Outlookのメールを送信者・日付・キーワードなどで検索する方法【完全ガイド】

「あれ?あのメールどこに行ったんだろう?消えてしまった…」——キャリアの中で、この言葉を何度耳にしたことか。驚くべきことに、Outlookでは特定のメールを簡単に検索できることを知らない人がとても多いのです。

このガイドを読めば、日付・送信者・キーワードなど、さまざまな条件でOutlookのメールを検索できるようになり、どんなメールでもすぐに見つけられるようになります。Outlookのメール検索に関する実用的なテクニックを余すところなくご紹介しましょう。

まずはメールがインデックスされているか確認しよう

最良の検索結果を得るために、まずOutlookがすべてのメールをインデックス済みかどうか確認しておきましょう。

インデックスとは何でしょうか?本の巻末索引がトピックとその掲載ページを一覧にしているように、Outlookのインデックス機能も同様のデータベースを作成します。プログラムにとって、大量の自由形式のテキストを検索するよりも、データベースを検索する方がはるかに効率的だからです。

1. カーソルを[現在のメールボックスを検索]フィールド(インスタント検索ボックスとも呼ばれます)に置きます。[検索ツール]バーが表示されます。
2. [検索ツール]ボタンをクリックし、次に[インデックスの状態]をクリックします。インデックス未作成のメール数を示す小さなウィンドウが開きます。

インデックス対象のアイテム数がゼロ以外の場合は、数分待ちましょう。そうすることで、検索結果ができるだけ完全なものになります。

インデックス作成にはある程度リソースを使用します。Outlookやパソコンの動作が遅くなりすぎると感じたら、パフォーマンス優先でインデックスをオフにすることも可能です。

検索タブを常に表示させておく

いちいち検索バーをクリックしなくても、検索タブにすぐアクセスできたら便利だと思いませんか?その設定をしてみましょう。

• [ファイル]をクリックします。

• 左側メニューの中ほどにある[オプション]をクリックします。

• オプションウィンドウで[リボンのユーザー設定]をクリックします。

• [リボンのユーザー設定]ペインで、[コマンドの選択]のドロップダウンメニューから[ツール タブ]を選択します。

• [検索ツール]を探して選択し、[追加>>]ボタンをクリックします。

• [検索ツール]が[メインタブ]の一覧に表示されます。横の上下矢印でリボン上の表示位置を調整するか、そのままにして[OK]をクリックして変更を確定します。

• [検索ツール]タブが追加されました。これでいつでも検索ツールに簡単にアクセスできます。

検索範囲を設定する

[検索ツール]タブでは、検索範囲を簡単に設定できます。左側には、[すべてのメールボックス]、[現在のメールボックス]、[現在のフォルダー]、[サブフォルダー]、[すべてのOutlookアイテム]という範囲選択肢が並んでいます。

[すべてのメールボックス] — 共有メールボックスや複数アカウントをOutlookに登録している場合はこの範囲を選びます。仕事用と個人用の両方のメールアカウントを使っている人も多いでしょう。

[現在のメールボックス] — 検索を1つのメールボックス内に限定したい場合に選択します。左側のウィンドウで目的のメールボックスが選択されていることを確認してください。

[現在のフォルダー] — 左側で現在選択しているフォルダーだけに検索を限定します。

[サブフォルダー] — 選択中のフォルダーの下層にあるサブフォルダーまでを検索範囲とします。

[すべてのOutlookアイテム] — 最も広い範囲で、すべてのメール、連絡先、予定表アイテム、タスクが検索対象になります。データ量が多いため検索に時間がかかったり、不要な結果が多く出たりすることもあります。必要なときだけ使うのが賢明です。

Outlookの検索演算子を使いこなす

検索演算子を使えば、検索結果をさらに絞り込むことができます。

特定のフレーズを探すには、検索語句を二重引用符で囲みます。

例:"TPS report"

2つ以上の単語を含むアイテム(必ずしも隣接していなくても、書いた順序でなくてもよい)を探すには、AND演算子を使います。

例:work AND weekend

あるキーワードを含み、別のキーワードを含むアイテムを除外したい場合は、NOT演算子を使います。

例:saturday NOT great

どちらか一方の単語を含むものを探したいときは、OR演算子を試しましょう。

例:giraffe OR product

これらの演算子は組み合わせて使えるので、好きなだけ細かく検索条件を指定できます。たとえば「"TPS report" AND weekend OR giraffe NOT great」のような複雑な検索式も可能です。

キーワードで検索する

最も手軽なOutlookメール検索はキーワード検索です。受信トレイ上部の[インスタント検索]フィールドから行うのが最もシンプルです。

• インスタント検索フィールドの横にあるドロップダウンボックス、または検索タブで検索範囲を設定します。

• 検索フィールドにキーワード(複数可)を入力し、Enterキーを押します。検索演算子を併用すれば、さらに絞り込んだ検索ができます。

送信者で検索する

送信者からOutlookメールを検索する手順は以下の通りです。

• [検索]タブに移動し、[差出人]ボタンをクリックします。

• インスタント検索フィールドにfrom:"差出人名"が入力されます。

• 二重引用符内の「差出人名」を削除して、探したい相手の名前を入力します。検索式全体を直接入力しても構いません。Enterキーを押して検索を実行します。

件名で検索する

件名からOutlookメールを検索する手順です。

• [検索]タブの下で[件名]をクリックします。

• インスタント検索フィールドにsubject:"キーワード"が入力されます。

• 「キーワード」の部分を探したい件名に置き換えます。検索式全体を直接入力してもOKです。Enterキーを押して検索します。

日付で検索する

日付でOutlookメールを検索する方法です。

• [検索]タブで[今週]をクリックします。「今日」「昨日」「今週」「先週」「今月」「先月」「今年」「昨年」の選択肢が表示されます。

• 選択した内容に応じて、received:today(今日)、received:yesterday(昨日)、received:this week(今週)、received:last week(先週)、received:this month(今月)、received:last month(先月)、received:this year(今年)、received:last year(昨年)といった検索式が入力されます。Enterキーを押して検索します。

