メールクライアント「Spark」の知っておきたい7つの便利機能

Sparkは、必要な機能を過不足なく備えたメールクライアントです。余計なツールや役に立たない連携機能、無意味な設定で画面がごちゃごちゃすることはなく、シンプルで実用的なデザインに仕上げられています。

この記事では、Sparkが優れた選択肢となる理由になりそうな、注目の機能をいくつかご紹介します。

1. 統合受信トレイ(Unified Email)

Sparkでは、メールアドレスの追加がとても簡単です。複数のアドレスを登録することもでき、表示方法も自由に選べます。受信トレイを分けて管理したい人もいれば、すべてを一つの画面にまとめて表示したい人もいるでしょう。後者の場合は、統合(Unified)設定を活用すれば、すべてのメールを一括で確認できます。

統合設定を有効にすると、アカウントに関係なくメールがシームレスに表示されます。ただし、特定のアカウントに集中したいときは、画面左上のアドレスをクリックするだけで、そのアカウントの受信トレイを個別に開くことが可能です。

さらに、マルチアカウント向けの表示オプションも用意されています。詳しくは次のセクションで解説します。

2. スマート受信トレイ(Smart Inbox)

Sparkのスマート受信トレイを使うと、メールが自動的に個人(Personal)・通知(Notifications)・ニュースレター(Newsletters)の3つのカードに振り分けられます。Gmailにも便利なスマートフィルタがありますが、Sparkが異なるのは、フォルダを開かなくても新着メールがすぐ確認できる点です。各カテゴリ内で新しいメールが常にリストの上部に表示され、開いたメールは時系列順に並ぶ既読(Seen)へと自動的に移動します。

複数のアカウントを接続している場合は、カードごとに新着メッセージの表示方法を調整できます。グループ化の方法や表示件数など、さまざまな設定が可能です。中でも代表的なのが、全アカウントをまとめる統合(Unified)設定と、アカウントごとに分けて表示するアカウント別(Per Account)設定です。

また、スマート受信トレイとクラシック受信トレイの切り替えがいつでも簡単に行える点も見逃せません。切り替えたいときは、メール一覧の上部にあるタブを選択するだけです。

3. タイミング関連ツール(Timing Tools)

1日に何通もメールをやり取りする人なら、Sparkのタイミング関連ツールが非常に役立つはずです。

まず紹介するのはスヌーズ(Snooze)です。スヌーズしたメールは一旦受信トレイから消え、指定した時間になると再び表示されます。「今日の後で(Later Today)」から「1か月後(In a Month)」まで、環境設定メニューから豊富な選択肢の中から時間を指定できます。

自分で日付を指定することもできますし、曖昧ないつか(Someday)を選ぶことも可能です。これは実際にはスヌーズフォルダに保存されるので、対応する準備ができたときに探して処理できます。

次はリマインダー(Reminders)です。スヌーズとは異なり、リマインダーは送信したメールが対象です。相手から返信がない場合にフォローアップするよう、Sparkに通知してもらうよう設定できます。リマインダーとスヌーズのどちらでも、アプリ外へのプッシュ通知を設定することもできます。

さらに、後で送信(Send Later)というタイミングツールも便利です。その名の通り、送信したい日時をメニューから選ぶか自分で指定すると、たとえデバイス上でSparkが起動していなくても、指定した時刻に自動的にメールが送信されます。

4. 割り当て機能(Assign Options)

受信したメールへの返答方法がわからないときは、右上の割り当て(Assign)ボタンをクリックして、チーム(Team)内の他のメンバーに任せることができます。これにより、メールを転送することなく、より適切な担当者に対応を依頼できます。受信トレイ全体を共有せずにメールの委任を行いたい場合にも最適なソリューションです。

チームメイトにメールを割り当てると、そのメールは相手の左上にある自分に割り当て済み(Assigned to Me)フォルダに表示され、そこから返信作業を進められます。下書きワークスペース内でコメントのやり取りができるので、アイデアの共有や質問もスムーズに行えます。

5. 共有下書き(Shared Drafts)

大きな顧客を獲得するには協力が必要だったり、メールを送る前に誰かにチェックしてもらいたかったりすることもありますよね。Sparkの共有下書き(Shared Drafts)機能は、こうした共同作業をシームレスに実現します。

下書きを共有するには、右上の共有アイコンをクリックし、チームメイトを選択してユーザーを招待(Invite People)を押すだけです。ここで、相手が編集後にあなた名義で送信することを許可するかどうかも選択できます。

チームメイトには通知が届き、下書きへのアクセス権限が付与されるため、一緒に文章を作成できます。下書き内ではコメントのやり取りができるほか、「誰が誰と共有したか」「誰かが送信したか」といったステータスの更新情報も受け取れます。特に長文のメールを作成する際に、共有下書きは大いに役立ちます。

6. 内蔵カレンダー(Built-In Calendar)

Sparkには、実際に使いたくなる内蔵カレンダーが搭載されています。ミニマルで使いやすく、シンプルなデザインと大胆な配色のおかげでおしゃれな外観も魅力です。Googleカレンダーの使い方を知っていれば、操作はとても簡単だと感じるでしょう。

カレンダーでは複数のメールアドレスを統合し、色分けすることができるので、どの予定がどのアカウントに関連しているのかひと目でわかります。また、アドレスに紐付けないカレンダーを作成して、リマインダーやタスクの管理に使うことも可能です。

7. ピン留めフォルダ(Pinned Folders)

ピン留めフォルダを備えたメールクライアントは多くありますが、Sparkのものは非常にシンプルで、整理や色分けも簡単に行えます。Gmailの使いやすいフォルダのような感覚で利用でき、アルファベット順などの決まった順序に縛られることもありません。ドラッグ&ドロップで自由に並べ替えられ、右クリックするだけで色を変更できます。

メールをファイルに整理したい場合も、メッセージを該当するフォルダにドラッグ&ドロップするだけで完了します。本当にそれだけの簡単さです。

さらに、条件に合うメールを自動的に振り分けてくれるスマートフォルダ(Smart Folders)を作成することもできます。

きっと興味を惹かれるはず

Sparkは、現状利用できる中でも最高峰のメールクライアントの一つと言えるでしょう。ここで紹介した便利な機能はすべて無料アカウントで利用でき、アップグレードすればさらに多くの機能が使えるようになります。

受信トレイを管理する新しい場所をお探しなら、ぜひ一度試してみて、気に入るかどうか確かめてみてはいかがでしょうか?