Excelのデータの入力規則でIFステートメントを使う方法(6選)

Excelのデータの入力規則の数式でIFステートメントを活用する最も簡単な方法をお探しの方は、ぜひこの記事をご覧ください。データの入力規則は、ドロップダウンリストの作成や、指定したデータだけをセルに入力できるようにしたい場合に非常に便利な機能です。

それでは、データの入力規則におけるIFステートメントの具体的な活用方法を順番に見ていきましょう。

6つの方法:Excelのデータの入力規則でIFステートメントを使う

ここでは、ある企業の商品とその担当営業担当者の名前のデータを使用します。このデータセットをもとに、Excelのデータの入力規則の数式でIFステートメントを使う方法を解説していきます。

本記事では Microsoft Excel 365 を使用していますが、お使いのバージョンに合わせて操作してください。

方法1:IFステートメントで条件付きリストを作成する

まず、条件付きリストを作成します。社員のフルネームを見出し「氏名」として配置し、名前の一覧を見出しとして用意します。IF関数をデータの入力規則の数式で使うことで、右側の表に条件付きリストを作成できます。

手順:
➤ 範囲 E3:E12 を選択し、「データ」タブ →「データツール」グループ →「データの入力規則」ドロップダウン →「データの入力規則」をクリックします。

すると、「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
➤ 「入力値の種類(Allow)」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値(Source)」ボックスに以下の数式を入力して「OK」をクリックします。

ここで、$E$3 はドロップダウンリストから見出しを選択するセル、$B$3 は最初の列の見出し名です。両者の値が一致すれば IF は範囲 $C$3:$C$12 のリストを返し、そうでなければ範囲 $B$3:$B$12 の値がリストに表示されます。

➤ セル E3 のドロップダウンボタンをクリックすると見出しが表示されるので、「氏名」を選択します。

➤ セル E4 のリストから該当する名前を選択します。

このようにして、見出しとともに営業担当者の名前一覧が表示されるようになります。

➤ セル E3 の見出しを「フルネーム」に変更することも可能です。

➤ 残りのセルでも同様にリストからフルネームを選択していきます。

これで、対応する見出しとともに社員のフルネーム一覧が完成します。

方法2:IFステートメントで依存型ドロップダウンリストを作成する

このセクションでは、「商品」リストが「カテゴリー」リストに連動する依存型ドロップダウンリストを作成します。

手順:
➤ セル E5 を選択し、「データ」タブ →「データツール」グループ →「データの入力規則」を開きます。

➤ 「入力値の種類」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値」ボックスに以下の数式を入力します。

ここで、$B$3 は見出し「果物」、$C$3 は見出し「野菜」です。

➤ 「OK」を押します。

➤ セル E5 のドロップダウンボタンをクリックすると見出し名が表示されるので、「果物」を選択します。

次に、セル F5 に商品リストを作成します。
➤ 「入力値の種類」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値」ボックスに以下の数式を入力します。

セル $E$5 の値が「Fruits」と等しい場合、IF は範囲 $B$4:$B$12 をリストとして返し、そうでなければ範囲 $C$4:$C$12 がリストに使われます。

➤ 「OK」を押します。

「りんご」のような果物を選択するには、セル F5 のドロップダウンリストをクリックして、リストから目的の商品を選びます。

これで、カテゴリー「果物」に対する商品「りんご」が選択できました。

➤ カテゴリーとして「野菜」を選ぶこともできます。

すると商品リストには野菜の一覧が表示されるので、その中から「キャベツ」を選択します。

最終的に、カテゴリー「野菜」に対応する商品「キャベツ」が取得できました。

方法3:IFステートメントと名前付き範囲を組み合わせる

ここでは、名前付き範囲をIF関数と組み合わせて、データの入力規則の数式でドロップダウンリストを作成します。
果物の範囲には「Fruits」、野菜の範囲には「Vegetables」という名前を付けています。

手順:
➤ セル E5 を選択し、「データ」タブ →「データツール」グループ →「データの入力規則」を開きます。

➤ 「入力値の種類」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値」ボックスに以下の数式を入力して「OK」を押します。

➤ セル E5 のドロップダウンボタンをクリックし、リストから「果物」を選択します。

次に、セル F5 に商品リストを作成します。
➤ 「入力値の種類」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値」ボックスに以下の数式を入力します。

セル $E$5 の値が「Fruits」と等しければ、IF は名前付き範囲「Fruits」をリストとして返し、そうでなければ名前付き範囲「Vegetables」がリストになります。

