Outlookのアクセシビリティ チェックでメールを確認・改善する方法

メールは、コミュニケーションや文書のやり取りにおいて最も便利な手段の一つであり、誰にとってもアクセスしやすく、使いやすいものであるべきです。しかし、障害の種類は多岐にわたるため、同僚や家族、そして大切な人の中にも、メールサービスを十分に活用できず、アクセスに苦労している方が少なくありません。

Microsoft Outlookには「アクセシビリティ チェック」機能が標準で搭載されており、障害のあるユーザーが快適にメールへアクセスできるようサポートし、こうした不便さを解消します。

Outlookでアクセシビリティ チェックを使うには?

Outlookのアクセシビリティ チェックは、メールが障害のある方にも正しく閲覧できるよう適切に設計されているかどうかを確認する機能です。画像の代替テキスト(altテキスト)の欠落、テキストが読み取れない複雑な表構造、見出しスタイルの不整合など、さまざまな問題点を自動的にスキャンし、障害のある方にとって支障となる要素を排除できるようにします。

Outlookのメールにアクセシビリティの問題がないかを確認する手順は、以下の通りです。

ステップ1: まずメールを作成します。この時点ではまだ送信しないでください。

ステップ2: メール作成ウィンドウの下部にある、3つの点(...)で示される「その他のオプション」メニューをクリックします。

ステップ3: 表示されたメニューから「アクセシビリティの問題を確認」をクリックします。

ステップ4: メールの内容が自動的にスキャンされ、アクセシビリティの問題がチェックされます。

ステップ5: 画面右側のペインに表示されるスキャン結果を確認します。

ステップ6: アクセシビリティ チェックが、メール本文に含まれる問題点を一覧形式で表示します。

ステップ7: 「修正」をクリックして、該当する問題を解決します。

ステップ8: 問題が修正されたことをメール本文上で確認し、変更内容を見直します。

ステップ9: 完全に安心するために、「再チェック」を実行しましょう。

このように、Outlookでは簡単な操作でメールのアクセシビリティの問題を修正できます。この機能は、あらゆるユーザーを取り残さず支援するという、消費者本位の企業としてのMicrosoftの優れた取り組みと言えるでしょう。

送信者にアクセシブルなメールを依頼する設定方法

Outlookでは、自分宛てにメールを送る相手に対して、あらかじめ「アクセシブルなメールの送信」を依頼することもできます。この設定を有効にすると、送信者はメールを送る前にアクセシビリティの問題をチェックすべきだと事前に把握できるため、障害のある側が個々の送信者にいちいちお願いする手間が省けます。

この設定は、任意のWebブラウザからOutlookアカウントにログインするだけで有効化できます。以下の手順に従ってください。

ステップ1: WebブラウザでOutlookアカウントを開きます。

ステップ2: 画面右上の「設定」(歯車アイコン)をクリックします。

ステップ3: ドロップダウンメニューから「すべてのOutlook設定を表示」をクリックします。

ステップ4: 左側のペインから「全般」を選択します。

ステップ5: 開いたペインから「アクセシビリティ」を選択します。

ステップ6: 画面に表示される「アクセシビリティ コンテンツ」セクション内にある、「送信者にアクセシブルなコンテンツの送信を依頼する」というチェックボックスを探します。

ステップ7: チェックボックスにチェックを入れ、青いチェックマークが付いていることを確認します。

ステップ8: 画面右下の「保存」をクリックします。

以上で設定は完了です。これ以降、送信者は「送信」ボタンを押す前に、Outlookのアクセシビリティ チェックを実行したメールを送ってくれるようになります。

さらに、Outlookのアクセシビリティ チェックは、より読みやすく、視覚的にも魅力的なメールを作成するためのヒントを得る手段としても役立ちます。特に、就職活動でカバーレターや履歴書を送る場合や、レポートなどをメールで共有する際に効果を発揮します。アクセシビリティ チェックを活用して、プロフェッショナルな印象のメールを作り上げましょう。「送信」ボタンを押す前に、必ず上記の手順でメールをチェックすることをおすすめします。