選択します。

• 下の画像のようにオプションを選択し、「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

• 続いて、「デザイン」>「ページ罫線」を選択します。
• ウィザードボックスが表示されたら、「罫線」>「グリッド」を選択します。

これで白紙の文書にグリッド線が生成されます。

ステップ03: Excelから受取人リストをWordに取り込む

• 再び「差し込み文書」タブに移動し、今度は「宛先の選択」>「既存のリストを使用」を選択します。

• 次に、Excelファイル(ここでは「Print Avery Labels」)を選択して、ソースデータをWordに取り込みます。

• リストからテーブル名「Company_Name」を選択します。

これで、ExcelワークシートとWord文書が接続されます。

ステップ04: Wordにフィールドを挿入する

• 「差し込み文書」>「あて名ブロック」に進み、ダイアログボックスから「フィールドの対応」オプションを選択します。

ワークシートの列見出しが、それぞれ対応するフィールドに自動的に一致していることが確認できます。

• 「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

その後、ラベルのプレビューが表示されるので、先に進む前に不備がないか確認しましょう。

• 次に、「差し込み文書」タブにある「ラベルの更新」をクリックします。

すると、すべてのラベルが「AddressBlock」に変わります。

ステップ05: 差し込み処理を完了する

• 最後に、「差し込み文書」>「完了と差し込み」>「個々のドキュメントの編集」を選択します。

• ダイアログボックスで下の画像のようにオプションを確認し、「OK」をクリックします。

これで、すべてのラベルがWord文書に表示されます。

• さらに、「Ctrl + P」キーを押すと、Wordの印刷画面が開きます。

プレビューウィンドウから、ラベルの仕上がりを事前に確認することもできます。

関連記事: ExcelのリストからWordでラベルを作成する方法(ステップバイステップガイド)

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方法2: Wordを使わずにExcelだけで単一列のAveryラベルを印刷する

データが1列だけの場合は、Wordを使わずにExcelだけでラベルを印刷できます。手順はシンプルなので、そのまま進めてみましょう。

ここでは、セルB4:B13に住所のみが入力された1列のデータセットがあるものとします。

ステップ01: データセットのコピーを作成する

• まず、データセットをコピーして、新しいワークシートに貼り付けます。

注意: データはA1セルから始まる最初の列に貼り付け、列見出しは削除してください。

ステップ02: VBAコードを挿入する

• 次に、「開発」>「Visual Basic」をクリックします。

• 「挿入」メニューから標準モジュールを挿入し、そこにVBAコードを貼り付けます。

参考までに、以下のコードをそのままコピーして貼り付けることができます。

Sub Makelabels()
Application.Run "EnterColumn"
Cells.Select
Selection.RowHeight = 75.75
Selection.ColumnWidth = 34.14
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
.VerticalAlignment = xlBottom
.WrapText = False
.Orientation = 0
.AddIndent = False
.IndentLevel = 0
.ShrinkToFit = False
.ReadingOrder = xlContext
.MergeCells = False
End With
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
.VerticalAlignment = xlCenter
.WrapText = False
.Orientation = 0
.AddIndent = False
.IndentLevel = 0
.ShrinkToFit = False
.ReadingOrder = xlContext
.MergeCells = False
End With
End Sub
Sub EnterColumn()
Dim reference As Range
Dim item As Long
Dim data As Long
Set reference = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp)
data = 1
On Error Resume Next
incolno = InputBox("Enter Number of Columns Desired")
For item = 1 To reference.Row Step incolno
Cells(data, "A").Resize(1, incolno).Value = _
Application.Transpose(Cells(item, "A").Resize(incolno, 1))
data = data + 1
Next
Range(Cells(data, "A"), Cells(reference.Row, "A")).ClearContents
End Sub

コードの解説:

ここで、ラベルを生成するために使用したVBAコードについて説明します。コードは2つのセクションに分かれています。

セクション1: EnterColumn()サブルーチンの解説

VBAコードの動作は以下の通りです。

• 1- まず、サブルーチンに名前を付け、変数を定義します。
• 2- 次に、行数をカウントし、ユーザーからの入力を受け取るInputBoxを作成します。
• 3- そして、InputBoxで指定された回数だけForループを実行します。
• 4- 最後に、列を行方向へTranspose(転置)し、Resizeでセルサイズを変更して、余分な内容を削除します。

セクション2: Makelabels()サブルーチンの解説

同様に、こちらのVBAコードも以下のように説明できます。

• 1- このセクションでは、サブルーチンに名前を付けます。
• 2- 次に、サブルーチンを実行します。
• 3- 最後に、Cellsプロパティを使ってセルの書式を指定します。

ステップ03: VBAコードを実行してラベルを生成する

• F5キーを押して、Makelabels()サブルーチンを実行します。
• ダイアログボックスに必要な列数を入力します。

「ホーム」タブの「すべての罫線」オプションを使えば、罫線を追加できます。

ステップ04: Excelからラベルを印刷する

• 「ページレイアウト」タブに移動し、隅にある「ページ設定」の矢印をクリックします。
• 「余白」タブを選択し、以下のようにページ余白を調整します。

• 次に、「Ctrl + P」で印刷メニューを開きます。
• 「拡大縮小なし」のドロップダウンを押して、「すべての列を1ページに印刷」を選択します。

これでラベルを印刷する準備が整いました。下のスクリーンショットのように、印刷プレビューで仕上がりを確認することもできます。

関連記事: Wordを使わずにExcelでラベルを作成する方法(ステップバイステップガイド)

注意点

• まず、方法2はデータセットが1列のみの場合にのみ適用できます。
• 次に、列見出しは他のデータと区別できるように書式設定しておきましょう。
• さらに、空のセルがないことを確認してください。空セルがあると予期しない結果になる可能性があります。

まとめ

以上、ExcelからAveryラベルを印刷する方法について解説しました。この記事がお役に立てば幸いです。ご不明な点があれば、下のコメント欄でお気軽にお尋ねください。また、このような記事をもっと読みたい方は、ぜひ当サイト「ExcelDemy」をご覧ください。

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