プロのようにメールを送信する方法
電子メールは、便利な機能として始まったものの1つですが、すぐに恐ろしいものになりました。何百通もの未読メールがあると、私の腸はすぐに深い空白に沈み、それらのメールをさらに長く無視することを私は知っています。ただし、メールの長所のヒントやコツを採用したとしても、受信トレイを障害物とは見なさないでしょう。
メールの効率に影響を与える要因はたくさんあります。書くだけではありません。 メールですが、受信トレイの設定、メールの管理、メールのチェック時期の確認などがあります。電子メールの効率を高めることは生産性を高めることを意味し、それは最終的にすべてをより短い時間で終わらせることを意味します。それがまさに私たちが望んでいることです。
注：メールのプロになることの1つの側面は、安全を確保することです。ここで始める前に、これらの7つの重要な電子メールセキュリティのヒントをお読みください。メールアカウントにアクセスできなくなると、非常に有害になる可能性があります。
非常にアクティブな受信トレイを持っているユーザーの最大の失敗の1つは、Gmail、Thunderbird、またはPostboxを24時間年中無休で開いたままにしてバックグラウンドで実行することです。もう1つの失敗は、電子メールがどんなに些細なことであっても、電子メールが到着するとすぐに警告する通知アドオンまたは機能の使用です。
否定できない事実：メールを頻繁にチェックインするということは、別のタスクに専念できないことを意味します。否定できない事実：もしあなたがフォーカスを構築することに成功した場合、通知はそれを瞬時に壊します。
したがって、受信トレイを他のアクティビティと同じように表示する必要があります。それがあなたの人生の「常にオン」の側面になることを許さないでください。代わりに、時間のブロックをスケジュールします（おそらく、1日に1回、おそらく1日に3回）。ここで、受信トレイにチェックインし、必要なすべてのことを実行してから、それを閉じます。習慣を破るにはしばらく時間がかかるかもしれませんが、私を信じてください、あなたの生産性は急上昇します。
過剰を排除する
受信トレイを開くときに最初にすべきことは、受信トレイをすばやくざっと読み、重要ではないと思われるすべてのメールを削除することです。自分を新鮮な大理石の巨大なブロックを持つ彫刻家と考えてください。実際の作業を開始する前に、大まかにハックして余分な部分を取り除く必要があります。
チェックインして、応答を待っている350通の電子メールを見つけることを想像してみてください。必要なのは5分だけです-はい、本当に！ -重要性のないメールの横にあるチェックボックスをざっと見てクリックします。大部分を完了したら、[削除]をクリックして、チェックしたメールをすべて消去します。今、あなたは50に応答する必要があるだけであり、それは大きな心理的後押しです。
あなたは頻繁に電子メールを開き、何かをする必要があることを確認しますが、それを別の日に残しますか？これは危険な習慣になる可能性があります。あなたがそれを忘れたらどうしますか？どういうわけかメールを紛失した場合はどうなりますか？必要だと思うよりも早く応答する必要がある場合はどうなりますか？
すべてをすぐに行う方がよいでしょう。それは、あなたが最終的にそれに近づくまであなたを悩ませる「私はまだその電子メールに答える必要がある」という考えの蓄積を防ぎます。重要なメールを忘れる可能性を減らします。あなたがそのような時間厳守で返信するので、それはあなたのクライアント、友人、そしてビジネスの連絡先を幸せに保ちます。ボーナスとして、あなたはあなたの心から大きな負荷をかけるでしょう。
返送する必要のあるメッセージが散らかっていない、クリーンで空の受信トレイを使用すると、スケジュールされた時間にのみメールをチェックするという以前のポイントをより簡単に実装できます。本当にすぐに読んで返信したくない場合は、少なくともメールリマインダーアドオンを調べてください。
缶詰の回答は驚くべき すべてのトップメールサービスとクライアントで標準となっている機能。基本的に、定型応答は、事前に作成してシングルクリックで使用できるテンプレート応答です。これらは、特定のトピックに関する質問を頻繁に送信する場合など、同じ返信を何度も入力する場合に最適です。
設定の[ラボ]セクションで切り替えることで、Gmailで定型応答を有効にできます。 Yaaraは、GmailでCannedResponsesを使い始める方法についての説明記事を書いています。
電子メールがあなたから奪われる時間を削減するための最良の方法は、返信を書くために費やす時間を減らすことです。もちろん、簡潔な回答を書いて適切なビジネスや個人的なエチケットを犠牲にしないでください。また、送信するメールごとに5〜10段落を書く必要はありません。メールは従来の文字よりも形式的ではありません！
伝えたいメインメッセージを特定し、最大1〜3段落で受信者に届けるようにします。非常に多くのメールを処理するのに苦労していることをご存知ですか？さて、受信者はおそらく同じ問題に直面しています。メールを短縮することで時間を節約できるだけでなく、時間も節約でき、感謝の気持ちを表すことができます。
フィルタの機能を利用すると、メールワークフローに革命を起こすことができます。基本的に、フィルターはすべての受信メールを調べ、フィルターの基準を満たしている場合は、フィルターに対してアクションを実行します。このアクションは、電子メールを特定のフォルダーに移動したり、特定のラベルを設定したりする可能性があります。フィルタの基準には、送信者、電子メールの件名、本文の内容などを含めることができます。
フィルタは、受信トレイを整理するための素晴らしい方法です。小売チェーンからのニュースレターの更新、ソーシャルメディアからの通知、または電子請求書をたくさん受け取りますか？フィルタを使用すると、これらの電子メールを受信トレイから分離して、ログに記録する必要のある電子メールの量を大幅に削減できます。さらに、それらの1つを誤って削除する可能性が低くなります。
Gmailフィルタの設定方法と使用方法については、Craigの投稿をご覧ください。
電子メールは単純なテクノロジーですが、それを実現するための高度な方法があります。メールのプロになるための最も重要なことは、ほとんどの時間が費やされている場所を特定し、その時間を削減する方法を見つけることです。上で概説したヒントと、以前に取り上げたいくつかの電子メール効率のヒントが、あなたの時間がどこに沈んでいるのか、そしてその非効率と戦う方法を理解するのに役立つことを願っています。
あなたはどうですか？メールの生産性を最大化するために使用するトリックやルーチンはありますか？コメントで共有してください！
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