OfficeのIRM（Information Rights Management）でドキュメントへのアクセスを制限する方法

Information Rights Management（IRM）は、Officeのドキュメント、ワークブック、プレゼンテーションへのアクセスを制限するためのサービスです。具体的には、ドキュメントやプレゼンテーションなどにアクセス権限を設定し、特定のユーザーだけが利用できるようにできます。これにより、機密情報が許可されていない人物によって印刷、転送、コピーされるのを防ぐことが可能になります。

IRMサービスの優れた点は、一度ファイルに権限制限を設定すると、そのアクセス制御と利用制限が厳格に適用され、常に維持されるという点です。権限情報はファイル自体に組み込まれるため、どこへ移動しても制限が失われることはありません。

IRMは、機密情報や独自情報の管理・配布に関する企業ポリシーを組織全体で徹底するのに役立ちます。つまり、Microsoft Officeを活用すれば、組織は機密性の高い情報や分類済みの情報を外部に漏らすことなく安全に管理できます。ただし、IRMはトロイの木馬、キーロガー、一部のスパイウェアといった悪意のあるプログラムによるデータの消去、窃取、画面キャプチャ、送信まで防げるわけではない点には注意が必要です。

Microsoftは、Microsoftアカウントで利用できる無料のIRMサービスを提供しています。機密データがMicrosoftに保存されたり送信されたりすることはなく、認証情報などの関連情報も一時的に送信されるだけで保存されません。

IRMを使えば、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを保護できます。ここでは例として、PowerPointでIRMを使用する手順をご紹介します。画像をクリックすると拡大表示されます。

OfficeにおけるInformation Rights Managementの使い方

まず、Microsoft PowerPointを開きます。

「ファイル」タブをクリックし、「情報」タブを選択します。

続いて、「プレゼンテーションの保護」→「ユーザーによるアクセス制限」→「アクセスの制限」の順にクリックします。

すると、IRMのウィンドウが表示されます。

「はい」を選択すると、Windows Rights Managementの画面が表示されるので、該当するオプションを選択してください。

認証情報を入力すると、「コンピューターの選択」と「種類」を指定するウィンドウが表示されます。

まもなく最終的なウィンドウが表示され、ユーザーの追加・削除を求められます。

次に、ドキュメントに対する権限を設定します。閲覧のみ許可するか、編集も許可するかなど、必要に応じて詳細な権限を指定しましょう。

「OK」をクリックすると、すべての設定が保存されます。

このヒントを使ってドキュメントへのアクセスを制限してみた感想があれば、ぜひお聞かせください。