ExcelファイルをPDFに変換する4つの方法|初心者向けに手順を徹底解説

データや数値を日常的に扱うお仕事をされている方なら、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートをお使いのことでしょう。しかし、Excelファイルを誰かと共有する前に、必ずPDFに変換してから送るのがベストプラクティスであることをご存じでしょうか?

この記事では、ExcelファイルをPDFに変換する具体的な方法をご紹介します。まずは、なぜExcelシートをPDFに変換すべきなのか、その理由から見ていきましょう。

ExcelをPDFに変換すべき理由

• PDF化することでExcelシートが保護され、編集できなくなります。受け取った相手が書式や数式を勝手に変更したり、データを改ざんしたりすることができません。
• PDFはあらゆるデバイスとの互換性に優れています。PDFに変換しておけば、パソコンでもスマートフォンでも、好きな端末で閲覧・確認できます。
• パスワードを設定すれば、PDFのセキュリティをさらに強化できます。
• PDFの方がはるかにプロフェッショナルで洗練された印象を与えられます。
• 長期的にExcelレポートを保管・ファイリングしたい場合にも、PDF形式が最適です。

変換作業だけでは終わりません

後述の方法でExcelファイルをPDFに変換した後も、実はやるべき作業が残っていることがあります。例えば、変換したExcelファイルの隣に追加したいJPGファイルを別途PDFに変換していたり、同僚に送信する前にパスワード保護をかけたり。さらに、PDFのページ順序が整っていないことに気づき、ページを並べ替える必要が出てくるかもしれません。やることが多くて大変そうだと感じますよね。

そんなとき、「Advanced PDF Manager」のようなPDF管理ツールを使えば、これらの作業が格段にラクになります。下のスクリーンショットをご覧ください。

上記のようなシーンでは、次の操作が可能です。

1. ページの追加
2. ページの並べ替え
3. PDFファイルへのパスワード設定

これだけではありません。以下のような機能も備えています。

• PDFの結合・分割
• PDFの回転
• ページの複製

その他にもさまざまな操作が行えます。本ツールについては、機能や価格などを網羅した詳細レビュー記事も公開しています。複数のPDFやそのページ管理に頭を悩ませている方は、ぜひAdvanced PDF Managerを試してみてください。

ExcelファイルをPDFに変換する方法

ExcelシートをPDFに変換する際は、何をPDF化するのかを自分で細かくコントロールできることも重要です。シート全体ではなく、特定のシートだけ、あるいはシート内の一部の範囲だけを変換したいケースもあるでしょう。以下でご紹介する方法では、そのやり方についても解説します。

1. Microsoft Excelを使う方法

最初にご紹介するのは、サードパーティ製アプリを一切必要としない方法です。Microsoft Excelの機能だけで完結します。ExcelファイルをPDFとして保存する際には、ページ範囲や公開対象のシート・選択範囲など、さまざまなオプションを指定できます。

1. PDFに変換したいExcelシートを開きます。
2. ファイルをクリックします。
3. 名前を付けて保存をクリックします。
4. 変換後のPDFファイルの保存先をハードディスク上で指定します。
5. ファイルの種類のドロップダウンから「PDF」を選択します。
6. PDFを選択したら、すぐにオプションをクリックします。
7. 公開する範囲を選択します。選択した部分、ブック全体、アクティブなシートから選べます。

2. Googleスプレッドシートを使う方法

Googleドライブは、どこからでもファイルにアクセスできるようアップロード先としてよく使われる人気のクラウドストレージサービスです。Googleスプレッドシートを頻繁に活用している方や、ExcelファイルをGoogleドライブにアップロードしている方なら、.xlsや.xlsxファイルをPDFに変換するのに費用は一切かかりません。以下の手順で、スプレッドシートを簡単にPDF形式へ変更できます。

1. PDFとしてダウンロードしたいExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開きます。
2. ファイルをクリックします。
3. ダウンロードの横にある右矢印をクリックします。
4. PDFドキュメント(.pdf)を選択します。
5. PDFドキュメント(.pdf)をクリックすると、公開する内容を選択できます。下のスクリーンショットのとおり、公開する範囲、ページサイズ、用紙の向きなど、さまざまな項目を指定可能です。
6. 選択が完了したら、エクスポートをクリックします。

3. サードパーティ製コンバーターを使う方法

ExcelをPDFに変換するもうひとつの手軽な方法が、「EaseUS PDF Converter」のようなサードパーティ製コンバーターの活用です。EaseUS PDF Converterには、次のような多彩な機能が搭載されています。

• PDFをさまざまなファイル形式に変換できるほか、その逆の変換にも対応
• PDFの分割・結合が可能
• 変換したいPDFをインターフェース上で直接管理できる
• 出力前にPDFをプレビューできる
• PDFのロック解除ができる

EaseUS PDF Converterでxlsxまたはxlsファイルを変換する手順は以下のとおりです。

1. EaseUS PDF Converterをダウンロードし、インストールして起動します。
2. EaseUS PDF Converterを開きます。
3. 画面左側のメニューからOffice to PDF(OfficeからPDFへ)をクリックします。
4. 画面右側のOpen Files(ファイルを開く)をクリックするか、変換したいExcelファイルをドラッグ&ドロップします。
5. Convert(変換)ボタンをクリックします。

EaseUS PDF Converterの料金はいくら?

4. オンラインツールでExcelファイルをPDFに変換する方法

最後にご紹介するのは、オンラインコンバーターを使ってExcelファイルをPDFに変換する方法です。ここでは、オンラインで利用できる高品質なコンバーターのひとつである「SodaPDF」を使用します。DropboxやGoogleドライブから直接ファイルを選択できる点も便利です。

1. SodaPDFの公式サイトにアクセスします。
2. Choose File(ファイルを選択)をクリックして、PDFに変換したいExcelファイルを選びます。変換したいExcelファイルをウェブサイト上にドラッグ&ドロップしてアップロードすることも可能です。

まとめ

この記事でご紹介した方法を活用すれば、Excelファイルを簡単にPDFへ変換できるはずです。本記事がお役に立ちましたら、ぜひコメント欄でご意見をお聞かせください。あなたが最も好んで使っているのは、どの方法でしょうか?皆さまからのフィードバックをお待ちしています。