received:演算子は、カレンダー日付(received:dd/mm/yyyy)や曜日名(received:tuesday)でも使えます。曜日名を指定した場合、Outlookは直近のその曜日だけを検索します。つまり過去の火曜日ではなく、直近の火曜日のメールのみがヒットします。

添付ファイル付きメールを検索する

添付ファイルの有無でOutlookメールを検索する手順です。

• [検索]タブの下で[添付ファイルあり]をクリックします。

• インスタント検索フィールドにhasattachments:yesが入力されます。この検索は他の検索条件と組み合わせて絞り込むのがおすすめです。Enterキーを押して検索します。

逆にhasattachments:noと入力すれば、添付ファイル付きメールを結果から除外できます。

分類項目で検索する

メール整理に[分類項目]ツールを使うのは、意外と活用されていない便利な方法です。

• [検索]タブの[分類項目]ボタンを使えば、カテゴリー別に検索できます。

• インスタント検索フィールドにcategory:="色分類"が入力されます。Enterキーを押して検索します。

検索式は手入力しても構いません。色の部分を目的のカテゴリーに合わせて変更するだけです。たとえば赤のカテゴリーを検索するならcategory:="Red Category"、青ならcategory:="Blue Category"のように入力します。

受信者(宛先)で検索する

これは、誰宛てに送られたメールかを基準に検索する方法です。

• [宛先]ボタンをクリックすると、「自分宛てまたはCC宛て」「自分に直接送信されていない」「他の受信者宛て」の選択肢が表示されます。

• 検索式は(to:"guymcd@gmail.com" OR cc:"guymcd@gmail.com")のような形で入力されます。Enterキーを押して検索します。

• 「他の受信者宛て」を選んだ場合は、検索バー内のテキストを編集する必要があります。to:"受信者名"という形式になります。

• 「受信者名」の部分を削除して、探したい相手の名前を入力します。Enterキーを押して検索します。

既読・未読で検索する

Outlookのメールを既読か未読かで検索することもできます。

• [検索]タブの[未読]ボタンをクリックすると、まだ読んでいないすべてのメールが見つかります。

• 検索バーにisread:noが入力されます。Enterキーを押して検索します。

• 既読のメールを探すには、isread:yesに変更してEnterキーを押します。

フラグ付きメールを検索する

重要なメールにフラグを付けておくと、タスク管理に役立ちます。

• フラグ付きのメールを探すには、[検索]タブの[フラグ]ボタンをクリックします。

• followupflag:followup flagで検索されます。その他の選択肢として、followupflag:unflagged(フラグなし)やfollowupflag:completed(完了)もあります。Enterキーを押して検索します。

重要度で検索する

重要マーク付きのメールだけを表示する方法です。

• [検索]タブのフラグボタンの下にある[重要]ボタンをクリックすると、重要としてマークされたアイテムが返されます。

• 検索クエリはimportance:highのような形式です。「high」は「low」や「normal」にも変更できます。虫眼鏡アイコンをクリックするか、Enterキーを押して検索します。

検索条件を組み合わせる

上記の検索オプションは、すべて組み合わせて使えます。たとえば、「重要かつフラグ付き」のアイテムを探すなら、検索バーにimportance:high followupflag:followup flagと入力します。

手入力してもよいですし、[重要]ボタンをクリックしてから[フラグ]ボタンをクリックするだけでも同じ結果になります。

その他の検索オプション

[検索]タブの[詳細]ボタンをクリックすると、20以上の追加検索方法が表示されます。

多くの場合、検索バーの下にドロップダウンメニューが表示され、その検索タイプでサポートされているオプションを選択できるようになります。

高度な検索オプション

ここまで紹介した内容をはるかに超える、100種類以上の検索オプションにアクセスできます。使うことはないかもしれませんが、存在を知っておくと安心です。

• [検索ツール]をクリックし、[高度な検索]を選択します。

• [高度な検索]ウィンドウが開きます。

時間をかけていろいろと試してみてください。できることの多さに圧倒されるはずです。Outlookアイテムのあらゆるフィールドを検索条件にでき、検索できる項目は数百に及びます。

Outlook検索の可能性を最大限に引き出そう

Outlookの検索機能がこれほど強力で多彩だったことに驚きませんでしたか?こんなことが全部できるなんて、知らなかったという人も多いはずです。ほとんどの人は、Outlinkが持つ機能の1割も使いこなしていないのではないでしょうか。この記事を出発点に、Outlinkがほかに何をしてくれるのか学んでみましょう。

たとえば、メール作業用の独自ショートカットを作成したり、メールを自動的にフォルダーへ振り分けるルールを設定したり、さらには指定した時刻にメールを送信するようスケジュールすることも可能です。Outlookを単なるメール閲覧ツールとして使うのは、フェラーリで近所への買い物に行くようなもの。その潜在能力を存分に活かしましょう。