Microsoft Outlookの会話ビュー機能の使い方|不要な会話の除外とメッセージ整理

Microsoft Outlookは、Windows OSで最も広く利用されているメールクライアントの一つです。初期設定さえ済ませてしまえば、あとは意識することなくメールやSMSの送受信が行える、いわば「設定して後は放置」タイプのアプリと言えるでしょう。Outlookには数多くの機能が搭載されていますが、日常的に使っている機能もあれば、存在自体を知らないままになっている機能も少なくありません。その代表格が「会話ビュー(Conversation View)」です。

Outlookの会話ビューとは?

会話ビュー機能を使うと、メッセージを会話形式で表示できます。最初のメールに対する返信、転送、さらにその返信への返信などが一つのスレッドとしてまとめられ、最新のメッセージが会話の一番上に表示されます。

会話ビューを使ったことがある方も多いかもしれません。しかし、「特定の会話をこれ以上グループ化しないよう除外する」「会話から冗長なメッセージを削除する」といった操作ができることはご存じでしょうか。

この記事では、Microsoft Outlookの会話ビューを使って、不要な会話を除外する方法と、会話から余分なメッセージを取り除く方法を解説します。

会話ビューの表示方法

MS Outlookを開くと、既定では日時順に並べ替えられた一覧が表示され、新しいメールほど上部に表示されます。右側の閲覧ウィンドウで、選択したメールの内容を読むことができます。

会話ビューに切り替えるには、リボンの「表示」タブをクリックし、「会話として表示」を選択します。このオプションにチェックが入っている間、Outlookは日時順の並べ替えに加えて、各会話に黒い三角形のマークを付けて表示します。この黒い三角をクリックすると、その会話に関連するすべてのメールを展開して確認できます。

会話を除外(無視)する方法

会話の一番上にあるメールを選択し、「ホーム」タブをクリックします。リボンの「削除」グループにある「無視」をクリックしてください。

また、会話の最上位のメールを右クリックし、表示されたコンテキストメニューから「無視」を選択することもできます。確認を求めるダイアログが表示されるので、「はい」をクリックします。これにより、その会話への以降のメールは自動的に削除され、Outlookによるグループ化の対象外となります。対象の会話は「削除済みアイテム」フォルダーへ移動されます。

会話から冗長なメッセージを削除する方法

会話の最上位のメール(三角形のすぐ横)を選択します。別のタブを開いている場合は「ホーム」タブに切り替え、「削除」グループ内の「クリーンアップ」をクリックします。確認画面が表示され、実行するとOutlookが重複・冗長なメッセージを自動的に削除します。クリーンアップ完了後、削除されたメッセージの件数を知らせる通知が表示されます。

以上が、Microsoft Outlookにおける会話ビュー機能の解説です。ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。