書式を崩さずにPDFをExcelに変換する2つの簡単な方法【画像付きで解説】

集計やデータ加工のために、さまざまな形式のファイルからExcelへデータを取り出す場面は多くあります。中でもPDFは世界中で最も利用されている文書形式のひとつであり、重要なデータソースとなっています。この記事では、元の書式をできるだけ損なわずにPDFファイルをExcelへ変換する方法を、詳しい手順とともに解説します。

練習用のワークブックとサンプルPDFは、記事内からダウンロードできます。

書式を維持したままPDFをExcelに変換する2つの方法

ここでは例として、以下のPDFファイルをExcelワークシートに変換し、主要な書式をできるだけそのまま保つ手順をご紹介します。このPDFには「購入日」「地域」「製品」「数量」というテーブルヘッダーが含まれています。

方法1:Power Queryを使ってPDFをExcelに変換する

Power Queryは、データの準備や加工を行うためのエンジンです。ここでは、まずPDFからデータを抽出し、別ウィンドウで加工したうえで、結果をExcelワークシートに出力します。

手順

• まず空のExcelワークシートを開き、「データ」タブから「データの取得」をクリックします。

• 「データの取得」アイコンをクリックしたら、「ファイルから」→「PDFから」の順に選択します。

• 新しい「参照」ウィンドウが開くので、PC上で変換したいPDFファイルが保存されている場所へ移動し、ファイルを選択して「開く」をクリックします。

• すると、PDFファイル内のすべてのテーブルが新しいナビゲーターウィンドウに読み込まれます。
• よく見ると、タイトル部分とメインの表がそれぞれ別のテーブルとしてプレビューに表示されています。

• 「Page001」を選択すると記事の最初のページ全体(データセット一式)が選択されるので、「読み込み」→「読み込み先…」をクリックします。

• Power Queryの画面が閉じ、「インポート」という新しいウィンドウが表示されます。ここで「既存のワークシート」を選択し、データの配置先セルを指定します(例では$A$4)。最後に「OK」をクリックしましょう。

• 指定した位置にデータがテーブルとして読み込まれたことが確認できます。

• 次にテーブルを選択し、「テーブルデザイン」タブの「ツール」グループにある「範囲に変換」を選択して、通常のセル範囲に戻します。

• これでPDFファイルの内容がExcelワークシートに取り込まれました。
• 列幅の調整や色の変更など、多少の微調整は必要ですが、基本的なデータやテキストはそのまま維持されます。
• 下の画像は、軽く書式を整えた後のExcelワークシートの状態です。

関連記事: ソフトを使わずにPDFをExcelに変換する方法(3つの簡単な手法)

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方法2:Adobe Acrobatの変換ツールを使う

Adobe Acrobatは、PDFの作成・編集・他形式への変換まで行える統合的なPDFソフトウェアです。PDFからExcelへの変換も、このツールならスムーズに行えます。

手順

• ここでは、以下のPDFファイルを使って、Excelワークシートへの書き出し方法を説明します。

• 「Adobe Acrobat Reader」を開き、ホーム画面から「ツール」をクリックします。

• ツール画面に移動したら、「PDFを書き出す(Export PDF)」を選択し、下にある「開く」ドロップダウンメニューをクリックします。

• ドロップダウンメニューが開いたら、そこから「開く」を選びます。

• 次に新しいメニューが表示されるので、まずPDFをどの形式に変換するかを選択します。「スプレッドシート」を選び、右側でスプレッドシートの種類として「Microsoft Excel ワークブック」を指定します。
• ウィンドウ下部の「書き出す」ボタンをクリックします。

• 続いてAdobe Acrobatがファイル参照ウィンドウを開くので、Excelに変換したいPDFファイルを選択します。ファイルの場所へ移動し、ファイルを選んで「開く」をクリックしてください。

-li>「開く」をクリックすると、ファイルがAcrobatに読み込まれます。次に、変換後のExcelファイルの保存先フォルダーを指定しましょう。
• 以前にPDFを変換したことがある場合は、直前に使った保存先が「最近使用したフォルダーに保存」として表示されます。
• 変換後にすぐファイルを開きたい場合は、「書き出し後にファイルを開く」にチェックを入れます。

• 初めて変換する場合や、以前とは別の場所に保存したい場合は、「別のフォルダーを選択」をクリックして保存先を指定します。
• 「別のフォルダーを選択」を押したら、目的の場所へ移動して「保存」をクリックします。

• これでPDFファイルがExcelワークシートとして書き出されました。

関連記事: ExcelでPDFを表形式に変換する方法(3つの手法)

まとめ

以上、「書式を崩さずにPDFをExcelへ変換するにはどうすればいいのか」という疑問に対して、2つの異なる方法をご紹介しました。特におすすめなのは、Power QueryでPDFからデータを取得し、Power Queryウィンドウ内で加工したうえで、後から適切に書式を整える方法です。もうひとつは、Adobe Acrobat Readerを使ってPDFをExcelワークシートへ書き出す方法です。

この問題の練習用に、これらの方法を試せるワークブックをダウンロードできるようになっています。

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