Apple Mailのルール活用術：メール処理を自動化する6つの便利な設定

メールを完全にやめてしまうのは、多くの人にとって現実的ではありません。しかし少なくとも、受信箱にメールの大半を自動で処理させることはできます。

MacユーザーでApple Mailを使っているなら、適切なルール(フィルタとも呼ばれます)を設定して、メール体験を効率化しましょう。

ここでは、すぐに始められる6つの便利なルールをご紹介します。その前にまず、Macの標準メールアプリでルールを作成する基本手順を見ていきましょう。

Apple Mailでルールを作成する方法

Cmd + ,(カンマ)のショートカットキーを押すか、「メール」>「環境設定」からメールの環境設定画面を開きます。次に「ルール」タブに切り替え、「ルールを追加」ボタンをクリックしてルール作成を開始します。手順はシンプルです。まず「もし」プルダウンメニューの下に表示される条件を選択します。

続いて、追加した条件に一致するメールが見つかったときに実行するアクションを指定します。利用可能なアクションは「次を実行」プルダウンメニューに一覧表示されます。

最後に、ルールにわかりやすい名前を付けて「OK」ボタンをクリックします。この時点で、Mailは指定した条件に一致する既存メッセージにも新しいルールを適用するかどうか尋ねてきます(新着メッセージには自動的に適用されます)。適用したい場合は「適用」ボタンをクリックしてください。ただし、アーカイブ済みのメールには機能しない点に注意しましょう。

複数の条件でメールをフィルタリングしたい場合

デフォルトの条件の横にある「+」ボタンをクリックします。この方法では、メッセージが条件のいずれかに一致したときだけルールを動作させるのか、すべてに一致したときに動作させるのかも指定できます。それが「もし」の横にある「いずれか」プルダウンメニューの役割です。

また、フィルタリングされたメールに対して複数のアクションを実行させることもできます。例えば、あるメールボックスに移動させると同時に別のメールボックスにコピーしたい場合は、デフォルトのアクションの横にある「+」ボタンをクリックして、複数のアクションを設定しましょう。

ルールを作りすぎてしまうのは簡単です。個別のルールを増やすのではなく、複数の条件とアクションを組み合わせて、ルールの数を抑えるように心がけましょう。

1. 知らない人からのメールを見分ける

このルールを使えば、興味のないメールの差出人を簡単に特定できるようになります。時間と注意力を奪うメールの大半をキャッチできます。

条件として「差出人が自分の連絡先に含まれない」を選択します。フィルタリングしたメールを別のフォルダに振り分けるのか、フラグを付けるのか、特定の色で強調表示するのかなどは自由に決められます。「次を実行」プルダウンメニューから適切なアクションを選びましょう。

1週間に1度ほど、このルールで識別したメールに目を通しましょう。配信停止したり、スパムとしてマークしたり、次回から自動削除する新しいルールを設定したりするとよいでしょう。

上記のルールを複製して、条件を「差出人が以前の受信者リストに含まれない」に編集したものを作るのもおすすめです。「ルール」タブの「複製」ボタンを使って始めましょう。

ちなみに、スパムの量を減らすには、使い捨てメールサービスでメールアドレスを作成することを検討してみてください。実際のメールアドレスを公開したくない場面では、そのアドレスを教えるようにしましょう。

2. しつこいスパムや転送メールを削除する

このルールがあれば、イライラして悩まされることもなくなります。配信停止の要求を無視して、受信箱にメールを送り続けるウェブサイトからのメール対策です。

条件として「差出人が次を含む」を設定し、ブロックしたいメールの送信元の名前を入力します。Mailに実行させたいアクションとしては「メッセージを削除」を選択します。

ただし、「メッセージを削除」アクションはメッセージを完全に削除することに注意してください。後で確認できるようにゴミ箱に入れたい場合は、代わりに「メッセージをゴミ箱に移動」を選択しましょう。

注: Gmailの「送信者をブロック」機能を再現したい場合は、「メッセージを移動」アクションを使って迷惑メールフォルダに振り分けるとよいでしょう。

このルールは、例えば家族に一括転送されてくるメッセージを排除するのにも役立ちます。もちろん、そうしたメッセージを受け取りたくないなら、まずは差出人に直接伝えるのがベストです。それが不可能だったり効果がなかったりする場合は、Mailにフィルタリングさせて削除してもらいましょう。

ブロックしたい差出人それぞれについて個別のルールを設定することも可能ですが、それはあまりスマートな方法ではありません。既存のルールを編集して、新しい差出人ごとに新しい条件を挿入する方が良いでしょう。「もし」プルダウンメニューが「いずれか」に設定されているため、条件のどれかひとつでも満たされればルールが機能します。

