Windows 10でメールをPDFとして保存する方法|印刷機能を使った簡単な手順を解説

Windows 10では、標準搭載された「Microsoft Print to PDF」機能を使うことで、誰でも簡単にドキュメントをPDF形式で保存できます。この機能は、受信トレイから削除する前に大切なメールを残しておきたいときに特に役立ちます。

デスクトップ版・Web版どちらのメールでも利用可能

この方法は、OutlookやThunderbirdなどのデスクトップ型メールクライアントはもちろん、Gmailのようなブラウザー上で動作するWebメールクライアントでも使えます。追加のソフトウェアや拡張機能をインストールする必要もありません。

メールをPDFとして保存する基本の手順

1. 保存したいメールを開き、「ファイル」>「印刷」を選択します。(WindowsならショートカットキーのCtrl + P、MacならCommand + Pでも同じ操作が可能です)
2. デスクトップアプリの場合は、プリンターのドロップダウンメニューから「Microsoft Print to PDF」を選択し、「印刷」ボタンをクリックします。ブラウザーでWebメールを利用している場合は、「送信先」の横にある「変更」ボタンをクリックし、「ローカルの送信先」から「Microsoft Print to PDF」を選びます。
3. ダイアログボックスが表示されるので、ファイル名を入力し、PDFの保存先フォルダーを指定して保存します。

この方法の優れた点は、メールに限らず、Windows 10のPCにインストールされたさまざまなプログラムで利用できることです。WebページをPDFとして保存したり、Windowsの基本的な印刷機能にアクセスできるあらゆるアプリからPDFを作成したりすることも可能です。

「Microsoft Print to PDF」が表示されないときの対処法

何らかの理由で「Microsoft Print to PDF」のオプションが表示されない場合は、以下の手順で手動追加できます。

1. 「設定」>「デバイス」>「プリンターとスキャナー」>「プリンターまたはスキャナーを追加する」の順に進みます。
2. 一覧に「Microsoft Print to PDF」が表示されない場合は、「欲しいプリンターが一覧にありません」をクリックします。
3. 開いたダイアログボックスで、「手動設定を使用してローカルプリンターまたはネットワークプリンターを追加する」を選択し、「次へ」をクリックします。
4. 「既存のポートを使用する」が選択された状態のまま、ドロップダウンメニューから「FILE:(プリンターへ印刷)」を選択します。
5. 「メーカー」で「Microsoft」を、「プリンター」で「Microsoft Print to PDF」を選択します。
6. 「現在インストールされているドライバーを使用する」が選択されたまま「次へ」をクリックします。
7. プリンター名が「Microsoft Print to PDF」になっていることを確認して「次へ」をクリックすれば、完了です。

実際の操作の流れは、Microsoftの公式サポートページなどで公開されている解説動画でも確認できます。手順に不安がある方は、そちらも参考にしてみてください。

まとめ:PDF保存とアーカイブ、どちらがおすすめ?

メールをPDFとして保存しておけば、メールソフトを乗り換えても内容をそのまま閲覧でき、書式も保持されるため、長期保管に適しています。一方、すぐには不要でも将来見返すかもしれないメールであれば、フォルダー分けによるアーカイブでも十分でしょう。用途に応じて使い分けるのがおすすめです。

あなたはメールをPDFとして保存していますか?この機能を便利だと感じますか?それとも、後で見返すかもしれないメールはアーカイブする派ですか?ぜひコメント欄でお聞かせください。