PowerPointから別のプレゼンテーションの特定のスライドへリンクを設定する方法

PowerPointのプレゼンテーションから、別のプレゼンテーションへリンクを貼りたいと思ったことはありませんか?さらに、そのプレゼンテーションの中でも特定のスライドに直接ジャンプできたら便利だと思いませんか?実は、WordやExcelのドキュメントへのリンクも可能で、しかもドキュメント内の開きたい場所まで正確に指定できます。この記事では、その具体的な方法をわかりやすく解説します。

まず準備として、リンク元となるPowerPointプレゼンテーションと、リンク先となるファイルを用意してください。この記事では、2つのPowerPointプレゼンテーションを連携させ、2つ目のプレゼンテーションの「スライド2」に即座にジャンプする例を紹介します。

複数のPowerPointプレゼンテーションをリンクでつなぐ

ステップ1:まず、リンクのクリック対象となるオブジェクトを見つけるか、新しく作成します。画像、クリップアート、テキストなど、どんなオブジェクトでも構いません。そのオブジェクトを選択した状態で、「挿入」タブにある「ハイパーリンク」ボタンをクリックします。この操作はOffice 2007、2010、2013のいずれのバージョンでも問題なく動作します。

ステップ2:ハイパーリンクのダイアログボックスが開いたら、リンク先のファイルを探して選択します。ファイルを一度クリックして選択状態にしますが、ここでダイアログボックスを閉じないでください。まだ重要な作業が残っています。

注意:この段階で完了してしまうと、ドキュメント内の特定の場所ではなく、プレゼンテーションやドキュメント全体へのリンクになってしまいます。

ステップ3:ダイアログボックス右側にある「ブックマーク」ボタンをクリックします。すると新しいウィンドウが開き、リンク先のドキュメント内でジャンプしたい場所を選択できるようになります。

リンク先がPowerPointプレゼンテーションの場合は、すべてのスライドが一覧表示されます。ジャンプしたいスライドを選択して「OK」を押しましょう。

ステップ4:適切なボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じ、設定内容を保存します。

ステップ5:最後にリンクをテストして、正しく動作することを確認しましょう。注意:PowerPointのハイパーリンクは、スライドショー mode中にのみ機能します。編集画面ではクリックしても反応しないので気をつけてください。

この機能が役立つシーン

この機能は、別のプレゼンテーションの一部を自分の資料で活用したいけれど、本編を長くしすぎたくない場合に非常に便利です。また、聴衆に合わせてプレゼンの内容を調整したいときにも活躍します。

たとえば、ある聴衆向けにはハイパーリンクをクリックせずにそのまま進め、より詳しい情報が必要な別の聴衆にはリンクをクリックして補足情報を提示する、といった使い分けが可能です。

なお、注意点として、別のプレゼンテーションの特定のスライドにリンクした場合、リンク先のスライド以降のスライドがすべて表示され、それが終わってから元のプレゼンテーションの次のスライドに戻るという仕様になっています。

PowerPointからWordやExcelへリンクする方法

残念ながら、WordのブックマークやExcelの名前付き範囲へのリンクは、上記の手順ほど単純ではありません。前述の手順に従ってWordファイルを選択し「ブックマーク」ボタンをクリックすると、次のようなエラーメッセージが表示されます。

Microsoft PowerPointはこのファイルを開けないか、この種類のファイルを解析できません。

では、どうすればよいのでしょうか?答えは、アドレスボックス内のファイルパスの後ろに、ブックマーク名または名前付き範囲を手動で入力することです。

具体的には、まずファイルを選択し、その末尾に「#」記号とブックマーク名を追加します。「OK」をクリックしたら、リンクをテストして正常に動作するか確認してください。

Wordでのブックマークの作り方がわからない場合は、Word文書内の任意の場所を選択し、「挿入」タブから「ブックマーク」をクリックするだけです。

あとはブックマークに任意の名前を付ければ完成です。これで、PowerPointからリンクをクリックすると、Wordが起動し、文書内のブックマーク位置が正確に表示されるようになります。

Excelの場合は、対象のセル範囲を選択し、画面左上のセル参照を表示する小さなボックス(名前ボックス)に任意の名前を入力してEnterキーを押します。

こうしておけば、リンクをクリックした際にExcelが起動し、該当するセル範囲が自動的に選択された状態で開きます。わざわざ目的のデータを探し回る必要がなくなります。

まとめ

ハイパーリンク機能は、データや関連資料へのリンクでプレゼンテーションを補完したい場合にとても有用です。本編はコンパクトに保ちながら、必要に応じて詳細情報へ素早くアクセスできる環境を整えられます。ご不明な点があれば、ぜひコメントでお知らせください。