Microsoft Accessでレポートを作成する方法【初心者向け完全ガイド】
レポートとは、データを整理された形式でまとめて提示するためのツールで、通常は印刷して使用します。レポートとフォームはよく似ていますが、フォームはデータの表示・入力・編集を行い、レコードの詳細を画面上で確認するのに適しています。一方、レポートは情報の確認やデータの集計・グループ化に使用され、画面で閲覧することも可能ですが、一般的には印刷して使われることが多いものです。
Accessのレポート作成ツールの種類
- レポート：現在のクエリやテーブルのデータをもとに、基本的なレポートを自動生成します。グループ化や合計の追加にも対応しています。
- レポートデザイン：デザインビューで新しい空白のレポートを作成します。カスタムコントロールの追加やコードの記述など、高度なデザイン変更が行えます。
- 空白のレポート：まっさらな状態のレポートを作成し、フィールドを挿入しながら自由にデザインできます。
- レポートウィザード：対話形式のレポートウィザードに沿って操作するだけで、簡単にカスタマイズされたレポートを作成できます。
- ラベル：ラベルウィザードを起動し、標準規格や独自サイズのラベルを作成できます。
Microsoft Accessでレポートを作成する5つの方法
1. レポートツールを使ってレポートを作成する
作成タブのレポートグループにあるレポートボタンをクリックすると、レポートが自動的に生成されます。フォームと異なり、レポートは直接編集できませんが、列幅を調整することで見た目を整えることができます。列をクリックすると黄色い枠線が表示されるので、枠の端をドラッグしてお好みの幅に変更しましょう。
不要な列や行を削除したい場合は、対象の列または行を右クリックして削除を選択します。なお、レポートの修正はレイアウトビューで行うのが基本です。
2. レポートデザインを使ってレポートを作成する
レポートグループからレポートデザインを選択すると、デザインビューが表示されます。デザインビューはページヘッダー、詳細、ページフッターといったセクションに分かれた構造になっています。
空白のレイアウトにデータを追加するには、まずプロパティシートを開き、上部のドロップダウンの矢印からレポートを選択します。次にデータタブをクリックし、レコードソースのドロップダウンメニューから、レポートで使用したいクエリまたはテーブルを指定します。
続いて既存のフィールドの追加をクリックし、レポートに載せたいフィールドを詳細セクションへドラッグ＆ドロップしていきます。
印刷プレビューに切り替えると、印刷時のレポートの仕上がりを確認できます。画面左下にはナビゲーションボタンがあり、これを使ってレポートのページ間を移動できます。
デザインビューへ戻るときは、ウィンドウ右上の印刷プレビューを閉じるボタンをクリックしてプレビューを終了します。
3. 空白のレポートを使ってレポートを作成する
作成タブのレポートグループから空白のレポートツールを選択します。
画面右側のレポートレイアウトツールウィンドウで既存のフィールドの追加を選択すると、フィールドリストが表示されます。追加したいフィールドをクリックして空白領域へドラッグしてください。配置が完了したら印刷プレビューに切り替えることで、レポートの印刷イメージを確認できます。
4. レポートウィザードを使ってレポートを作成する
レポートグループからレポートウィザードを選択すると、レポートウィザードのダイアログボックスが表示されます。
ダイアログボックス内で、レポートに含めたいテーブルとフィールドを選びます。フィールドの移動には「>」「>>」「<」「<<」の各ボタンを使用します。選択が済んだら次へをクリックします。
続いて「グループ化レベルを追加しますか？」という質問が表示されます。必要なグループ化レベルを選択して次へ進みましょう。
ドロップダウンメニューから並べ替え順序を指定し、隣のボタンで昇順か降順かを選択します。設定後、次へをクリックします。
ここでレポートのレイアウト方法を選択できます。縦棒式（Columnar）、表形式（Tabular）、両端揃え（Justified）のオプションから選び、レイアウトの向きも縦（Portrait）または横（Landscape）から指定できます。選択したら次へをクリックします。
最後にレポートのタイトルを入力し、レポートをプレビューするかレポートのデザインを変更するかを選択して、完了をクリックすれば完成です。
5. ラベルを作成する
- レポートグループのラベルをクリックすると、ダイアログボックスが表示されます。
- ラベルのサイズを選択します。計測単位、ラベルの種類、メーカーでの絞り込みを指定して次へをクリックします。
- フォント名、フォントサイズ、フォントの太さ、文字色を選択して次へをクリックします。
- 宛先ラベルに表示したいフィールドを選択します。
- フィールドの並べ替えを設定して次へをクリックします。
- タイトルを入力し、ラベルをプレビューするかラベルのデザインを変更するかを選択します。
- 完了をクリックすると、ラベルが作成されます。
- 印刷プレビューで作成したラベルを確認できます。
以上で解説は終了です。
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