PowerPointプレゼンテーションの印刷方法を徹底解説｜スライド・ノート・配布資料の出力手順

これまでの記事では、聴衆に強いインパクトを与えるPowerPointプレゼンテーションの作成・活用方法をご紹介してきました。今回は、そのPowerPointプレゼンテーションを印刷する方法について解説します。PowerPointでは、スライドだけでなく、発表者用ノート、アウトライン、そして聴衆への配布資料(ハンドアウト)も自由に印刷できます。

PowerPointのスライド・ノート・配布資料を印刷する

まず、印刷したいPowerPointプレゼンテーションを開きます。

画面左上のリボンにある「ファイル」をクリックします。

左側に各種設定やコマンドのメニューが表示されるので、「印刷」をクリックします。すると、プリンターの選択、印刷部数、印刷するスライドの範囲、レイアウト、カラー設定などのオプションが表示されます。

プリンターの選択

「プリンター」欄のドロップダウン矢印をクリックし、使用したいプリンターを選択します。リストに目的のプリンターが表示されない場合は、「プリンターの追加」から新しいプリンターを登録しましょう。

また、同じ画面で印刷したい部数も指定できます。

印刷設定

「設定」では、ドロップダウンメニューから希望のオプションを選択します。「スライド」では、「すべてのスライドを印刷」「選択した部分を印刷」「現在のスライドを印刷」「ユーザー設定の範囲」から選べます。つまり、プレゼンテーション全体を印刷することも、特定のスライドだけを印刷することも、今開いているスライドのみを出力することも可能です。

または、「スライド」ボックスに直接、印刷したいスライド番号をカンマ区切りで入力することもできます。例えば「1,3,5」と入力すれば、1枚目・3枚目・5枚目のスライドだけが印刷されます。

次に、希望する印刷レイアウトを選択します。スライドのみ、発表者用ノートのみ、アウトラインのみ、配布資料の中から選択できます。1ページに1枚のスライドを大きく印刷したい場合は、「フルページサイズのスライド」を選びましょう。

スライドとノートを一緒に印刷したい場合は、「ノートページ」を選択します。

ポイント: 「ノートページ」では、スライドとその下に関連する発表者用ノートがセットで出力されます。

テキストのアウトラインだけを印刷したい場合は、「アウトライン」を選択します。

ポイント: 「アウトライン」では、画像を除いたスライド内のテキストのみが印刷されます。

「配布資料」では、縦向き・横向きそれぞれに複数のレイアウトが用意されており、1ページあたり1枚から最大9枚までのスライドを印刷できます。聴衆がメモを取るスペースが必要な場合は、レイアウトを工夫して選ぶことが大切です。

メモ書きに最適な配布資料レイアウトの例

上の例では、配布資料として縦向きで「3枚のスライド」を1ページに印刷するオプションを選択しています。各スライドの横にメモを取れるスペースが確保され、聴衆にとって非常に使いやすいレイアウトになります。用紙の向きは縦(ポートレート)または横(ランドスケープ)から自由に選択できます。

「部単位で印刷」では、印刷物を部ごとに順序よくまとめるか(丁合い)、まとめずに出力するかを選択できます。

次は「カラー」の設定です。ドロップダウンメニューから、「カラー」「グレースケール」「純白黒」のいずれかを選びます。インクやトナーの節約をしたい場合は、グレースケールや白黒印刷が便利です。

ヘッダーとフッターの編集

設定項目の最後には、「ヘッダーとフッターの編集」というリンクがあります。ここでは、印刷物に日付と時刻、スライド番号、フッターを含めるかどうかを指定できます。設定内容を確定するには、「すべてに適用」をクリックします。

すべての設定が完了したら、「印刷」をクリックしましょう。選択したスライド、レイアウト、カラー設定で指定した部数の印刷物が出力され、聴衆への配布準備が整います。