Gmailアカウントのストレージ容量を解放する4つの方法

Gmailアカウントの空き容量について、普段あまり気にしていないという人は多いかもしれません。メール1件あたりが占める容量はごくわずかなので、何年分ものメールを受信トレイに溜めていても、上限に達することはほとんどないからです。

しかし、無料で使える15GBのストレージは、Gmail・Googleドライブ・Googleフォトの3つのサービスで共有されています。そのため、不要なメールに容量を浪費せず、写真のバックアップやファイルの同期のためにスペースを残しておくことが大切です。ここでは、Gmailアカウントの空き容量を確保するための効果的な方法を紹介します。

1. 容量の大きいメールを検索して削除する

Gmailの容量を大きく消費している原因は、多くの場合、ごく一部の大容量メールです。誰かが短い動画や画像セット、PowerPointのプレゼン資料などを添付して送ってくるたびに、それらのファイルは受信トレイに残り続け、スペースを占有していきます。

したがって、Gmailの容量を空けるうえで最初に取り組むべきなのは、大容量の添付ファイルの削除です。Gmailでサイズの大きなメールを検索するには、以下の手順を実行します。

1. Gmail画面上部の検索バーの右側にある小さな矢印をクリックして、詳細な検索オプションを表示します。
2. サイズの項目で「より大きい」と「MB」を選択し、検索したいサイズのしきい値を指定します。まずは25MBなど大きめの数値から始めて、最も容量を消費しているメールを削除した後、10MB程度に下げていくと効率的です。
3. 設定が完了したら検索をクリックします。

これにより、指定したサイズより大きいメールだけが表示されるようになります。メールの左側に表示されるチェックボックスを使って、保持しておきたくないメールにチェックを入れましょう。すべて削除したい場合は、メールリストの左上にあるチェックボックスをクリックすれば、一括で選択できます。

削除したいメールにすべてチェックを入れたら、上部にあるゴミ箱アイコンをクリックして削除します。

添付ファイルのサイズを確認したい場合は、メール一覧から該当ファイルをクリックするとプレビューが表示されます。そこから右上の三点リーダー(⋮)ボタンをクリックし、詳細を選択すると、ファイルの種類とサイズを確認できます。

なお、メールの添付ファイルはマルウェア拡散の経路として悪用されることが多いため、この操作を行うのは信頼できる差出人からの添付ファイルに限るようにしましょう。

2. ゴミ箱と迷惑メールフォルダを空にする

Gmailでメールを削除しても、そのメールは30日間ゴミ箱に残ります。期間が過ぎると完全に削除され、復元できなくなります。

誤って削除したメールを復元できるのは便利ですが、すぐに容量を回収したい場合は、ゴミ箱を手動で空にするのがおすすめです。また、本記事の方法で大量のメールを削除した後にもゴミ箱を空にしておくとよいでしょう。そうしないと、古いファイルが30日間ゴミ箱に留まり続け、その間ずっと容量を占有してしまいます。

ゴミ箱フォルダを見つけるには、左側のサイドバーを下にスクロールします(もっと見るをクリックする必要がある場合があります)。ゴミ箱をクリックすると、フォルダ内のすべてのメールが表示されます。すべて削除するには、上部のゴミ箱を今すぐ空にするをクリックします。個別に削除したい場合は、該当するメールにチェックを入れて、上部の完全に削除を選択してください。

ゴミ箱からメールを削除すると二度と復元できないため、フォルダを空にする前に、重要なメールを誤って削除していないか必ず確認しましょう。

迷惑メールフォルダの削除方法も同様です。左側のサイドバーで迷惑メールを選択すると、迷惑メールとして振り分けられたすべてのメールが表示されます。個別に削除するか、すべての迷惑メールを今すぐ削除をクリックして一括で削除しましょう。迷惑メールフォルダ内のメールは、30日が経過すると自動的に削除されます。

3. 古いメールを削除する

多くの場合、大容量の添付ファイルを削除するだけで十分な空き容量が確保できます。特に短期的にはそれで足りることがほとんどです。しかし、それでも容量が足りない場合に備えて、さらに絞り込んだ削除方法もあります。

次に削除すべきなのは、特に古いメールです。Gmailアカウントを長年使っているなら、5年以上前の不要なメールが残っている可能性があります。Gmailで日付を指定して検索するには、上部の検索ボックスに高度な検索演算子を入力します。

older_than:3yと入力すると、3年以上前のメールがすべて表示されます。数字は自由に変更できますし、「y」の代わりに「m」を使えば月単位での指定も可能です。

検索を実行すると、指定した期間より古いメールがすべて表示されます。すべて削除したい場合は、先ほどと同じように受信トレイ左上の「すべて選択」チェックボックスをクリックします。デフォルトではすべてのメールが選択されますが、横の矢印をクリックすれば、既読・未読・スターなしのメールだけを選択することもできます。

ただし、日付で絞り込むと、Gmailの画面に一度に表示される件数(50件や100件など)を大幅に超えることが多いでしょう。「すべて選択」をクリックすると、画面上部に「このページのX件のスレッドが選択されました」というメッセージが表示されます。そこで「検索条件に一致するすべてのスレッドを選択」というテキストをクリックすれば、ページを移動することなく全件を選択できます。

特定のフォルダ内の古いメールだけを検索したい場合は、older_thanをin:sentやcategory:socialなどの他の検索演算子と組み合わせるとよいでしょう。

4. 不要なメールを削除する

最後に、その他の理由で不要になったメールの削除も検討しましょう。ニュースレター、プロモーションメール、その他の散らかったメールを整理する絶好の機会です。

この方法は、上記の削除方法よりも時間がかかります。手動で探す必要があるためです。「登録解除」で検索すると、ニュースレターメールを見つけやすくなります。さらに、メールを開いて右側の三点リーダーをクリックし、「このようなメッセージをフィルタ」を選択すると、その差出人からのすべてのメールが表示される検索ページが開きます。

これを活用すれば、マーケティングメールなど、特定の送信元からの大量のメールをまとめて削除できます。

Gmailの使用容量を確認する方法

古いメールの整理が終わったら、Googleストレージのページにアクセスして、残り容量を確認しましょう。詳細を表示をクリックすると、各サービス(Gmail・ドライブ・フォト)がそれぞれどれくらいの容量を使用しているのか、内訳を確認できます。

さらに容量が必要だと判断したら、Google Oneにアクセスしてプランのアップグレードを検討してみてください。

Gmailの空き容量を常に確保しよう

以上、Gmailアカウントの空き容量を確保する方法を紹介しました。受信トレイがパンク寸前でも、Googleフォト用に容量を確保したい場合でも、Gmailの容量を空けることは大きな助けになります。通常、最も容量を消費しているメールを削除するだけであれば、それほど時間はかかりません。

容量に余裕ができたら、ついでにGmailの整理整頓にも挑戦してみてはいかがでしょうか?