ExcelワークシートをWord文書に挿入して連携させる3つの方法

ExcelのワークシートをWord文書に挿入し、両者をリンクさせておけば、元のExcelファイルを更新したときに、Word側の値も自動的に更新されるようになります。これは非常に便利な機能です。

実は、ExcelのスプレッドシートをWordに挿入する方法はいくつかあります。「コピー&ペースト」「オブジェクトの挿入」「新しいExcelシートの作成」の3つです。埋め込みとリンクのどちらを選んでも、明示的にファイル間のリンクを作成しない限り、挿入されたスプレッドシートが自動的に更新されることはありません。

しかし、一度リンクを設定すれば、元のExcelファイルに変更が検出されるたびに、埋め込みまたはリンクされたスプレッドシート内のデータも更新されます。

また、既存のExcelスプレッドシートを挿入するだけでなく、Wordの中で直接動作する新しいExcelオブジェクトを挿入することも可能です。

この記事では、3つの方法すべての手順を解説し、リンクを作成するために必要な操作についても説明します。

方法1:コピー&ペースト

まず最初の方法は、ExcelからWordへ単純にコピー&ペーストするやり方です。この方法を使う場合、Excelスプレッドシートの一部だけをWord文書に含めることができるのがポイントです。一方、次に説明する「オブジェクトの挿入」では、スプレッドシート全体がWordファイルに配置されます。

手順1:データをコピーする

Wordに含めたい範囲をExcelスプレッドシート上で選択し、Ctrl + Cキーを押して内容をコピーします。

手順2:形式を選択して貼り付ける

次にWord文書を開き、Ctrl + Vキーを押して内容を貼り付けます。ここで重要なのが、右下に表示される「貼り付けオプション」ボタンをクリックすることです。「一致する表スタイルを使用し、Excelにリンクする」または「元の書式を保持し、Excelにリンクする」のいずれかを選択してください。

新しいバージョンのWordでは、いくつかのアイコンが表示されます。アイコンにマウスカーソルを合わせると、上記と同じ2つのオプションを見つけることができます。

手順3:リンクの確認

これで完了です。表が元のExcelファイルにリンクされました。Excelファイルを更新してからWordを開き直すと、リンクされたファイルからの新しいデータでドキュメントを更新するかどうか尋ねられます。

手順4:更新を適用する

「はい」をクリックすると、表に新しい値が反映されます。両方のファイルを同時に開いている場合は、変更がリアルタイムで確認できます。

この仕組みの背後にはかなり複雑なメカニズムがありますが、幸いユーザーが気にする必要はありません。そのまま機能します。ただし注意点として、単にコピー&ペーストをしてリンク系のオプションを選ばなかった場合、独立したExcelオブジェクトが挿入されるだけで、元のExcelファイルに変更が加えられても更新されません。

また、この方法では、Word側でExcelデータを編集しても、その変更がExcelスプレッドシートに反映されることはありません。データの流れは一方向だけです。Word内でデータを変更して保存しても、次にファイルを開いたときに、先ほどと同じ「リンクされたファイルから更新しますか?」というメッセージが表示されます。

ここで「はい」をクリックすると、Excelスプレッドシートから最新の値が再読み込みされ、自分が行った変更は上書きされてしまいます。元のExcelスプレッドシートを編集したい場合は、Word上でデータを右クリックし、「リンクされたワークシート オブジェクト」から「リンクの編集」をクリックすれば、Excel側で開いて編集できます。

この機能は、他の人が作成したWord文書を受け取った際に、元のExcelファイルの場所がわからない場合などに特に役立ちます。

方法2:オブジェクトの挿入

ExcelスプレッドシートをWordにリンクする2つ目の方法は、「挿入」メニューを使うやり方です。

手順1:オブジェクトメニューを開く

Wordで「挿入」タブをクリックし、「オブジェクト」のドロップダウンから「オブジェクト」を選択します。

手順2:ファイルを指定する

「ファイルから」タブをクリックし、「参照」ボタンを押して目的のExcelファイルを選択します。

手順3:リンク設定を行う

ファイルを選択すると、右側に2つのチェックボックスが表示されます。Excelスプレッドシートをリンクさせたい場合は、「ファイルへのリンク」にチェックを入れます。元のファイルとリンクさせずに挿入したい場合は、チェックを入れないでください。

前述のとおり、「オブジェクトの挿入」方式では、スプレッドシートの一部ではなく、Excelファイルの全内容がWordに取り込まれます。

なお、リンクされたExcelオブジェクトをダブルクリックすると、元のExcelファイルがExcel本体で開かれます。

方法3:Excelスプレッドシート(表)の挿入

最後に、完全に編集可能なExcelスプレッドシートをWordに挿入する方法です。「挿入」タブをクリックし、「表」から一番下にある「Excel スプレッドシート」を選択します。

この方法は、ゼロから新しいExcelスプレッドシートを作成し、Word自体の中でそのスプレッドシートを編集する予定がある場合に便利です。この方法の優れた点は、Word内にフローティング状態のスプレッドシートが挿入され、Excelのメニューバー全体も読み込まれることです。まるでExcel本体を操作しているかのように、数式の挿入などが自由に行えます。

シートの追加、フィルターの作成、セルの書式設定など、通常のExcelと同じことがすべてできます。見栄えの良い表を作るのが難しいWordの標準テーブルに頼る代わりに、Excelの機能を使ってデータをきちんと整形しながらWord文書に組み込める、手軽で便利な方法です。

以上が、ExcelスプレッドシートをWordに取り込むためのさまざまな方法です。用途に応じて、リンクあり・リンクなしを使い分けてください。ご不明な点があれば、お気軽にコメントください。