ExcelデータをPowerPointスライドに変換・リンクする方法

Excel（エクセル）の表計算シートは、PowerPoint（パワーポイント）のプレゼンテーションと組み合わせて、予算レポート、事業計画、在庫明細、財務報告書、プロジェクト進捗報告などを作成する際によく活用されています。Microsoft Excelは、会計処理やビジネスプランニングにおいて最も優れたツールの一つと言えるでしょう。データ分析、イベント計画、監査計画、グラフ作成、予算計算、経費計画など、さまざまな業務でExcelシートが利用されています。そして、Excelで作成した分析レポートを発表する際には、Microsoft PowerPointを使ってプロフェッショナルなプレゼンテーションに仕上げるのが一般的です。

ExcelシートとPowerPointスライドは並行して使われることが多く、Excelから表やグラフをコピーしてPowerPointスライドに貼り付け、スライドショー形式のプレゼンテーションを作成するケースも少なくありません。しかし、Excelの表は新しいデータで定期的に更新されることが多いため、そのたびにPowerPoint側のすべての表を修正するのは非常に手間がかかります。このような更新作業の手間は、ExcelデータとPowerPointを「リンク」させることで解消できます。

ExcelデータをPowerPointへ変換・反映させる方法

幸い、Microsoftでは「オブジェクトのリンクと埋め込み（OLE）」という技術を利用できます。このOLEを使ってExcelスプレッドシートのデータをPowerPointスライドにリンクすれば、Excelワークシートに変更を加えるたびに、PowerPointプレゼンテーションが自動的に更新されるようになります。この場合、Excelシートがソースファイルとなり、Excelオブジェクトの情報がPowerPointにリンクされます。つまり、ソースファイルへの変更は、PowerPoint上のリンクされたオブジェクトに直接反映される仕組みです。本記事では、ExcelワークシートからデータをコピーしてPowerPointプレゼンテーションに配置する方法を、具体的な手順とともに解説します。

ExcelデータをコピーしてPowerPointに貼り付ける

Excelスプレッドシートのデータ表をコピーして、そのままPowerPointプレゼンテーションに貼り付けることも可能です。ただしこの方法の場合、スプレッドシート側のデータが変更・更新されても、PowerPoint側のデータは自動的に更新されない点に注意してください。

まず、コピーしたいExcelファイルを開き、ドラッグ操作でコピーしたいデータ範囲を選択します。

[ホーム]タブに移動し、[コピー]をクリックします。

次にMicrosoft PowerPointを開き、スプレッドシートのデータを貼り付けたいスライドプレゼンテーションを開きます。

スライド上で右クリックし、ドロップダウンメニューから[貼り付け]を選択します。

クリップボードアイコンをクリックすると、貼り付けオプションを変更できます。

完了したら、[保存]をクリックして変更を適用します。

ExcelワークシートをPowerPointにリンクさせる

ExcelスプレッドシートをPowerPointにリンクすると、ファイルの内容全体がオブジェクトとしてPowerPointプレゼンテーションに挿入されます。

Microsoft PowerPointを開き、[挿入]タブに移動します。

[テキスト]セクションにある[オブジェクト]をクリックします。

[オブジェクトの挿入]ダイアログボックスが表示されます。[ファイルから作成]のラジオボタンをクリックします。

[参照]ボタンをクリックし、PowerPointにリンクしたいExcelスプレッドシートを選択します。

[リンク]チェックボックスにチェックを入れ、[OK]をクリックします。

スライド内のスプレッドシートのスナップショットサイズを調整します。スプレッドシートをダブルクリックすると、Microsoft Excelでファイルが開き、内容を編集できるようになります。

Excelの一部のデータだけをPowerPointにリンクさせる

Microsoft Excelを起動し、PowerPointにリンクしたいスプレッドシートを開きます。

ドラッグ操作で、PowerPointスライドに挿入したいデータ範囲を選択します。

[ホーム]タブに移動し、[コピー]をクリックします。

PowerPointを起動し、データを挿入したいスライドを開きます。

[ホーム]タブに移動し、[貼り付け]オプションの横にある矢印をクリックします。

[形式を選択して貼り付け]を選択します。

[形式を選択して貼り付け]ダイアログボックスで、[リンクして貼り付け]のラジオボタンをクリックし、[リンクして貼り付ける形式]として[Microsoft Excel ワークシート オブジェクト]を選択して[OK]をクリックします。

なお、上記のOLEによるリンクは、Excelのソースファイル名を変更したり、ファイルを元の場所から移動したりすると機能しなくなる点にご注意ください。リンクがファイルの場所を特定できなくなるためです。リンク切れを防ぐためにも、ソースファイルは元のフォルダに保存しておきましょう。

以上で完了です。