通知に振り回されないために：連絡を3つの階層に分けて集中力を守る方法

仕事中は、目の前のタスクに集中し、スマートフォンやタブレット、パソコンからの通知音やバイブレーションに邪魔されないことが重要です。

これまで、気を散らす通知をオフにする方法をご紹介してきました。しかし、こうしたアプローチには一つの欠陥のある前提が潜んでいます。それは「すべての通知が同じ（しかも取るに足らない）価値を持つ」という考え方です。

実際にはそうではありません。そこで今回は、もう少し掘り下げてこのテーマを見ていきましょう。

すべての連絡が平等であるわけではない

私にとって、何をしていても、世界のどこにいても、いつでも連絡を受けたい人がいます。そのリストは非常に短く、家族と親しい友人だけです。彼らから電話がかかってくる——そう、それこそが電話の本来の用途です——ということは、何か重要な理由がある可能性が高いのです。

一方で、特定の時にだけ連絡を受け取りたい人たちもいます。仕事中は編集者と常にやり取りをしています。逆に、休暇中は同僚からのメッセージよりも、友人たちとの「今夜どのバーに行く？」といったメッセージの方がずっと気になるものです。

さらにその先になると優先度はぐっと下がります。SNSの通知、プレスリリース、読者からのメールなど、その他の連絡はすべて見たいものではありますが、自分の都合の良い時にだけ確認すれば十分です。SNSの通知は、自分がログインしない限り見る必要はありません。最新の投稿すべてにいちいち反応するのは愚かな行為です。

では、これをどう実践するのか見ていきましょう。これらのアイデアは仕事でもプライベートでも活用でき、すべての連絡を3つのティア（階層）に分けることをおすすめします。

ティア1：いつでも・相手主導の連絡

ティア1の連絡は最優先のものです。

昼も夜も関係なく、いつでもあなたに届くべき連絡です。対面でのコミュニケーション以外で、ティア1におすすめしたいのは個人番号への電話です。ティア1は緊急事態のためのもの。中断されるのは嫌ですが、緊急の対応が必要な事柄を、電話の電源が入っていなかったせいで見逃すのは避けたいものです。

スマートフォンを多層的な通信デバイスに変えるのは簡単です。iOS 7でAppleは「おやすみモード」を導入しました。これは「お気に入り」リストの番号からの着信だけが通知される機能です。Androidでも同様の設定が可能です。つまり、常に連絡できる人の短いリストを作れるのです。このリストへのアクセスは排他的であるべきです。リスト内の人からの電話以外、スマホはオフ状態になります。

実践ステップ

• いつでも連絡を受けたい人のリストを作りましょう。家族、非常に親しい友人、近所の人など、状況に応じて含めます。
• iOSのおやすみモード、またはAndroidの類似機能を使い、この短いリストの人からの電話がいつでも届くように設定します。
• 仕事中、睡眠中、あるいは邪魔されたくないときに、おやすみモードを有効にします。

ティア2：状況に応じて・相手主導の連絡

ティア2の連絡は状況に関連性があるものです。

仕事中にプライベートの連絡を受け取りたくないし、休暇中に仕事の連絡を受け取りたくないでしょう。ティア2で重要なのは、連絡を分離することです。仕事とプライベートの連絡はそれぞれ専用のチャンネルを持つべきです。私は仕事にはSlackとメール、プライベートにはiMessageやWhatsAppを使っています。

仕事中はSlackでリアルタイムのグループチャットを行い、仕事用のメールアカウントを開いたまま、スマホをおやすみモードにします。同僚は連絡できますし、ティア1の連絡先も可能ですが、それ以外の人はできません。仕事を終えたら、おやすみモードを解除して、SlackとAirmail（筆者のお気に入りのメールクライアント）を閉じます。すると今度は友人全員に連絡が届くようになり、同僚からは届かなくなります。

実践ステップ

• 同僚や友人との連絡方法を見直し、別々のコミュニケーションチャンネルに分離しましょう。
• 仕事中は仕事用チャンネルを開き、プライベート用は閉じます。仕事内容によって、「開いている」の意味は1時間ごとにメールをチェックすることかもしれませんし、専用画面に常時表示しておくことかもしれません。
• 仕事が終わったら、すべての仕事用の連絡をオフにし、プライベート用チャンネルをオンにします。

ティア3：時々・自分で管理する連絡

ティア3は、やや重要な連絡のためのものです。

仕事でもプライベートでもあり得ます。受け取りたいけれど、自分の条件でのみ受け取りたいものです。

筆者の場合は、プレスリリース、好きなニュースレター、SNSの通知、読者からの質問などが該当します。ほとんどの人にとっては、一括メールとSNS通知の組み合わせになるでしょう。これらは、自分が確認すると決めた時にだけ通知されるべきものです。

実践ステップ

• SNSの各プロフィール設定を見直し、メールとスマホの通知をすべてオフにします。メールアカウントについても、スマホとパソコンの通知をすべてオフにします。
• 毎日、あるいは自分で決めた頻度で、これらのサービスに時間を割き、通知をまとめて処理します。

まとめ

このシステムを機能させるには、不要な連絡の量を最小限に抑える必要があります。メールはこの点で特に厄介です。受信箱の問題への対処法については、以前の記事でも触れています。

また、チャンネルはできるだけ明確に区別しておく必要があります。

同僚も友人もiMessageであなたに連絡しているなら、両者を分けるのは難しくなります。ここでは異なるサービスを使う方法に焦点を当てましたが、同じサービス内でも実現できます。例えば、ティア1、ティア2、ティア3それぞれ専用のメールアドレスを持つのも一つの手です。

強硬なアプローチを取るのではなく、通知の問題にもっと柔軟で繊細な形で取り組むよう試みてきました。これは筆者にとって実際にうまく機能しているアプローチです。

似たような方法を使ったことはありますか？設定に苦労していますか？ぜひコメント欄で意見を交換しましょう。