SendBoardでTrelloのメール管理が劇的に変わる!使い方と活用術を徹底解説

Trelloにメールを転送する機能自体は以前から存在していましたが、決して使い勝手が良いとは言えませんでした。確かにTrelloではメールを転送できますが、その後どうすれば良いのでしょうか?返信することはできず、同じ相手が同じスレッドで再連絡してきても、更新情報は一切表示されません。

SendBoardを使ったTrelloでのメールタスク管理は、まったく新しい体験です。受信したメールを素早くアクションアイテムへ変換したいチームにとって、SendBoard for Trelloは理想的なソリューションです。

SendBoardとは?

SendBoardは、Trello向けのメールパワーアップです。Trelloボード内でメールの閲覧・返信・管理が完結するため、メールクライアントとプロジェクト管理ツールを行き来する手間がなくなります。ボードで有効化すると、画面右上にSendBoardが表示されます。

ボード上のSendBoardオプションをクリックしたら、まず「Mailbox(メールボックス)」を確認しましょう。サインアップ時にSendBoardが自動的にメールアドレスを作成します。アカウント名は自由に決められ、@マークの前の部分も好きな文字列を設定できます。

また、新しいメールアドレスを作りたくない場合は、既存のカスタムメールアドレスをそのまま利用することも可能です。これにより、取引先や顧客は従来と同じアドレス宛てにメールを送り続けられます。

Boardタブを開くと、受信メールをどのリストに表示するかを選択できます。ドロップダウンメニューから、メールの到着先を柔軟に指定しましょう。

Templatesタブでは自動返信テンプレートを作成できます。大量のメールを受け取る環境で、全員に漏れなく返信したい場合に非常に便利です。

SendBoardは完全無料で利用でき、利用人数の制限もありません。ただし、無料プランで使用できるのは1つのボードのみです。さらに多くの機能が必要な場合は、Essentialプランが1ユーザーあたり月額6ドル、上位プランは月額10ドルから提供されています。SendBoardは公式サイトからインストールできます。

SendBoardの基本的な使い方

ボード専用に発行されたSendBoardアドレスへメールを転送するだけで、任意のメールをTrelloボードに取り込めます。転送されたメールは、自動的にTrelloカードとして表示されます。

1. メールに返信する

カードを開いた直後は、一見何も変わっていないように見えるかもしれません。しかし下へスクロールすると、メールスレッド全体がアクティビティエリアに表示されているのが分かります。ここでは閲覧だけでなく、そのまま返信することも可能です。SendBoardパワーアップを有効にすると、受信メールにはView Emails & ReplyとSendBoardという2つのボタンが追加されます。

SendBoard経由でメールに返信する手順は以下の通りです。

1. View Emails & Replyボタンをクリックします。
   
2. SendBoardダイアログが開き、メールスレッド全体が表示されます。
   
3. Write a replyボックスをクリックし、返信を入力してSendを押します。

または、以下の方法でも返信できます。

1. Trelloカード上のSendBoardボタンをクリックし、Replyオプションを選択します。
   
2. 返信ボックスが表示されるので、本文を入力してSendを押します。
   

このボードにアクセスできるチームメンバーも、同じやり取りを確認できます。相手から返信が届いたら、Trello内から直接対応可能です。転送、返信、新規メール作成といった、メールクライアントで当たり前に行えていた操作が、すべてこのパワーアップ上で実現します。

2. カードを統合(Merge)する

SendBoardのもうひとつの強力な機能が、同一ユーザーからのメッセージを一元管理できる点と、複数のカードを統合できる点です。例えば、同じ相手から同じ件について別々のメールが届くことがあります。これは、相手が既存のスレッドを続けずに新規スレッドを立ち上げたケースです。

カードを開いてView Emails & Replyボタンをクリックすると、左側に同じ送信者からの他の会話が表示されます。つまり、同じ人物の2つの会話が、2枚の別々のカードとして存在している状態です。

これらのカードを統合する手順は以下の通りです。

1. いずれかのカードを開き、SendBoardボタンをクリックします。
   
2. Merge Cardオプションを選択します。このカードを保持するか、別のカードと統合するかを尋ねられます。
   
3. 統合を選んでNextをクリックすると、同じ送信者からの別カードとの統合候補が即座に提案されます。候補以外のカードを選ぶことも可能です。
   
4. コメント、添付ファイル、アーカイブ済みカードを保持するかどうかも指定できます。
   
5. 最後にMergeをクリックして完了です。

統合後には編集可能なコメントが残るため、やり取りの経緯を把握できます。Mergeを実行すると、メインとなるカードが表示されます。

3. 定型返信(Saved Replies)を活用する

業務メールの管理では、テンプレート化した回答で対応できる質問が必ず発生します。SendBoardの魅力のひとつは、必要な数だけ定型返信を作成できることです。顧客から頻繁に寄せられる質問に対して、毎回同じ文章を打ち込む手間を省きましょう。テンプレートを作成する手順は以下の通りです。

1. View Emails & Replyボタンをクリックし、Write your replyボックスを選択します。返信ボックスが表示されます。
   
2. 右側にあるSaved Replyオプションをクリックし、続けてCreateを選択します。
   
3. ここで定型返信の内容を作成します。
   
4. 以降は、メッセージへの返信時にSaved Replyオプションをクリックするだけで呼び出せます。
   

さらにInsert fields機能を使えば、受信者を名前で呼びかけたり、自身の署名を自動挿入したりできます。細かな設定はSendBoardに任せてしまうことも可能です。

Trelloボードに標準的なメール機能をもたらそう

あなたや会社がプロジェクト管理ツールとしてTrelloを採用しているなら、SendBoardは間違いなく大きな武器になります。TrelloをシンプルなToDoリストとして使っている場合でも、その価値は十分に発揮されます。総じて、SendBoardはメールとプロジェクト管理を自然に統合した優れたツールと言えるでしょう。

ただし、SendBoardを使うためにTrelloの操作を一から学ぶ必要があるのは非効率です。まずはTrelloに慣れてから導入するのがおすすめです。SendBoardにはここで紹介した以外にも多数の機能がありますが、今回は特に重要なものだけをピックアップしました。