➤ 「OK」を押します。

➤ セル F5 のドロップダウンリストをクリックし、「りんご」を選択します。

カテゴリー「果物」に対する商品「りんご」が選択できました。

➤ カテゴリー「野菜」の場合は、リストから「キャベツ」を選択します。

これで、カテゴリー「野菜」に対応する商品「キャベツ」が取得できました。

方法4:IF関数とINDIRECT関数を組み合わせる

ここでは、INDIRECT関数とIF関数を組み合わせてデータの入力規則の数式を作成します。果物の範囲には名前付き範囲「Fruits」、野菜の範囲には「Vegetables」が設定されているものとします。

手順:
➤ セル F5 を選択し、「データ」タブ →「データツール」グループ →「データの入力規則」を開きます。

➤ 「入力値の種類」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値」ボックスに以下の数式を入力します。

セル $E$5 が空白の場合、IF は名前付き範囲「Fruits」をリストとして返します。そうでなければ、INDIRECT($E$5) がセル $E$5 の値を確認し、その値を参照として対応する名前付き範囲にリンクさせます。

➤ 「OK」を押します。

➤ ここでセル E5 が空白だと、セル F5 のドロップダウンリストには果物の一覧が表示されます。そこから最初の項目「りんご」を選択してみましょう。

カテゴリーが空白の場合でも、商品としては果物の「りんご」が選べます。

次に、カテゴリーとして「野菜」と入力すると、セル F5 には野菜のリストが表示されます。
➤ 商品列の野菜リストから「キャベツ」を選択します。

これで、カテゴリー「野菜」に対応する商品「キャベツ」が取得できました。

方法5:ネストされたIF関数を使う

ここでは、複数の条件に対応させるために、ネスト(入れ子)構造のIF関数をデータの入力規則の数式で使用し、「果物」「野菜」「魚」の3カテゴリーに対応したドロップダウンリストを作成します。

手順:
➤ セル E5 を選択し、「データ」タブ →「データツール」グループ →「データの入力規則」を開きます。

➤ 「入力値の種類」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値」ボックスに以下の数式を入力して「OK」を押します。

➤ セル E5 のドロップダウンボタンをクリックし、リストから「果物」を選択します。

次に、セル F5 に商品リストを作成します。
➤ 「入力値の種類」ボックスで「リスト」を選択し、「元の値」ボックスに以下の数式を入力します。

セル $E$5 の値が「Fruits」と等しければ、IF は範囲 $B$4:$B$12 をリストとして返します。等しくない場合は次の IF関数 に進み、「Vegetables」かどうかを判定します。この条件が満たされれば範囲 $C$4:$C$12 がリストになり、それ以外の場合は $D$4:$D$12 が使用されます。

➤ 「OK」を押します。

➤ セル F5 のドロップダウンリストから「りんご」を選択すると、カテゴリー「果物」に対する商品「りんご」が設定されます。

➤ カテゴリー「野菜」の場合は、リストから「キャベツ」を選択します。

カテゴリーとして「魚」を選ぶと、商品列のセル F5 には魚のリストが表示されます。
➤ リストから最初の項目「サケ」または任意の魚を選択します。

これで、カテゴリー「魚」に対する商品「サケ」が選択できました。

方法6:日付の入力制限にIFステートメントを使う

ここでは、「納期日」列の日付入力を制限する方法を紹介します。この列のセルは本日の日付以前(書式 m/dd/yyyy で 3/21/2022 まで)の日付のみを受け付け、それ以降の日付を入力しようとするとエラーメッセージが表示されるようにします。このために、TODAY関数とIF関数を組み合わせて使用します。

手順:
➤ 範囲 E4:E12 を選択し、「データ」タブ →「データツール」グループ →「データの入力規則」を開きます。

➤ 「入力値の種類」ボックスで「ユーザー定義」を選択し、以下の数式を入力して「OK」を押します。

範囲 $D$4:$D$12 のセルに文字列が含まれている場合、範囲 $E$4:$E$12 のセルには本日の日付(3/21/2022)以前の日付のみ入力できます。

下の図のように、本日より後の日付以外であれば問題なく入力できます。

しかし、本日より後の日付である 3/28/2022 を入力しようとすると、

事前に設定したデータの入力規則の数式により、次のようなエラーメッセージが表示されます。

こうして、「納期日」列のセルには本日より前の日付のみが入力されるようになりました。

練習セクション

自分で練習できるよう、「Practice」という名前のシートに下図のような練習セクションを用意しています。ぜひご自身で試してみてください。

まとめ

この記事では、Excelのデータの入力規則の数式でIFステートメントを簡単に使う方法を解説しました。皆さんの業務効率化に役立てば幸いです。ご提案やご質問があれば、コメント欄でお気軽にお知らせください。

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