Excelでプロジェクトタイムラインを作成する3つの簡単な方法

このチュートリアルでは、Excelを使ってプロジェクトタイムラインを作成する方法を解説します。小規模なプロジェクトを管理している場面を想定し、その進捗管理のためにタイムラインを作成していきます。Excelを活用すれば、プロジェクトタイムラインは誰でも簡単に作れます。ここでは、Microsoft Excelのさまざまな機能を使った作成手順を詳しくご紹介します。

練習用ワークブックはこちらからダウンロードできます。

プロジェクトタイムラインとは?

プロジェクトタイムラインとは、プロジェクトの進行中に発生する重要なイベントやマイルストーンを一覧化したものです。一般的には、プロジェクトの一連の流れを時系列で視覚的に把握できるようにしたもので、「一定期間内に完了すべきタスクの集合体」とも言えます。

プロジェクトタイムラインは、主に次の4つの要素で構成されます。

• タスクの各フェーズ(段階)
• タスクの開始日と終了日
• タスク間の依存関係
• マイルストーン

Excelでプロジェクトタイムラインを作成する3つの簡単な方法

この記事では、Excelでプロジェクトタイムラインを作成できる3つの簡単な方法を解説します。説明には、以下のデータセットを使用します。このデータセットには、プロジェクトのマイルストーンと工数(Effort)の指標が含まれています。

1. SmartArtグラフィックツールでプロジェクトタイムラインを作成する

まず最初に、SmartArtグラフィックツールを使ってExcelにプロジェクトタイムラインを作成する方法をご紹介します。SmartArtを活用すれば、ワークシートにさまざまな図形やアイテムを簡単に挿入できます。具体的な手順を見ていきましょう。

手順:

• まず、[挿入]タブをクリックします。
• 続いて、リボンから[SmartArt]を選択します。

• 上記の操作で新しいダイアログボックスが開きます。
• 次に、[プロセス]カテゴリを選択します。
• その中から[基本タイムライン]の図を見つけてクリックします。

• 下の画像のようなダイアログボックスが表示されます。
• タイムラインチャート上の矢印アイコンをクリックしましょう。

• 表示されたテキストボックスにタイムラインのデータを入力します。チャートに直接入力することも可能です。
• 最終的に、下の画像のような結果が得られます。

2. 散布図を使ってプロジェクトタイムラインを作成する

Excelでプロジェクトタイムラインを作成するもうひとつの方法が、散布図の活用です。散布図を使えば、複雑なデータもわかりやすく可視化できます。散布図によるタイムラインは、多くのリソースを必要としないシンプルなプロジェクトの計画に適しています。それでは、手順を見ていきましょう。

手順:

• まず、[挿入]タブをクリックします。
• 次に、[散布図]をクリックします。
• そして、挿入したいグラフの種類を選択します。

• 上記の操作で、空白の散布図がワークシートに挿入されます。
• 次に、散布図を右クリックし、[データの選択]を選びます。

• すると、[データソースの選択]という新しいウィンドウが開きます。
• 次に、[凡例項目(系列)]の[追加]ボタンをクリックします。

• [系列Xの値]に期日(Due Date)の範囲を、[系列Yの値]に工数(Effort)の範囲をそれぞれ設定します。
• [OK]をクリックします。

• 上記の操作で[データソースの選択]ダイアログボックスに戻ります。
• ここで[OK]をクリックします。

• これで、下の画像のような散布図が作成されます。

• さらに、[グラフ要素]で[誤差範囲]にチェックを入れ、タイムラインのマーカーを表示させます。

• 次に、[グラフ要素]>[誤差範囲]>[その他のオプション]をクリックします。

• 続いて、[端のスタイル]で[キャップなし]にチェックを入れます。さらに、[誤差量]セクションの[パーセンテージ]を0%に調整します。

• 同様に、横方向の誤差範囲については、[方向]で[負の誤差値]にチェックを入れます。そして、[パーセンテージ]の値を100%に設定します。

• 次に、[グラフ要素]>[データラベル]>[その他のオプション]へ進みます。

• さらに、[データラベルの書式設定]で[Y値]のチェックを外します。代わりに[セルの値]にチェックを入れ、[範囲の選択]ボタンをクリックします。

• その後、[データラベル範囲の選択]欄に以下の範囲を入力します。

• 最後に[OK]をクリックします。

• これで、下の画像のように目的のタイムラインが完成します。

関連記事:Excelでタイムラインチャートを作成する方法(5つの簡単な方法)

3. Excelのタイムラインテンプレートでプロジェクトタイムラインを作成する

Microsoft Excelには、無料で使えるさまざまなテンプレートが用意されています。これらのテンプレートを活用すれば、ゼロから作ることなく、理想のプロジェクトタイムラインを簡単に仕上げられます。無料テンプレートを使ってプロジェクトタイムラインを作る手順を見ていきましょう。

手順:

• まず、Officeテンプレートライブラリから無料の「マイルストーン付きプロジェクトタイムライン」テンプレートをダウンロードします。

• 次に、ダウンロードしたテンプレートをExcelで開き、[日付]と[マイルストーン]のセクションを自分のデータセットに合わせて更新します。

• 最後に、タイムラインチャートがプロジェクトのマイルストーンデータに合わせて自動的に更新されます。

Excelでプロジェクトタイムラインを作成する際のデメリット

Excelでプロジェクトタイムラインを作成する際には、いくつかの制限があります。これらの制限は見過ごせないポイントです。ここでは、3つのデメリットをご紹介します。

• 個別のToDoリストが作れない: 巨大なワークシートを扱う場合によく直面する問題です。ExcelではメンバーごとのToDoリストを作成する機能がありません。各メンバーへの割り当て業務の概要は把握できますが、すべてのデータを手作業でシートに入力しなければなりません。
• フォローアップが手動になる: Excelのプロジェクトタイムラインは、手動でのフォローアップに大きく依存します。つまり、1時間ごとの進捗確認や同僚へのメール送信、一人ひとりのタスク進捗を個別に尋ねる必要があります。このプロセスは手間がかかるだけでなく、プロジェクト全体の正確な進捗状況をつかみにくいという欠点もあります。
• 共同編集に不向き: Microsoft Excelは基本的に1人でワークシートを管理することを前提としています。複数人が同じドキュメントを管理しようとすると、Excelではうまく対応できません。

まとめ

この記事では、Excelでプロジェクトタイムラインを作成する3つの方法をご紹介しました。ぜひ本記事のサンプルワークシートを使って、学んだスキルを試してみてください。ご不明な点があれば、下のコメント欄からお気軽にお問い合わせください。チーム一同、できるだけ迅速にお答えいたします。今後も、より革新的なMicrosoft Excelの活用術にご期待ください。

関連記事

• Excelでマイルストーン付きタイムラインを作成する方法(簡単な手順解説)
• Excelで日付を使ってタイムラインを作成する方法(4つの簡単な方法)
• ピボットテーブルを絞り込むためのタイムラインをExcelで作成する方法!