Microsoft Wordをもっと快適に!知っておきたい便利なテクニック12選

Microsoft Wordは、Windows環境で最も広く使われているワープロソフトです。今まさに日常業務で利用している方も、これから使う機会が来る方も、便利なショートカットや隠れた機能を知っておくことで、作業スピードと生産性は大きく向上します。

この記事では、初心者からベテランユーザーまで役立つWordの実用的なテクニックを12個厳選して紹介します。ぜひ日々の作業に取り入れてみてください。

1. 書式を保持せずに貼り付ける

Webページや他の文書からテキストをコピーした際、元のフォントや文字色まで一緒に持ち込んでしまうことはありませんか。通常どおりコピーした後、Ctrl+Shift+Vを押すだけで、書式(文字色・サイズ・フォントなど)を除いた状態で貼り付けられます。

2. 書式をまとめてクリアする

文書の一部だけ書式をリセットしたい場合は、該当部分を選択して、「A」の横にある小さな消しゴム型のアイコン「書式のクリア」をクリックします。

文書全体の書式を解除したいときは、Ctrl+Aですべてを選択してから同じアイコンをクリックすればOKです。

3. テキスト範囲を素早く選択する

マウスをドラッグして範囲選択するのは意外と手間がかかります。代わりに、選択したい範囲の先頭を一度クリックし、Shiftキーを押しながら範囲の末尾をクリックしてみてください。長い文章でも正確に選択できます。

4. 誤字脱字を一括置換する

長文を書き終えた後に、表記ゆれや誤字に気づいた経験はありませんか。Ctrl+Fで検索ツールを開き、「置換」タブに切り替えて(またはCtrl+Hで直接開いて)、検索する語句と置換後の語句を入力すれば、数秒で文書内のすべての誤りを修正できます。

5. Spike機能でリストを効率的に作成する

文書の中から特定の単語やフレーズを拾い出してリストを作りたい場面は多いものです。いちいち行き来しながら書き写す代わりに、対象の単語を選択してCtrl+F3を押しましょう。この操作を繰り返すことで、複数の語句をまとめて切り取れます。

収集が終わったら、リストを挿入したい場所にカーソルを置き、Ctrl+Shift+F3を押すと、コピーしておいたすべての語句が一括で貼り付けられます。この機能はWordでは「Spike(スパイク)」と呼ばれています。

最後に、貼り付けた内容を選択してツールバーの箇条書きや段落番号ボタンを使えば、見やすい整ったリストに仕上げられます。

6. リボンを非表示にして集中モードへ

余計なものを目に入れずに執筆に集中したいときは、Ctrl+F1を押して画面上部のリボンを折りたたみましょう。再度必要になったら、もう一度Ctrl+F1を押せば元に戻ります。

7. 単語単位で素早く削除する

大量のテキストを削除したいとき、BackSpaceキーを押しっぱなしにしていませんか。Ctrlキーを押しながらBackSpaceを押すと、1文字ではなく1単語ずつ削除できます。両方のキーを押し続ければ、驚くほど速く文章を消せます。

8. 「操作の検索」で目的の機能をすぐ呼び出す

使いたい機能がメニューのどこにあるのか分からない、ショートカットを覚えていない――そんなときは、リボン上部の「操作の検索」ボックスを活用しましょう。

やりたいことを入力すると、関連するコマンドが候補として表示されます。例えば「表の作成」と入力すれば、表を挿入するための選択肢がすぐに現れます。昔からのWordユーザーでも存在を知らない人が多い機能ですが、非常に強力です。

9. スマート検索で用語をすぐ調べる

文書の編集中に単語の意味や背景情報を確認したいときは、スマート検索が便利です。調べたい単語を選択して右クリックし、「スマート検索」を選ぶだけです。

画面の端に小さなパネルが開き、その単語に関する情報が表示されます。ブラウザを立ち上げて検索する手間が省けるうえ、得られる情報量も遜色ありません。

10. スペルチェックと文章校正をオフにする

略語や造語を使う場合、赤や緑の波線が気になることがあります。単語を右クリックして「辞書に追加」を選べば個別に対応できますが、校閲機能自体をオフにすることも可能です。

現在編集中の文書だけ無効化するには、ファイル→オプション→文書校正の順に進み、スペルミスと文章校正のエラーを非表示にする2つのチェックボックスにチェックを入れます。

11. オートコレクトを自分好みにカスタマイズする

どうしても間違えやすい単語がある、頻繁に入力する長いフレーズがある――そんな悩みはオートコレクトのカスタム設定で解決できます。

ファイル→オプション→文書校正→オートコレクトのオプションの順にクリックし、置換前の文字列と置換後の文字列を自由に登録しましょう。

よく打ち間違える単語の修正だけでなく、「略称→正式名称」のように短い入力を長い語句へ展開する登録もできるので、時短効果は絶大です。

12. ページの色を変えて目の負担を軽減する

真っ白な背景に黒文字というのが文書の標準ですが、長時間の作業では目が疲れることもあります。背景を落ち着いたセピア色に変更するには、リボンの「操作の検索」ボックスに「ページの色」と入力します。

候補から「ページの色」をクリックすると、セピアを含む複数の配色から選べます。セピアは白背景より格段に目に優しく、長文の執筆におすすめです。

まとめ

今回紹介した12のテクニックの中に、初めて知るものはありましたか?特に役立ちそうなものはどれでしたか。ぜひコメント欄で、あなたのお気に入りのWordワザも教えてください。