Spikeを使ってメール業務をより生産的にする方法

1日に何度もメールをチェックするという方は多いのではないでしょうか。メールは知人や仕事仲間と連絡を取るための最も一般的な手段の一つであり、そうした習慣は避けがたいものです。

しかし、複数のアカウントを管理していたり、次々と届く大量の新着メッセージや迷惑なプロモーションメールに受信箱が埋め尽くされたりすると、メール対応はストレスになりがちです。

そこで本記事では、こうした課題をSpikeがどのように解決してくれるのかをご紹介します。

Spikeとは？

Spikeは、個人や組織が手軽にコラボレーション、コミュニケーション、メール管理を行える強力なメールソリューションです。企業内のコミュニケーションライン構築はもちろん、クライアントやパートナーとのやり取りにも活用できます。

このオールインワンのメールソリューションなら、メインフィードから離れることなく毎日「Inbox Zero（受信箱ゼロ）」を達成できます。シンプルなユーザーインターフェースを備え、既存のメールアカウントとスムーズに統合でき、メッセージの整理も簡単です。

無料の個人アカウントを利用することも、プレミアムビジネスプランに加入することも可能です。

Spikeがワークフローを効率化し、生産性を向上させる方法

Spikeには生産性を高める多彩な機能が搭載されており、受信箱をまるごとワークスペースに変えることができます。ここからは、Spikeで実現できることをご紹介します。

1. メールコミュニケーションをより快適に

インスタントメッセージとメールは別物ですが、Spikeは両者の良いところを掛け合わせたConversational Email（会話型メール）によって、両方を同時に活用できるようにしました。

チャットのようなスレッド形式のおかげで、チームメンバーやクライアント、大切な人とメール受信箱から離れることなく即座にやり取りでき、ワークフローがぐっとシンプルになります。

さらに、連絡先をひと目で識別できるプロフィール画像、メッセージが既読かどうか分かる既読表示、絵文字・画像・GIFを送れるマルチメディア対応など、数多くのインスタントメッセージ機能を活用できます。

加えて、メッセージの送信予約機能もあり、異なるタイムゾーンで働くチームや、うっかり忘れそうな場合に便利です。

誤字のあるメールを送ってしまい、取り消したいと思ったことはありませんか？それも10秒以内なら可能です。テキスト読み上げ機能でメッセージを耳で確認したり、内蔵の翻訳機能で多言語でのコミュニケーションを行ったりすることもできます。

2. 受信箱を一元化

メールの生産性向上とは、重要なやり取りを見逃さないことに他なりません。しかし、受信箱を確認するたびに複数のアカウントへログインしていては、貴重な時間を浪費してしまいます。

幸い、Spikeは既存のメールアカウントとシームレスに統合できるため、どこから届いたメッセージでも通知を受け取れます。

Gmail、Yahoo!メール、Outlook、iCloudのアカウントを接続すれば、これらのプラットフォーム上の連絡先やメッセージにすぐアクセスでき、仕事をより効率的に進められます。

受信箱を一元化すれば、メールの仕分けが速くなり、重要なメッセージにすぐ返信でき、複数アカウントの管理にかかる時間を最小限に抑えられます。さらに、Spikeが通知を送る時間帯を設定することもできるので、都合の悪い時間帯に邪魔される心配もありません。

3. 同僚やクライアントとの効果的なコラボレーション

クライアントと協働している場合、そのクライアントをSpikeのスレッドに招待すれば時間を節約でき、最終成果物への説明責任と透明性も高まります。アプリ内のビデオ会議で重要な締め切りやプロジェクトの変更点を伝えたり、画面共有を使ってライブプレゼンテーションを行ったりすることも可能です。

Spikeは社内コミュニケーションツールとしても優れており、同僚とのコラボレーションを促進します。オフィスのお知らせ、会社の目標、新規プロジェクト、チームイベントなど、特定のトピックについて話し合うグループやチャンネルを作成できます。グループやメール受信箱から直接、共有ノート、ファイル、ToDoをやり取りすることもできます。

4. 受信箱を整理整頓

登録した覚えのないプロモーションメールに日々悩まされ、それらを一つずつ確認して配信解除するのは時間のかかる作業です。幸い、Spikeは受信箱を整理し、重要なメッセージに集中できるようサポートしてくれます。

SpikeにはPriority Inbox（優先受信箱）という組み込みの整理システムがあり、重要なやり取りを仕分けて優先順位付けするのに役立ちます。メールを受信すると、Spikeはそのメールアドレスと過去にやり取りしたことがあるかどうかを確認し、あればPriority Inboxに振り分けます。初めての差出人の場合は、Other Inbox（その他の受信箱）に送られます。

これにより、最重要なやり取りはPriority Inboxで確実に把握しつつ、プロモーションメッセージなどの優先度の低いメールはOther Inboxにまとめておき、時間があるときにざっと確認できます。この機能は、Spikeに追加したすべてのメールアカウントで利用可能です。

5. 必要なものを必要なときに素早く見つける

メールは職場で最も一般的なコミュニケーション手段の一つであるため、管理方法を持たないとあっという間に情報の迷路になってしまいます。幸い、Spikeの会話型メールのアプローチとSuper Search（スーパー検索）機能を活用すれば、時間を節約して生産性を高められます。

SpikeのSuper Searchなら、受信箱にどれだけ多くのメッセージがあっても、必要なものを数秒で見つけられます。特定のテキストや添付ファイルを探す場合でも、キーワード、件名、特定の連絡先で検索すれば、目的の情報を瞬時に表示できます。ファイル、会議のメモ、チームメンバーとの会話内容などを頻繁に探す必要がある方にとって、非常に便利な機能です。

Spikeで受信箱からすべてを完結させよう

仕事でより生産的かつ効率的になりたいなら、Spikeがすべてのメールを一箇所で管理できるようにサポートしてくれるでしょう。生産性向上に特化した機能により、仕事の進め方が大きく変わるはずです。

さらに、Spikeはすべてのデバイス間で自動的に同期されるため、いつでもどこでも受信箱にアクセスできます。Spikeは、あなたの受信箱を非常に効果的なワークスペースへと変えてくれるのです。