Microsoft PowerPointでプレゼンテーションを比較・マージして変更履歴を管理する方法

Microsoft PowerPointがプレゼンテーション作成において非常に強力なツールであることは、誰もが知っています。しかし、プレゼンテーション内で行われた変更履歴を追跡できることをご存じの方は少ないのではないでしょうか。本記事では、この便利な機能を最大限に活用する方法について詳しく解説します。

PowerPointプレゼンテーションの比較とマージとは

近年、在宅勤務で個別に作業をする人が増えており、上司は一定期間にわたってプレゼンテーションに加えられた変更を確認する必要に迫られることがあります。そんなときに役立つのが、PowerPointの比較・マージ機能です。この機能は、チームでの共同作業をさまざまな面でサポートしてくれる優れたツールといえます。

変更履歴の追跡に必要なもの

PowerPointで変更履歴を追跡するには、以下の2つのファイルが必要です。

• 元となるソースファイルのコピー
• レビュー(修正)済みファイルのコピー

両方のファイルを用意したら、まずレビュー対象のPowerPointファイルを開きましょう。ファイルは簡単に入手・準備できるので、次のステップに進む前に必ず手元に揃えておいてください。

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比較・マージ機能へのアクセス方法

比較機能にアクセスするには、Microsoft PowerPointの「校閲」タブをクリックし、表示されたメニューから「比較」を選択します。

次に、比較対象となるもう一方のバージョンのファイルを指定し、「マージ」ボタンをクリックします。操作が完了すると、画面右側に「変更履歴(Revisions)」というセクションが表示され、加えられたすべての変更内容を一覧で確認できるようになります。

画像の例では、片方のバージョンにスライドが追加されているため、両者の内容に差異があることがわかります。ただし、2つのPowerPointドキュメントをマージした後は、それらは1つのファイルとして統合されます。

変更内容の確認と承認

この機能の注目ポイントは、チームで作業している場合、誰がどのような変更を行ったのかを細かく確認できるところです。確認後は、元のコンテンツを保持するか、変更を受け入れるかを選択でき、変更の採用は1件のみ、複数件、あるいはすべてまとめて行うことも可能です。

その有用性の高さを考えると、この機能はMicrosoft PowerPointに搭載されている最良の機能のひとつだと言えるでしょう。

多くの人が在宅勤務を行っている現在、この機能を活用すれば、同じプロジェクトに取り組むチーム間のコラボレーションが格段にスムーズになり、作業効率も大きく向上するはずです。