あなたのために電子メールを扱うための6つのAppleメールルール

私たちの多くが電子メールを完全に捨てることは現実的ではありません。ただし、少なくとも、受信トレイでメールの大部分を処理することができます。

Apple Mailを使用しているMacユーザーの場合は、エクスペリエンスを合理化するために適切なルール（フィルターとも呼ばれます）を設定する必要があります。

始めるのに役立つ6つの便利なルールがありますが、最初に、Macのネイティブメールクライアントでルールを作成するための基本について説明します。

AppleMailでルールを作成する方法

ショートカットCmd+ Commaを押します メール設定セクションを表示するか、メール>設定からジャンプします 。次に、ルールに切り替えます タブをクリックし、ルールの追加をクリックします ボタンをクリックして、ルールの作成を開始します。それほど多くはありません。まず、 Ifの下にリストされている条件を選択します ドロップダウンメニュー。

次に、追加した基準に一致する電子メールが見つかったときに特定のアクションを実行するようにMailに指示します。 次のアクションを実行するにリストされている使用可能なアクションが表示されます ドロップダウンメニュー。

まとめるには、ルールに適切な名前を入力し、 OKを押します。 ボタン。この時点で、Mailは、指定した条件に一致する既存のメッセージに新しいルールを適用するかどうかを尋ねてきます。 （新しいメッセージに対しては自動的に行われます。）答えが「はい」の場合は、適用をクリックします。 ボタン。これはアーカイブされたメールでは機能しないことに注意してください。

メールをフィルタリングするための複数の条件を作成しますか？

+をクリックします 開始するには、デフォルト条件の横にあるボタン。このルートを使用する場合は、メッセージが anyに一致する場合にのみルールを機能させるかどうかを指定することもできます。 条件のまたはすべて そのうちの。それがいずれかです 場合の横にあるドロップダウンメニュー です。

Mailに、フィルタリングした電子メールに対して複数のアクションを実行させることもできます。それらの電子メールを1つのメールボックスに移動し、別のメールボックスにコピーするとします。次に、 +をクリックします デフォルトのアクションの横にあるボタンをクリックして、条件に従う複数のアクションの設定を開始します。

ルールを超えてしまうのは簡単です。個別のルールではなく、複数の条件とアクションを使用して、カウントを低く抑えます。

1.知らない人からのメールを特定する

このルールを使用すると、ほとんどまたはまったく関心のない電子メールの送信元を簡単に特定できます。これにより、時間と注意を浪費する電子メールの大部分を捕らえることができます。

[送信者が連絡先に含まれていません]を選択します あなたの状態として。フィルタリングされた電子メールを別のフォルダにリダイレクトするか、フラグを立てるか、特定の色で強調表示するかなどは、あなた次第です。 次のアクションを実行するから適切な応答を選択します ドロップダウンメニュー。

毎週かそこらで、このルールで特定した電子メールをざっと読んでください。それらのいくつかの購読を解除したり、スパムとしてマークしたり、次回それらを自動削除するための新しいルールを設定したりすることもできます。

上記のルールを複製し、次の条件に一致するように編集することをお勧めします。送信者は以前の受信者に含まれていません 。 複製を使用する ルールのボタン タブで開始します。

ちなみに、スパムの量を減らすために、使い捨ての電子メールサービスで電子メールアカウントを作成することを検討してください。実際のメールアドレスを非公開にしたい場合は、そのメールアドレスを教えてください。

2.永続的なスパムと転送された電子メールを削除する

このルールで、あなたはもうあなたの髪を引き裂く気がしなくなります。これは、登録解除リクエストを尊重せず、受信トレイにドリップフィードを継続するWebサイトからのメーラー向けです。

Fromcontainsを設定します 基準として、ブロックする電子メールを担当する送信者の名前を続けます。 メッセージの削除を選択します Mailに実行させたいアクションとして。

メッセージの削除に注意してください アクションはメッセージを永久に削除します。後でアクセスできるようにする代わりにゴミ箱に送信する場合は、[メッセージをメールボックスのゴミ箱に移動する]を選択します。 好みのアクションとして。

注： Gmailの「送信者をブロック」機能を複製する場合は、メッセージの移動を使用します 代わりに、メールを迷惑メールフォルダにシャントするアクション。

このルールは、たとえば家族にまとめて送信された転送メッセージを取り除くのにも役立ちます。もちろん、そのようなメッセージを受信したくない場合は、送信者にそのことを知らせるのが最善です。それが不可能または機能しない場合は、メールでそれらのメッセージを除外し、削除してください。

できる それぞれに個別のルールを設定します メールをブロックしたい送信者、それは最もクリーンな方法ではありません。既存のルールを編集して、新しい送信者ごとに新しい条件を挿入することをお勧めします。これが機能するのは、 If ドロップダウンメニューは任意に設定されています 、これは、 anyのときにルールが機能することを意味します の条件が満たされます。

フォワードを全面的に禁止したい場合は、Fromcontainsを置き換えてください 件名はで始まる条件 Fw： 。

3.仕事以外のメールを既読にする

あなたの個人的な電子メールの大部分は、おそらく時間に敏感ではありません。これらのメールに取り組む準備ができるまで、この次のルールで既読としてマークを付けて、注意を引かないようにしてください。

