パスワードを教えずにGmailへのアクセスを他人に許可する方法【代理人機能】

自分のメールパスワードを誰かと共有するのは、大きな信頼の試練です。ましてや、すべてのサービスで同じパスワードを使い回しているという方にとっては、パスワードを教えること自体が現実的ではないでしょう。

Gmailの「代理人」機能を使えば、パスワードを開示することなく、自分のアカウントへのアクセス権限を他の人に付与できます。通常の個人アカウントでは最大10人まで、学校や職場（Google Workspace）のアカウントでは最大25人まで代理人を追加できます。

代理人は、あなたのGmailアカウント内でメールの閲覧、送信、削除が可能です。代理人がメールを送信した場合、そのメッセージには代理人自身のメールアドレスも表示されます。さらに、Gmailの連絡先を管理することもできます。一方で、パスワードをはじめとするGmailの設定変更はできず、あなたに代わってチャットを利用することもできません。

この機能は、アシスタントにメール対応を任せたい場合や、複数人で運用するカスタマーサポート用のメールアドレスを構築したい場合などにとても便利です。なお、代理人機能はPCのブラウザ版Gmailでのみ設定可能な点に注意してください。

Gmailで代理人を追加する手順

1. 設定 ＞ アカウントとインポート を開きます。
2. アカウントへのアクセスを許可 の項目にある 別のアカウントを追加 をクリックします。
3. 代理人が読んだメッセージを自動的に既読にするかどうかを選択します。
4. 画面の指示に従い、アクセスを許可したい相手のメールアドレスを入力し、アクセス共有を確定します。

相手には確認メールが届き、受信から7日以内に記載のリンクをクリックする必要があります。期限を過ぎると招待は無効になります。相手がリクエストを承認したかどうかは、「アカウントとインポート」セクションに戻れば、メールアドレスの横に表示されるステータスで確認できます。

Googleによると、設定が反映されるまで約30分ほどかかるとしています。その後、代理人はあなたに代わってメールの閲覧や送信を行えるようになります。

Gmailで代理人を削除する手順

代理人にこれ以上アカウントへのアクセス権限を持たせたくない場合は、以下の手順で簡単に解除できます。

1. 設定 ＞ アカウントとインポート を開きます。
2. アカウントへのアクセスを許可 の項目で、削除したいメールアドレスの横にある 削除 をクリックします。

あなたはGmailの代理人機能を使っていますか？他の人にメールアカウントへのアクセスを許可するときは、どんな方法を使っていますか？ぜひコメント欄でお聞かせください。