Microsoft Outlookでメールボックスのサイズをクリーンアップ、圧縮、および縮小する方法

Microsoft Outlook 、OutlookまたはLiveメールサービスのクライアント、メールと添付ファイルをオフラインで保存します。電子メールを送受信すると、データベースのサイズは増え続けます。インターネットに接続していないときでもメールにアクセスできるようになりますが、メールボックスのサイズが拡大し続けることも意味します。この投稿では、MicrosoftOutlookでメールボックスのサイズを圧縮および縮小する方法を共有します。

Outlookでメールボックスのサイズをクリーンアップ、コンパクト化、縮小

メールボックスが大きいことの欠点は、エクスペリエンスが遅くなることです。何かを開いて検索するのに時間がかかります。さらに、Office 365などの電子メールプロバイダーは、メールボックスの最大サイズを制限しています。つまり、Microsoft Outlookでメールボックスのサイズを小さくしない限り、メールを送受信することはできません。

Outlookメールボックスのすべてのデータはどこに保存されていますか

POPまたはIMAP機能を使用する場合、すべてのファイル、メール、フォルダ、連絡先などがOutlookデータファイル（.pst）に保存されます。 Office 365、Exchange、またはOutlook.comアカウントを使用している場合、メールボックスデータはオフラインOutlookデータファイル（.ost）で利用できます。メールと添付ファイルを削除すると役立つ場合がありますが、すべての情報をPSTファイルに保存すると、それ自体が縮小することはありません。

注： Outlookからファイルを削除するさらに2つの方法について説明しました。それらを使用してから、メールボックスのファイルサイズを手動で小さくすると、さらに役立ちます。

Outlookデータファイル（.pst）のコンパクト化と縮小

PSTファイルの利点は、電子メールを削除すると、データベースがバックグラウンドで自動的に圧縮されることです。圧縮プロセスは、Outlookを使用していないときに発生します。以下の手順を手動で実行して、圧縮することもできます。

1. Outlookを開き、不要なアイテムを削除します。削除すると、ファイルは「削除済みアイテム」フォルダ内に移動します。右クリックして空にします。
2. [ファイル]>[アカウント設定]>アカウント設定をクリックします 。
3. データファイルに切り替えます タブ。圧縮するデータファイルを選択します。次に、設定をクリックします 。
4. [詳細設定]タブをクリック>Outlookデータファイルの設定
5. [Outlookデータファイルの設定]ダイアログで、[今すぐコンパクト]をクリックします 次に、[ OK ]をクリックします 。

PSTファイルのサイズによっては、圧縮に数分かかる場合があります。

オフラインのOutlookデータファイル（.ost）を圧縮して削減する

多くの電子メールアカウントは、オフラインのOutlookデータファイルを使用してデータを保存します。 OSTまたはオフラインのOutlookデータファイルは、1つの例外を除いてPSTまたはOutlookデータファイルに似ています。オフラインのOutlookデータファイル（.ost）からインポートまたはエクスポートすることはできません。

1. [ファイル]をクリックします> アカウント設定、アカウント設定 。
2. データファイル タブをクリックし、圧縮するデータファイルをクリックして、[設定]をクリックします。 。
3. 詳細をクリックします タブ>Outlookデータファイルの設定 。
4. [Outlookデータファイルの設定]ダイアログで、[今すぐコンパクト]をクリックします。 次に、[ OK ]をクリックします 。

メールクリーンアップツールを使用する

Outlookにはメールクリーンアップツールが組み込まれています。または、Outlook添付ファイルクリーンアップツールを使用して、PSTファイルを削除または移動できる古いメッセージや大きなメッセージを検索できます。また、電子メールサーバーと競合する電子メールのコピーを削除することもできます。サーバーからファイルを削除することもありますが、それらはクライアントの占有スペースで引き続き利用できます。

メールボックスクリーンアップツールを実行する

1. [ファイル]>[ツール]>[メールボックスのクリーンアップ]をクリックします。
2. [メールボックスのサイズを表示]、[古いアイテムを検索]、[大きいアイテムを検索]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、[削除済みアイテムを空にする]フォルダー、[競合サイズを表示]、または[競合を空にする]を選択して、目的のタスクを実行します。

Outlookで会話ツールのクリーンアップを使用する

Outlook for Office 365、Outlook 2019、Outlook 2016 Office for Business、Outlook 2013などには、会話をクリーンアップするためのツールがあります。会話やメールスレッドは同じものです。 「会話ツール」は賢いです。各メッセージの内容を評価し、メールの一部がプレビューメッセージのいずれかで利用できる場合は、それを削除します。

MicrosoftOutlookでメールボックスのサイズを圧縮および縮小するための3つのオプションがあります

• 選択した会話のチェックをクリーンアップします。
• フォルダのクリーンアップにより、選択したフォルダが確認されます。
• フォルダとサブフォルダのクリーンアップは、サブフォルダもチェックします。

これらは、MicrosoftOutlookでメールボックスのサイズを圧縮および縮小するのに役立つ最良のヒントです。ただし、重要なファイルを誤って削除しないように常に注意してください。

次を読む ：MicrosoftOutlookを最適化および高速化する方法。