アカウントを設定する 基準として、個人の電子メールに関連付けられているアカウントを選択します。次に、既読にするを設定します 取るべき行動として。

すべてをマークする方がよい すべてからのメッセージ アカウントが受信トレイに届くとすぐに読み取られますか？その場合は、すべてのメッセージを選択してください アカウントの代わりに Ifから ドロップダウンメニュー。

4.ドメイン名を使用して重要なメールをキャッチする

おそらくすべてについて知りたいと思うでしょう プロモーションメーラーであっても、銀行から届くメール。同じことが仕事関連のメールにも当てはまります。ルールを使用して、それらを見逃さないようにすることができます。

たとえば、 akshata@makeuseof.comで多くのメールを受け取っていますが 、私の仕事に関連するものは常に makeuseof.comから来ています 。後者を正確に特定するために、次の条件を設定できます： From contains @ makeuseof.com 。

次に、たとえば、背景色を変更したり、サウンドを再生したり、別の場所にリダイレクトしたりして、フィルタリングされたメールを強調表示できます。

@ makeuseof.comを置き換えます 会社または銀行のドメイン名を少し上に表示すると、同じフィルターを使用して同様の結果を得ることができます。

5.最も重要な仕事用メールをSlackに送信する

すべての電子メールにすぐに注意を払う必要があるわけではありません。はい、職場でも。チームがSlackなどのアプリを介して通信する場合、ほとんどの場合、受信トレイを無視することができます。非常に重要なメールがある場合は、通知を逃さないように、次のルールでSlackに転送してください。

上司または他の上級者からのメール、または件名に特定の単語/フレーズが含まれるメールを識別するための条件を設定します。次に、メッセージの転送を選択します 好みのアクションとして、表示されたフィールドに「SendtoSlack」アドレスを入力します。

Slack転送アドレスはどこにありますか？

[Your_Team_Name]>設定>メッセージとメディアの下に非表示になっています 。 メールをSlackに取り込むまで下にスクロールします セクション、そしてそこにあります。これで、転送されたメールをSlackbotで読むことができるようになります！

6.PDFを使用してメールを収集する

請求書や領収書からサインアップの景品まで、受信トレイにPDFとして役立つドキュメントを受け取ります。この次のルールを使用して、対応するメールをすべて1か所にまとめます。

添付ファイルの種類に一致するように条件を設定します PDF メッセージの移動を使用します PDFを含む電子メールを分離するためのアクション。メールを別のフォルダに移動するのではなく、その場で強調表示する場合は、メッセージの色を設定を使用します アクション。

同様のルールで、アーカイブ、プレゼンテーション、映画など、他の種類の添付ファイルを含むメールをフィルタリングすることもできます。

「ルールの評価を停止する」とは何ですか？

次のアクションを実行するの最後に メニューでは、次の項目に気付いたかもしれません：ルールの評価を停止する 。それが何をするのか疑問に思いますか？それは、ルールが矛盾しているときにメールが取るべき正しい行動方針を特定するのに役立ちます。

デフォルトのルールを採用Appleからのニュース 、 例えば。これと同様の条件を持つ新しいルールを作成した場合、新しいルールに追加したアクションは実行されません。これは、Appleからのニュースが ルールにはルールの評価を停止があります タグ付けされているため、フォローアップアクションが無効になります。

2番目の例で説明しましょう。

hello@my_inbox.com という特定の電子メールアドレスからのメッセージを除いて、メールボックス内のすべての受信メッセージを既読としてマークするとします。 。また、このアドレスからのメッセージにフラグを立てます。このシナリオでは、ルールは次のようになります。

1. Fromが含まれている場合 hello@my_inbox.com 、フラグ付きの赤としてマーク およびルールの評価を停止する
2. すべてのメッセージの場合 、既読にする 。

ルールの評価をやめるを省略するとどうなりますか 最初のルールからのアクション？ hello@my_inbox.comからのメッセージ フラグが付けられ、既読としてもマークされます。

これで、ルールの作成中にルールの順序を入れ替えると、すべてのメッセージが既読としてマークされます。 hello@my_inbox.comからのもの 既読とフラグの両方としてマークされます。 ルールの評価を停止を追加した場合 ここでの最初のルールに対するアクション、 hello@my_inbox.comからのメール 既読としてマークされますが、フラグは付けられません。

AppleMailにあなたのために重労働を任せましょう

問題は、雑然とした受信トレイ自体ではありません。重要なメッセージを失うことを避け、あなたへの道を見つける雑学をたたくために、あなたは毎日それを通り抜けなければならないということです。

ルールが設定されている場合、Mailは注意が必要なものを強調表示し、残りを非表示または削除します。重要なメールを1つまたは2つの安全な場所にリダイレクトすると、残りのメールは無視してかまいません。おそらく永遠に ！

もちろん、ルールは1つです。 Apple Mailでメールを並べ替える方法ですが、別のクライアントで他のオプションを試すこともできます。