Microsoft Outlookでメールボックスをクリーンアップ・圧縮し、サイズを縮小する方法

Microsoft Outlookは、OutlookやLiveメールサービス用のクライアントで、メールや添付ファイルをオフラインで保存します。メールの送受信を続けるうちに、データベースのサイズは増え続けます。インターネット未接続の状態でもメールにアクセスできるのがメリットですが、その反面、メールボックスのサイズが拡大し続けるというデメリットもあります。この記事では、Microsoft Outlookでメールボックスを圧縮し、サイズを縮小する方法を詳しく解説します。

Outlookでメールボックスをクリーンアップ・圧縮・縮小する

メールボックスが大きくなると、動作が遅くなり、メールを開いたり検索したりするのに時間がかかるようになります。さらに、Office 365などのメールサービスにはメールボックスの最大サイズ制限があるため、Microsoft Outlookでメールボックスのサイズを減らさない限り、メールの送受信自体ができなくなることもあります。

Outlookメールボックスのデータはどこに保存される?

POPまたはIMAPを使用している場合、ファイル、メール、フォルダー、連絡先などはすべてOutlookデータファイル(.pst)に保存されます。一方、Office 365、Exchange、Outlook.comアカウントを使用している場合は、メールボックスのデータはオフラインOutlookデータファイル(.ost)に保存されます。メールや添付ファイルを削除すればある程度容量は減りますが、PSTファイルに情報を保存している場合、ファイルは自動的には縮小されない点に注意が必要です。

注: Outlookからファイルを削除する方法はほかにもあります。それらを活用したうえで、手動でメールボックスのファイルサイズを削減すると、より効果的です。

Outlookデータファイル(.pst)を圧縮して縮小する

PSTファイルの利点は、メールを削除するとバックグラウンドで自動的にデータベースが圧縮されることです。この圧縮処理は、Outlookを使用していないときに行われます。以下の手順で、手動で圧縮することも可能です。

1. Outlookを開き、不要なアイテムを削除します。削除したファイルは「削除済みアイテム」フォルダーに移動するので、フォルダーを右クリックして空にします。
2. [ファイル] > [アカウント設定] > [アカウント設定] の順にクリックします。
3. [データファイル] タブに切り替え、圧縮したいデータファイルを選択して [設定] をクリックします。
4. [詳細設定] タブ > [Outlookデータファイルの設定] をクリックします。
5. [Outlookデータファイルの設定] ダイアログで [今すぐ圧縮] をクリックし、[OK] をクリックします。

PSTファイルのサイズによっては、圧縮完了まで数分かかる場合があります。

オフラインOutlookデータファイル(.ost)を圧縮して縮小する

多くのメールアカウントでは、オフラインOutlookデータファイルを使ってデータを保存しています。OST(オフラインOutlookデータファイル)はPST(Outlookデータファイル)とよく似ていますが、1つだけ大きな違いがあります。それは、OSTファイルからはインポートもエクスポートもできないという点です。

1. [ファイル] > [アカウント設定] > [アカウント設定] の順にクリックします。
2. [データファイル] タブで、圧縮したいデータファイルをクリックし、[設定] をクリックします。
3. [詳細設定] タブ > [Outlookデータファイルの設定] をクリックします。
4. [Outlookデータファイルの設定] ダイアログで [今すぐ圧縮] をクリックし、[OK] をクリックします。

メールボックスクリーンアップツールを使う

Outlookには内蔵のメールクリーンアップツールが用意されており、古いメッセージや容量の大きいメッセージを検索して、削除またはPSTファイルへの移動ができます。また、メールサーバーと競合しているメールのコピーを削除することも可能です。サーバー側でファイルを削除しても、クライアント側にデータが残って容量を占有しているケースは少なくありません。

メールボックスクリーンアップツールの実行手順

1. [ファイル] > [ツール] > [メールボックスのクリーンアップ] をクリックします。
2. [メールボックスのサイズを表示]、[指定日より前の項目を検索]、[指定サイズより大きい項目を検索]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、[削除済みアイテムフォルダーを空にする]、[競合のサイズを表示]、[競合を空にする] から、目的の操作を選択して実行します。

Outlookの会話クリーンアップツールを使う

Outlook for Office 365、Outlook 2019、Outlook 2016(ビジネス向け)、Outlook 2013などには、会話をクリーンアップする専用ツールが搭載されています。会話とは、いわゆるメールスレッドのことです。「会話クリーンアップ」ツールは非常に賢く、各メッセージの内容を評価し、その内容が別のメッセージにすでに含まれている場合は重複部分を自動的に削除してくれます。

Microsoft Outlookでメールボックスを圧縮・縮小するためのオプションは、次の3つです。

• 会話のクリーンアップ: 選択した会話のみをチェックします。
• フォルダーのクリーンアップ: 選択したフォルダー全体を見直します。
• フォルダーとサブフォルダーのクリーンアップ: サブフォルダーまで含めてチェックします。

これらは、Microsoft Outlookでメールボックスを圧縮・縮小するための最も効果的なヒントです。ただし、実行の際は、必要なファイルを誤って削除しないよう十分に注意してください。

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