転送メールを全面的に禁止したい場合は、「差出人が次を含む」の条件を「件名が次で始まる」Fw:に置き換えます。

3. 仕事以外のメールを既読にする

プライベートのメールのほとんどは、おそらく緊急性がないものです。対応する準備ができるまで、このルールで既読にして、注意を引かれないようにしましょう。

条件として「アカウント」を設定し、プライベートメールに関連付けられたアカウントを選択します。次に、実行するアクションとして「既読にする」を設定します。

すべてのアカウントからのすべてのメッセージを受信箱に届いた時点で既読にしたい場合は、「もし」プルダウンメニューで「アカウント」の代わりに「すべてのメッセージ」を選択します。

4. ドメイン名で重要なメールをキャッチする

銀行から届くメールは、たとえプロモーションメールであっても、すべて把握しておきたいものです。仕事関連のメールも同様ですね。ルールを使えば、こうしたメールを見逃すことはありません。

例えば、akshata@makeuseof.com宛てに多くのメールを受け取っていても、仕事に関連するものは必ずmakeuseof.comドメインから届くとします。後者を特定するために、「差出人が次を含む」@makeuseof.comという条件を設定できます。

その後、背景色を変更したり、サウンドを再生したり、別の場所に振り分けたりして、フィルタリングされたメールを強調表示できます。

上記の@makeuseof.comの部分を自分の会社や銀行のドメイン名に置き換えれば、同じフィルタで同様の効果が得られます。

5. 最重要の仕事メールをSlackに転送する

すべてのメールが即座の対応を必要とするわけではありません。そうです、職場でも同じことです。チームがSlackのようなアプリでコミュニケーションを取っているなら、受信箱はほとんど無視して構いません。非常に重要なメールを見逃さないようにするため、このルールでSlackに転送しましょう。

上司やその他の上層部からのメール、または件名に特定の単語・フレーズを含むメールを識別する条件を設定します。次に、優先するアクションとして「メッセージを転送」を選択し、指定のフィールドに「Slackへの送信」アドレスを入力します。

Slackの転送アドレスはどこで確認できる?

[チーム名] > 環境設定 > メッセージ&メディアの下にあります。「Bring Emails into Slack」セクションまでスクロールすると、そこに表示されています。これで、転送されたメールをSlackbotで読めるようになります!

6. PDF添付メールを集める

請求書や領収書から登録特典まで、受信箱にはPDF形式の便利なドキュメントがたくさん届きます。このルールで、該当するメールをすべて一箇所に集めましょう。

条件として「添付ファイルの種類」が「PDF」であることを設定し、「メッセージを移動」アクションを使ってPDFを含むメールを隔離します。別のフォルダに移動するのではなく、その場で強調表示したい場合は、「メッセージの色を設定」アクションを使用します。

同様のルールで、アーカイブ、プレゼンテーション、動画など、他の種類の添付ファイル付きメールもフィルタリングできます。

「ルールの評価を停止」とは何をするもの?

「次を実行」メニューの最後に、「ルールの評価を停止」という項目があることに気づいたかもしれません。これは何をするものでしょう?実は、ルールが競合したときにMailが正しい対応策を判断するのに役立つ機能です。

デフォルトのルールNews From Appleを例に挙げましょう。このルールと類似した条件を1つ以上持つ新しいルールを作成しても、新しいルールに追加したアクションは実行されません。これは、News From Appleルールに「ルールの評価を停止」が付いているためで、後続のアクションが無効になるのです。

もうひとつ例を挙げて説明しましょう。

あるメールボックス内のすべての受信メッセージを、hello@my_inbox.comという特定のメールアドレスからのものを除いて既読にしたいとします。さらに、このアドレスからのメッセージにはフラグを付けたいとします。このシナリオでのルールは以下のようになります:

1. 差出人が次を含むhello@my_inbox.comの場合、赤いフラグを付けるおよびルールの評価を停止
2. すべてのメッセージの場合、既読にする

最初のルールから「ルールの評価を停止」アクションを省略するとどうなるでしょうか?hello@my_inbox.comからのメッセージにはフラグが付き、既読にもなります。

一方、ルールの順序を入れ替えて作成すると、すべてのメッセージが既読になります。hello@my_inbox.comからのものは、既読かつフラグ付きになります。ここで最初のルールに「ルールの評価を停止」アクションを追加すると、hello@my_inbox.comからのメールは既読になりますが、フラグは付きません。

Apple Mailに重労働を任せよう

問題は散らかった受信箱そのものではありません。重要なメッセージを見逃さないように、そして紛れ込んでくる些細なものを片付けるために、毎日それを漁らなければならないことにあります。

ルールを設定しておけば、Mailは注意が必要なものを強調表示し、残りを隠したり処分したりしてくれます。重要なメールを1〜2か所の安全な場所に振り分ければ、残りは気にせず放置できます。もしかしたら永遠に!

もちろん、ルールはApple Mailでメールを整理するひとつの方法にすぎません。より多くの選択肢を求めるなら、代替のメールクライアントを試してみるのもよいでしょう。