Excelでオートフィルフォームを作成する方法|初心者向けステップバイステップ完全ガイド

Excelで大量のデータセットを編集したり確認したりするのは、非常に手間のかかる作業です。そこで多くのユーザーは、エントリの確認・追加・削除を素早く行えるよう、オートフィルフォーム(Autofill Form)を作成します。オートフィルフォームは、Excelワークシートへのデータ入力においてとても便利なツールです。

例として、学生ID、氏名、身長、体重といった学生情報を含むデータセットがあるとします。このデータを確認し、新しいエントリをオートフィルフォームを使って追加していきましょう。

本記事では、Excelでオートフィルフォームを作成する手順を、ステップごとにわかりやすく解説します。

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以下のデータセットを使って、実際に操作しながら学習できます。

Excelのオートフィルフォームとは?

オートフィルフォームとは、データ入力やデータ確認のためのツールです。テーブル(Table)データのすべての列見出しが、そのままデータ入力ボックスとして組み込まれる独自の構造を持っています。テーブル内に存在するデータは、フォームの入力ボックスに自動的に表示されます。ユーザーはスクロールバーをクリックしてデータ間を移動でき、用意されたボタンを使えば、新しいデータの追加・削除・検索も可能です。

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Excelでデータ入力フォームを作成する方法(ステップバイステップ)

オートフィルフォームの作成手順

オートフィルフォームの作成は簡単です。以下の手順に従って作成してみましょう。

ステップ1:オートフィルフォーム用にデータを準備する

🔼 オートフィルフォームを作成する前に、まずデータをExcelテーブルとして設定する必要があります。対象の範囲を選択したら、挿入タブへ移動し、(テーブルグループ内の)テーブルをクリックします。

🔼 テーブルの作成ダイアログボックスが表示されます。先頭行をテーブルの見出しとして使用するにチェックを入れ、OKをクリックしましょう。

🔺 すると、選択したすべてのデータを含むテーブルが作成されます(下図参照)。

ステップ2:クイックアクセスツールバーに「フォーム」ツールを追加する

残念ながら、Excelリボンにはこのコマンドや機能は標準で搭載されていません。そのため、クイックアクセスツールバーのユーザー設定から追加する必要があります。

🔼 下図のようにクイックアクセスツールバーのカスタマイズアイコンをクリックし、続けてその他のコマンドを選択します。

🔼 Excelのオプションウィンドウが表示されます。クイックアクセスツールバーをクリック > コマンドの選択ですべてのコマンドを選択 > フォームをクリック > 追加をクリック > 最後にOKをクリックします。

🔺 ワークシートに戻ると、クイックアクセスツールバー領域にフォームツールが表示されているのがわかります。

これで、Excelでオートフィルフォームを作成する準備が整いました。

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Excel VBAでデータ入力フォームを作成する方法(簡単な手順付き)

ステップ3:オートフィルフォームの各部構成を理解する

🔼 オートフィルフォームの入力ボックスは、元となるデータテーブルに依存しています。テーブルのすべての見出しが、そのままフォームの入力ボックスとして組み込まれます。フォームの構成要素、いわゆるボタン(キー)は固定されており、複数のキーが備わっています。これらのキーにより、新規エントリの追加、既存エントリの削除、エントリ間の移動といった基本操作が可能になります。主な構成要素は以下のとおりです。

⏩ 新規(New):このボタンをクリックすると、新しいエントリを追加できます。既存のエントリを編集した後、そのままクリックすれば新規レコードとして登録できます。

⏩ 削除(Delete):このボタンをクリックすると、フォームに読み込まれているエントリが削除されます。

⏩ 元に戻す(Restore):既存のエントリを編集中にこのボタンを押すと、編集前の状態に戻せます。ただし、新規をクリックしたりEnterキーを押したりしていないことが前提です。

⏩ 前を検索(Find Prev):このボタンをクリックすると、前のエントリへ移動します。

⏩ 次を検索(Find Next):次のエントリを検索して表示します。

⏩ 抽出条件(Criteria):特定のエントリやレコードを検索したいときに使えるボタンです。

⏩ 閉じる(Close):オートフィルフォームを閉じます。

⏩ スクロールバー(Scroll Bar):行の上下移動は、スクロールバーを動かすか、上向き・下向き矢印をクリックして行います。

ステップ4:オートフィルフォームを作成する

データの準備とフォーム構成の理解が完了したら、あとは簡単です。

🔼 任意のセルにカーソルを置き、新しく追加したフォームツールをクリックします。

🔼 すぐに、選択中のエントリを表示したオートフィルフォームが立ち上がります。あとはエントリ間を移動しながら、編集・確認・新規追加を自由に行えます。

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⧭ オートフィルフォームを使うメリット

データ入力は時間のかかる作業であり、ミスも起きやすく、高い集中力が求められます。オートフィルフォームは、そんなデータ入力の手間を大幅に軽減できる代替手段です。Excelでのデータ管理において、さまざまなメリットをもたらします。

エントリ間を素早く移動できる

オートフィルフォームを使えば、データ内を効率的に上下移動できます。次を検索ボタンやスクロールバーをクリックするだけで、次のエントリや任意のエントリへ即座にジャンプできます。

新規レコードの追加や既存レコードの編集が簡単

オートフィルフォームがあれば、データテーブルへの新規レコード追加や既存レコードの編集が格段に楽になります。新規ボタンをクリックするだけで、新しいエントリを登録できます。

特定のエントリやレコードを検索できる

任意の項目を指定して特定のエントリを探したいときにも、オートフィルフォームが役立ちます。

🔼 抽出条件(Criteria)ボタンをクリックします。

🔼 検索したいエントリの内容を入力します。

🔼 Enterキーを押すと、該当するレコードの全フィールドが即座にフォームに表示されます。これにより、特定の項目をもとに各レコードの内容を素早くチェックできます。

まとめ

本記事では、Excelでオートフィルフォームを作成する方法を段階的に解説しました。ポイントは、フォーム作成前に必ずデータをExcelテーブルとして設定しておくことです。本記事が理解の助けとなり、実際にオートフィルフォームを作成する際の参考になれば幸いです。ご質問や追加情報がありましたら、ぜひコメントでお知らせください。

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