よくあるメールの悩みを解決する、知られざるWebアプリ5選

メールはインターネットそのものとほぼ同じ歴史を持つ、古くからあるコミュニケーション手段です。しかし長い年月を経た今でも、改善の余地はたくさん残されています。そしてそうした変化をもたらすのは、あまり知られていない小さなWebアプリたちなのです。

中には昔からある問題もあれば、比較的新しい悩みもあります。たとえばスパムはかつてほど大きな脅威ではなくなり、むしろメルマガの解除のほうが厄介になっています。また、メールがビジネスに不可欠なツールとなった今では、使い方と同じくらい「書き方」のマナーも重要です。

そこで今回は、よくあるメールの悩みを解決してくれるWebサイトをいくつか紹介します。他にも便利なサービスはありますが、おそらくこれらはまだ聞いたことがないはずです。

1. Unsubscribe Robot:メールを転送するだけで自動的にメルマガ解除

現在のスパムフィルターは十分に優秀ですが、本当に厄介なのはニュースレター(メルマガ)です。インターネット上で何かに登録するたび、そのサイトからメルマガが届き始めます。Unsubscribe Robotは、この問題をシンプルに解決してくれるサービスです。

一部のメルマガでしか機能しないワンクリック解除ボタンを探し回る必要も、一括解除アプリで受信箱を掃除する必要もありません。もうメールを受け取りたくないと思ったら、そのメールをUnsubscribe Robotに転送するだけ。あとは自動的に解除手続きを行ってくれます。

このアプリは元Googleエンジニアが「Inbox Zero(受信箱ゼロ)」を目指す取り組みの一環として開発したものです。さらに多くの類似アプリと異なり、受信箱へのアクセス権限を一切求めないため、プライバシー面でも安心です。

2. Pro Email Writer:プロフェッショナルなメール文面のテンプレート集

仕事でメールを使うなら、プロフェッショナルな文章を書く必要があります。誤字脱字や文法ミスはもちろん、きつい表現も避けなければなりません。メールの書き方は、あなた自身の印象を大きく左右します。もし文章作成に苦手意識があるなら、Pro Email Writerに任せてみましょう。

このサイトには、職場でよくあるシーンごとのテンプレートが多数収録されています。相手への指摘のようにデリケートな内容こそ、何よりもプロフェッショナルな文面が求められます。Pro Email Writerのテンプレートを使えば、伝えたいことを正確に反映したメッセージへとカスタマイズできます。

用意されているテンプレートは、就職活動、悪い知らせの伝達、依頼、指摘・注意、謝罪、別れや退職の挨拶、お祝いなど多岐にわたります。それぞれカジュアルとフォーマルのトーンを切り替えることも可能です。

テキストをコピー&ペーストして空欄を埋めるだけで完成。これで毎回、プロフェッショナルなメールを確実に送れるようになります。

3. HTML Mail:美しいHTMLメールを作成・送信

大切なメールほど、時間をかけて丁寧に仕上げたいものです。履歴書と同じように、レイアウトやフォントなどのスタイルに気を配ることで、読み手に良い印象を与えられます。HTML Mailを使えば、Wordのように手軽に美しいメールを作成できます。

このアプリは表、特殊文字、画像、ハイパーリンクなど、さまざまな書式スタイルに対応しています。さらにHTMLコードも確認できるので、HTMLやCSSの知識があれば、見栄えの良いメールをさらに洗練させることも可能です。

HTML Mailは主にGmail向けのアプリで、受信箱へのアクセスを許可すればそのまま直接送信できます。ただし、Gmail以外のサービスでも利用可能です。メッセージを作成したら、HTMLコードをコピーして、自分のメールサービスのHTML表示モードに貼り付けるだけでOKです。

4. MySignature.io:魅力的なメール署名を簡単・手軽に作成

メールの署名は、プロフェッショナルな印象を与える最良の要素のひとつです。しかし、GmailやOutlook、Apple Mailの設定画面で自力に美しい署名を作ろうとすると、その難しさと面倒さに驚かされることでしょう。MySignatureなら、その作業をぐっと簡単にしてくれます。

アプリにアクセスして、署名に含めたい個人情報や職業上の情報を入力するだけです。SNSプロフィールへのリンクも追加でき、クリック可能なアイコンとして表示されます。豊富なスタイルから選べるほか、色やフォントなどの細かい部分も自由にカスタマイズできます。

何より嬉しいのは、MySignatureがGmailだけでなく、あらゆるメールサービスに対応している点です。作成が完了すると、お気に入りのメールアプリに署名を貼り付ける手順がステップごとに表示されます。これぞ、苦労せずに完璧なメール署名を作る方法です!

5. Publish This Email:メールをWebページとして共有

メールを転送せずに複数の人と共有したいと思ったことはありませんか?Publish This Emailは、それを簡単に実現できるサービスです。さらに、自分で作成したメールのテキストや画像から、新しいWebページを作ることもできます。

使い方はいたってシンプル。既存のメールを転送するか新規に作成して、page@publishthis.email宛てに送信するだけです。数秒後には、メールの内容がインターネット上の新しいWebページになり、そのリンクがあなたに送られてきます。リンクは自由に誰とでも共有できますし、いつでもページを削除するオプションも用意されています。登録やアカウント作成は一切不要です!

Publish This Emailは、好きなコンテンツで新しいWebページを作れる、おそらく最も手軽な方法です。受け取ったメールを見せるのにも便利ですが、手軽に共有できるブログ投稿を作る用途ではさらに活躍してくれます。

あなたにとってメールの何がストレス?

今回紹介したツールは、すべてメールと受信箱の体験をより快適にするためのものです。しかし、メールのストレスはそれだけではないですよね?多くの場合、メール最大の悩みの種は、それを使う「人」にあります。読んでもらい、返信してもらえるメールを書くのは、実はとても大変なことなのです。

あなたが受け取るメールの中で、一番イライラさせられる習慣は何ですか?