メールで履歴書とカバーレターを送る方法|採用担当者に響く応募メールの書き方7つのポイント

就職活動は、金鉱探しに少し似ています。戦略的に進めれば、理想のキャリアという「宝物」を手に入れられますが、一歩間違えれば貴重なチャンスを逃してしまうこともあります。

企業へのコンタクト方法は多様化しており、そのひとつがメールでの応募です。ここでは、メールで応募する際の履歴書(職務経歴書)とカバーレターの効果的な構成方法を紹介します。第一印象を最大限に高め、せっかくの機会を無駄にしないためのコツを確認していきましょう。

1. 事前リサーチを入念に行う

応募前に最も重要なのは、徹底的なリサーチです。

リサーチすべき対象は、企業そのものだけでなく、応募方法に関する企業の方針も含まれます。中にはメールでの応募を受け付けない企業もあり、その場合にメールで応募すると、自動的に不採用となってしまうこともあります。

まずメールでの応募が可能かどうかを確認したら、求人票の指示に厳密に従いましょう。応募文面に特別な指定がある場合や、件名の形式が指定されている場合は、必ずそれに従います。カバーレターを特定の担当者宛てにするよう指示があれば、それも守りましょう。

これらの指示は、実は応募者が指示に従えるかどうかを見るテストでもあります。同時に、細部への注意力があるかどうかも確認されています。どちらも職場で重宝されるスキルです。

2. 件名の工夫

メールの件名は、応募書類の中で最も重要な要素のひとつです。件名次第で、企業がメールを開封してくれるか、スパムと思われて削除されるかが決まってしまうこともあります。

件名に関する特別な指示がない場合は、メールの目的がひと目でわかる表現を含めるのがベストです。

例えば「応募:エンターテインメントライター」のような件名は良い出発点になります。メールの内容を簡潔かつ明確に伝えられるうえ、キーワードを盛り込む場所としても有効です。

また、共有の受信箱にメールを送るけれど、宛先の担当者名がわかっているケースもあります。そんなときは、件名の冒頭に「【〇〇様宛】」のように追記しておくと、受信箱を確認した誰もが転送先をすぐに把握できます。

3. 冒頭の挨拶と自己紹介

自分を紹介し、応募書類を読んでくれる相手に挨拶する際には、絶対に押さえておきたいポイントがあります。

• 相手の名前や役職を正確に書く
• 冒頭の挨拶で適切なトーンを設定する

応募前に、企業の対外的な「顔」をリサーチしましょう。その企業は、どんな文化を世間に発信しようとしているのでしょうか?

親しみやすくカジュアルな雰囲気なのか、それとも真面目でフォーマルなのか。カジュアルな企業であれば、シンプルな「こんにちは」という挨拶で採用担当者のファーストネームを呼んでも問題ないでしょう。ただし、相手の名前を事前に知っている場合に限ります。

相手が特定の肩書きで呼ばれることを望んでいるなら、その肩書きを使いましょう。

よりフォーマルな企業の場合は、「拝啓」「〇〇様」のような丁寧な表現が適しています。なお、近年では「Mr.」「Mrs.」といった敬称は使われなくなってきています。オンラインのプロフィールだけでは、相手の婚姻状況や性別を正確に推測できないことが多いからです。

要するに、自己紹介の際には、自分の挨拶が企業のコーポレートカルチャーに合致しているかを確認することが大切です。合っていなければ、職場の価値観と衝突する可能性があるという危険信号として受け取られてしまうかもしれません。

4. カバーレターはメール本文に記載する

メールで応募書類を送る場合、カバーレターはメール本文に直接書くのがベストです。

なぜなら、送信したメールそのものがカバーレターだからです。採用担当者が最初に目にするものなので、最高の状態で見せる必要があります。

この方法をおすすめするもうひとつの理由は、採用担当者に同じ内容を二度読ませたくないからです。採用担当者は常に時間に追われていることを忘れないでください。

メール本文で簡潔な自己紹介を読んだ後、添付ファイルでフルバージョンのカバーレターを読まされると、担当者は苛立ちを覚えるかもしれません。冗長すぎるのです。

ただし、カバーレターのコピーを添付するよう求められた場合は、指示に厳密に従いましょう。

5. 添付ファイルはPDF形式で

添付ファイルを受け付けない企業もあります。その場合、ファイルを添付した応募メールは迷惑メールフォルダへ直行します。添付不可の企業は、通常、求人票にその旨を明記しています。

添付ファイルが使えない場合や、添付しても応募が確実に届くか不安な場合は、LinkedInなどのオンライン上の職務経歴書へのリンクを提供しましょう。リンクのアンカーテキストは、クリック先がひと目でわかるように説明的なものにしてください。

添付ファイルを送れる場合は、PDF形式にするのが安全策です。PDFは汎用性の高いファイル形式で、さまざまなソフトウェアやモダンブラウザで開けます。相手はいつでもどこでも、手軽にあなたの職務経歴書を閲覧できます。

添付ファイルの中身に不安がある方は、履歴書に書くべきでない項目についての記事もぜひ参考にしてください。

6. しつこいフォローアップは避ける

最後に、応募書類を送った後は、相手を困らせるような行動は避けましょう。「読んでいただけましたか?」といった確認メールを送るのはNGです。やり取りがスパム扱いされてしまう恐れがあります。

企業によっては、応募受領の自動返信メールを送るところもありますが、そうでないところもあります。

応募プロセスがまだ開いている場合、返信まで時間がかかることもあります。そもそも返信がない場合もあるでしょう。それが採用活動の現実です。

もし企業から追加の質問のメールが来ても、面接のオファーがない場合は、丁寧かつ好印象を持たれる対応を心がけましょう。

質問に答えた後、数週間経っても返信がない場合は、追加の質問がないかを尋ねる短いメールを送るのは問題ありません。面接の意思があることも伝えておくとよいでしょう。

ただし、このフォローアップに対して返信がない場合、または不採用の通知が来た場合は、それ以上のメールは送らないでください。オンライン応募がすべてうまくいくとは限りません。諦めて別の企業に挑戦すればいいのです。

丁寧にメールを送ろう

メールで職務経歴書を送るのは緊張するものですが、これらの基本ステップに従えば、正しい方向へ進んでいるといえます。少なくとも、応募書類の明白なミスではなく、あなたの経験そのもので評価されることは保証できるでしょう。

さらに就活のコツが必要な方は、カバーレターでよくある失敗のリストもチェックしてみてください。