プロ並みのメールが簡単に書ける!無料メールテンプレートの賢い活用術

メールを自分の「武器」にできていますか?完璧でプロフェッショナルな印象を与えるメールを作るために、時間と手間をかけていますか?実はそこにはコツがありますが、決して難しいことではありません。努力の見返りとして、返信してほしい相手からきちんと反応をもらえるようになるのです。

もちろん、タスクに追われる忙しい日に、一通ごとに時間をかけて傑作を仕上げる余裕はないでしょう。しかし、手間を省き、さらには時間まで取り戻せる便利なテクニックがあります。定型文(クイック返信)もそのひとつですが、もうひとつ強力なのが「メールテンプレート」です。

メールテンプレートでメール作業の生産性をアップしよう

定型文とメールテンプレートはよく似ていますが、違いは「作成方法」にあります。定型文はGmailなどの機能やテキスト拡張ツールを使って、自分で一から作成し、メモ帳などに保存しておく必要があります。

一方、メールテンプレートはウェブ上に無料で公開されているものを利用できます。優れたテンプレートを借りて、自分の状況に合わせてアレンジすればよいのです。

ProEmailwriterは、目的に合ったメールテンプレートを選んですぐに使える、シンプルなインターフェースが魅力のサービスです。ドロップダウンメニューから「トピック」「サブトピック」「トーン」を選択でき、必要なテンプレートをコピーして自分の状況に合わせてカスタマイズできます。

「トーン」機能でフォーマルにもカジュアルにも

特に便利なのが「トーン」機能です。フォーマルな文体とカジュアルな文体を選び分けられます。例えば、対面での打ち合わせである程度関係を築いた後なら、メールでも少し砕けたやり取りに切り替えたくなりますよね。そんな場面で重宝します。

おすすめのトピックはこの2つ

選べるトピックは数多く用意されています。中でも「相手への指摘・意見を伝える」と「何かを依頼する」の2つは特におすすめです。前者のテンプレートは、丁寧でありながら主張をしっかりと伝える文章づくりをサポートしてくれます。後者は、頼みごとをする際の心強い味方になってくれるでしょう。

というのも、この2つのシチュエーションは、多くの人が考えすぎてしまい、行動できなくなってしまう典型的な場面だからです。テンプレートがあれば、迷う時間を大幅に減らせます。

さらに、新しいアイデアが浮かんだときには、開発者に連絡して追加のメールテンプレートをリクエストすることも可能です。

あなたはメールテンプレートや定型文を活用していますか?よく使うテンプレートの種類があれば、ぜひ教えてください。