Outlookでメールをプレーンテキストとして表示・送信する方法

メールをシンプルなプレーンテキストとして読めたら便利だと思ったことはありませんか?複雑な書式設定のないメールは、開くのが速く、HTML形式の重いメールよりも安全です。実は、Outlookではそれが簡単に実現できるのです。

この記事では、Outlookでメールをプレーンテキストとして表示する方法を詳しく解説します。まずは、プレーンテキストのメリットとデメリットから見ていきましょう。

Outlookでプレーンテキストを使うメリットとデメリット

いくつかの簡単な手順と設定変更だけで、望む表示形式に切り替えることができます。ただし、メールをプレーンテキストに変更することには、メリットとデメリットの両方があります。

デメリット

最大の欠点は、インライン機能が使えなくなることです。書式設定ができないため、画像やリンクも表示されません。プレーンテキストで表示すると、すべてのメールの見た目が多少変わってしまいます。また、高度に装飾されたメールの中には、プレーンテキストではほとんど読めなくなってしまうものもあります。

メリット

一方で、プレーンテキストには大きなセキュリティ上の利点があります。何も隠されていないため、埋め込み画像や偽装されたフィッシングURLの心配がありません。URLがそのままテキストで表示されるため、リンク先の完全なURLを目視で確認できます。

さらに、プレーンテキストのメールは自動スキャナーに悪意のあるメールやスパムと判定されにくい傾向があります。HTMLほど危険性が高いとみなされないためです。もちろん、プレーンテキストでも悪意のあるリンクを送ることは可能ですが、うっかりクリックして騙される可能性は格段に低くなります。

メリットとデメリットを理解したところで、実際の設定方法を見ていきましょう。

すべてのメールをプレーンテキストで読む方法

受信するすべてのメールをプレーンテキストで表示するには、以下の手順に従ってください。

手順1: 「ファイル」→「オプション」を開きます。

手順2: 「トラストセンター」を選択します。

手順3: トラストセンターの画面で、「トラストセンターの設定」ボタンをクリックします。

手順4: 「電子メールのセキュリティ」を選択し、「標準形式のメッセージはすべてテキスト形式で表示する」にチェックを入れます。

手順5: 「OK」をクリックしてトラストセンターの設定を閉じ、再度「OK」をクリックしてオプション画面を閉じます。これ以降、すべてのメールがプレーンテキストで表示されるようになります。

すべてのメールをプレーンテキストで送信する方法

設定を変更すれば、送信するすべてのメールをプレーンテキストにすることも可能です。

以下の手順に従ってください。

手順1: 「ファイル」を開きます。

手順2: 「オプション」を選択します。

手順3: 「メール」タブに移動します。

手順4: 「メッセージの作成に使用する形式」という項目を探してクリックします。

手順5: ドロップダウンメニューから「テキスト形式(Plain Text)」を選択します。

手順6: 「OK」をクリックしてオプション画面を閉じます。これで、プレーンテキスト形式でメッセージを送信できるようになります。

特定のメールだけをプレーンテキストで送信する方法

すべてのメールをプレーンテキストにするのではなく、個別のメールだけをプレーンテキストで送りたい場合もあります。そんなときは、以下の方法が便利です。

手順1: メッセージを作成中に、「テキスト形式」タブをクリックします。

手順2: 「テキスト形式(Plain Text)」を探して選択します。

手順3: 署名にリンクなどのHTML要素や書式設定が含まれている場合、プレーンテキストに切り替えるとそれらが失われる旨の警告がOutlookに表示されます。

手順4: 「続行」をクリックして変更を確定します。これでメッセージがプレーンテキストに変換されます。

メールを送信した後、設定を元に戻すこともできますが、その場合は署名を再作成する必要がある点に注意してください。

まとめ

以上で、Outlookでメールをプレーンテキストで送信する方法と、HTML形式に戻す方法をご紹介しました。用途に応じて使い分けるのがおすすめです。書式設定やリンクが不要な場合はプレーンテキストを、逆に画像やリンクを活用したい場合はHTML形式を選択しましょう。セキュリティを重視したい方にとって、プレーンテキスト表示は非常に有効な選択肢となります。