Microsoft Plannerで在宅ワークのタスクを効率的に管理・追跡する方法

在宅ワークをしていると、時間の感覚が曖昧になり、気づけばタスクが未完了のまま一日が終わってしまう——そんな経験はありませんか?付箋や手帳での計画も一つの方法ですが、実は専用ツールを活用すれば、そうした手間をかけずとも仕事を期日どおりに完了させられます。本記事では、Microsoft Plannerを使って、在宅勤務中のタスクを確実に管理・追跡する方法をご紹介します。

Microsoft Plannerは、Office 365に含まれるToDo(タスク管理)アプリです。自宅で過ごす時間が長くなるとどうしても気が緩みがちですが、大切なのはタスクの優先順位付けです。このアプリを使いこなして、生産性を高めていきましょう。

Microsoft Plannerでタスクを追跡する基本の流れ

Plannerは、Office 365グループに紐づいた「プラン」という単位で動作します。つまり、すべてのタスクやプランは、それぞれが属するグループに応じて管理される仕組みです。新しいプランを作成すると、対応する新しいグループも自動的に生成されます。既存のグループにタスクを割り当てない限り、常に新規グループが作られる点に注意しましょう。最初は仕組みが分かりにくくても、日常的に使っていくうちに自然と理解できるようになります。

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組織の規模にかかわらず、業務では一つのタスクを細かく段階に分けて管理します。計画から完了まで、タスクを複数のステージに分割するわけです。Plannerでは「バケット」という機能を使うことで、こうしたタスクの区分けが簡単に行えます。小規模な組織であれば、「To Do(未着手)」「進行中」「完了」のようにシンプルに分類することが多いでしょう。一方、大規模な組織では、バケットの数や命名規則がより詳細になる傾向があります。

たとえば記事の執筆業務であれば、「企画」「リサーチ」「執筆」「編集」「レビュー」「レビュー提出済み」といった段階に整理できます。さらに進捗バーを活用すれば、各タスクの進み具合もひと目で把握可能です。

タスクを作成するには、まずバケットを作成する必要があります。バケットの中に、対応するタスクを格納していきます。

ボードセクションで「新しいバケットの追加」をクリックします。

バケット名を入力します。

次に「タスクの追加」をクリックします。

タスク名を入力し、期限を設定して、担当者を割り当てます。

「タスクの追加」をクリックすれば、タスクの作成は完了です。

プランとタスクを作成したら、次は優先順位を設定しましょう。優先度を設定するには、任意のバケットから対象のタスクをクリックし、ドロップダウンから優先度のレベルを選択します。

各優先度レベルには固有のアイコンが割り当てられています。タスクの担当者を割り当てるには、「割り当て」ボタンをクリックして、相手のメールアドレスを入力するだけです。また、タスクには色を設定することもできます。タスクを拡大表示すると、ウィンドウ右側にカラーパレットが表示されるので、好みの色を選びましょう。

自分に割り当てられたタスクの進捗状況も簡単に更新できます。タスクを拡大して、ドロップダウンリストから進捗状況を選択してください。あわせてタスクのメモや説明を入力しておくと、後から見返す際にとても便利です。

プラン全体とタスク全体の進捗を確認したいときは、上部メニューの「グラフ」をクリックします。プランの状況をさまざまな視覚形式でひと目で把握できます。

さらに、タスクを自分のOutlookカレンダーに追加することも可能です。上部メニューのスケジュールの横にある3点リーダー(…)をクリックし、「Outlookカレンダーにプランを追加」を選択します。続いて「公開」をクリックし、「Outlookに追加」を選択します。新しいタブでOffice 365のOutlookカレンダーが開きます。ここで業務用として使用しているカレンダーを選択し、色を指定して「インポート」をクリックしましょう。

これで準備完了です。もう「2日前に頼まれたタスクを忘れていた」という事態とは無縁になります。

このように、Microsoft Plannerを活用すれば、すべてのタスクを効率的に追跡・管理できます。

毎日幅広い用途で使い込むほど、Plannerは間違いなくあなたにとって最も強力で実用的な業務ツールのひとつになるでしょう。