Microsoft PowerPointで組織図を作成する方法|SmartArt活用ガイド

このチュートリアルでは、Microsoft PowerPointで組織図を作成する方法について詳しく解説します。組織図(オーガニゼーションチャート、オルガノグラムとも呼ばれます)は、企業や団体に所属する従業員の基本的な階層構造を視覚的に表現した図です。PowerPointのプレゼンテーション資料に組織図を作成・表示する場合、外部のアドインサービスを導入する必要はありません。標準搭載されている「図」ツールを使えば、誰でも簡単に組織図を作成できます。

Microsoft PowerPointには、プレゼンテーション内でさまざまな種類の図表やチャートを作成できる「SmartArtグラフィック」という専用メニューが用意されています。SmartArtグラフィックを利用すれば、PPTファイル内に組織図も作成可能です。「基本組織図」「写真付き組織図」「名前と役職の組織図」「半円形組織図」など、複数のテンプレートが提供されており、これらを基本構造として使い、必要に応じて自由にカスタマイズできます。

それでは、PowerPointで組織図を作成する具体的な手順を見ていきましょう。

PowerPointで組織図を作成する方法

PowerPointで組織図を作成する主な手順は以下の通りです。

1. PowerPointアプリケーションを起動する
2. 「挿入」タブから「SmartArt」をクリックする
3. 組織図のテンプレートを選択する
4. 組織図をカスタマイズする
5. チャートを保存する

それでは、各ステップを詳しく説明していきます。

1. SmartArtダイアログを開く

まず、Microsoft PowerPointを起動し、組織図を作成したいプレゼンテーションを開くか、新規作成します。次に「挿入」タブに移動し、「図」セクションにある「SmartArt」ボタンをクリックしてください。

2. 組織図テンプレートを選ぶ

ダイアログウィンドウが開き、「プロセス」「サイクル」「ピラミッド」「マトリックス」など、さまざまなSmartArtグラフィックから選択できるようになります。ここで「階層構造」カテゴリをクリックすると、先ほど紹介した組織図テンプレートが一覧表示されます。用途に合ったテンプレートを選び、「OK」ボタンを押しましょう。

3. 組織図をカスタマイズする

スライドに挿入された組織図は、自由に編集できます。まずは階層構造に沿って、組織メンバーの名前や役職を入力していきましょう。グラフィックを選択すると「SmartArtデザイン」タブが表示され、SmartArtスタイルの変更、チャートやブランチのレイアウト調整、配色テーマのカスタマイズなども行えます。

既存のチャートにメンバーや補助担当者を追加したい場合は、「図形の追加」オプションを使えば、新しい図形を簡単に挿入できます。

さらに、「写真付き組織図」テンプレートを選択した場合は、各従業員の顔写真を組み込むことも可能です。ローカルの画像ファイル、ストック画像、オンライン画像、アイコンなど、複数のソースからメンバーの写真を挿入できます。

4. アニメーション効果を追加する(任意)

プレゼンテーション中に組織図を効果的に見せたい場合は、「アニメーション」タブからアニメーション効果を追加しましょう。組織メンバーを1人ずつ表示するか、すべて一度に表示するか、1つの階層レベルずつ表示するかを選択できます。エフェクトの種類、タイミング、継続時間などの詳細設定も自由に調整可能です。

5. 組織図を保存・書き出す

完成した組織図は、プレゼンテーションと一緒にPPTやPPTX形式で保存できます。また、組織図だけを独立した画像ファイルとして書き出すことも可能です。その場合は、チャート上で右クリックし、コンテキストメニューから「図として保存」を選択してください。

ファイル名と保存場所を指定し、PNG、JPEG、TIFF、WMF、EMF、BMP、SVGの中から希望する画像形式を選んで「保存」ボタンをクリックすれば、組織図の画像ファイルが作成されます。

この記事が、PowerPointでの組織図作成のお役に立てば幸いです。

関連記事: PowerPointで参考文献を記載・引用元を示す方法。