Gmailで添付ファイル付きメールをすばやく見つける方法｜検索演算子と詳細検索の使い方

無料で使えるGmailには、愛すべき理由がたくさんあります。

Gmailは完全無料であり、POP3アクセスによるメール取得や、IMAP経由でのオフライン閲覧にも対応しています。さらに、何千もの添付ファイルを保存できる大容量ストレージも大きな魅力です。

Gmailでは最大25MBまでの添付ファイルを送信できます。それを1バイトでも超えると、添付ファイルではなくGoogleドライブへのリンクに自動的に変換されます。とはいえ、実用上の損失はほとんどありません。

では、読みたい添付ファイルや削除したい添付ファイルをGmail内でどう探せばよいのでしょうか。答えは、強力な「Gmail検索」です。

Gmail検索の力を活用する

Gmailの高度な検索演算子は、差出人・件名・ラベルなどで受信トレイを絞り込むフィルターとして機能します。

大きな添付ファイルが受信トレイを圧迫しても、15GBの上限に達するまではあまり心配いりません。ただし、この15GBはGoogleドライブやGoogleフォトとも共有されている点には注意が必要です。

添付ファイルは、受信トレイに居座る「大きな象」のような存在です。高解像度の写真、動画、大容量のデータベースファイルなどを送られてきたら、見つけて整理したり、スペース確保のために削除したりしたくなるでしょう。

• 添付ファイル付きメールを素早く効率的に見つける。 ファイル名、差出人名、受信日などの記憶が曖昧なときに特に便利です。
• ストレージの空き容量を確保する。 容量は大きくても無限ではありません。Gmailで写真や動画、大容量ファイルを送受信したことがあるなら、不要なものを削除してスペースを節約しましょう。

初心者のうちから基本的なGmailスキルを身につけておくべきなのは、メールが殺到する前に整理された受信トレイを保つほうが楽だからです。だからこそ、大きな添付ファイルは早めに整理しておきましょう。

Gmailで添付ファイルを検索する方法

Gmailで添付ファイル付きメッセージを探す方法はいくつかあります。まずは高度な検索演算子から確認し、そのあとで組み込みの詳細検索フィールドの使い方を見ていきましょう。

検索演算子を使えば、数回のキー入力だけで特定の種類の添付ファイルを絞り込めます。

1. has:attachment — 何かしらの添付ファイルがあるメールだけに絞り込みます。

2. has:drive / has:document / has:spreadsheet / has:presentation — Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドの添付またはリンクを含むメッセージを抽出します。

たとえば has:drive と入力すると、Googleドライブのリンクが添付されたメッセージだけが表示されます（上のスクリーンショット参照）。

3. filename:.doc — 上記とほぼ同じ働きをしますが、こちらは添付ファイルの種類を検索するための公式に文書化された演算子です。

補足： 「filename:」を指定した時点で添付ファイルの存在が前提となるため、「has:attachment」と併用する必要はありません。また、拡張子の前のドットは省略できます。つまり filename:.doc と filename:doc は同じ意味です。

4. filename:google*.doc — docファイルが添付されており、そのファイル名の先頭に「google」が含まれるメールだけに絞り込みます。一方、

filename:*google*.doc

は、ファイル名の途中のどこかに「google」が含まれるドキュメントが添付されたメッセージを検索します。

5. filename:.doc OR filename:.html — .doc または .html のどちらか一方（または両方）が添付されたメールに絞り込みます。

6. filename:.doc AND filename:html — .doc と .html の両方が添付されたメールだけに絞り込みます。

メールサイズでも検索できます。 容量の大きいメールには、画像やドキュメントなどの添付ファイルが含まれていることが多いものです。以前はバイト単位での指定が必要で初心者には分かりにくかったのですが、現在は任意のサイズ指定で検索でき、「m」や「mb」でサイズを表せます。

さらに、older_than 検索修飾子を使えば、古いメールに的を絞った検索も可能です。たとえば、

older_than:1y

と入力すると、1年以上前のメッセージがすべて表示されます。

この方法では、他の高度なGmail検索テクニックで使うパラメータとの併用も自由です。ワイルドカードや差出人名を組み合わせて、目的の添付ファイルをピンポイントで探しましょう。

Gmailは「larger」と「smaller」というパラメータにも対応しており、サイズ範囲でメールを検索できます。数字の部分は任意の値に置き換えてください。

• larger:10mb — 10MBより大きいメール
• smaller:5mb — 5MBより小さいメール
• その間のサイズを探すなら：larger:5mb smaller:10mb

詳細検索で添付ファイルを確認する

ここまでの演算子は非常に便利ですが、初心者にとっては全部を覚えるのが大変かもしれません。そんなときにおすすめなのが、Gmailの詳細検索です。

詳細検索ダイアログは意外と見過ごされがちですが、これを使えば大容量の添付ファイルも簡単に掘り起こせます。表示するには、Gmailの検索ボックスの端にある小さな矢印アイコンをクリックしてください。

合計10個の検索フィールドが用意されており、さまざまな条件の組み合わせを試せます。各項目は直感的に理解できますが、特に注目したいのは次のポイントです。

1. 他の条件を試す前に、まず「添付ファイルあり」のチェックボックスを選択します。

2. 続いて、検索対象のプルダウンで「すべてのメール」を選ぶか、フォルダ一覧から別の範囲に絞ります。未読メールだけを対象にしたり、作成済みのラベルを指定したりすることも可能です。

3. 特定のサイズ以上・以下の添付ファイルを探している場合は、サイズフィールドに数値を入力します。MB・KB・バイトのいずれかの単位で指定できます。

4. 期間指定フィールドを使えば、検索対象を特定の期間に限定できます。

5. すべての条件を入力したら、将来の再利用のためにフィルタを作成で保存できます。今すぐ検索したい場合は、青い検索ボタンをクリックしてクエリを実行しましょう。

添付ファイル付きのメールが新しい順に表示されます。検索キーワードが的外れだと、目的のメールを探し当てるのに手間取ることもあるでしょう。受信トレイが大きくて忙しい人は、結果を数ページにわたって読み進める覚悟も必要です。

大容量の添付ファイルを見つける：Find Big Mail

Find Big Mailは、メールをサイズ順に並べ替えられる無料サービスです。利用にはGmailアカウントへのアクセス許可（Gmail OAuth2）が必要です。

プライバシーポリシーによると、同サービスはGmailのパスワードを保存しないとしており、利用後すぐにGmailアカウント側でアクセス権を取り消すこともできます。

Gmailアカウントへのアクセスを許可すると、ツールがすぐにメッセージのスキャンを開始します。完了までには多少時間がかかる場合があります。処理が終わると通知メールが届き、統計ページへ案内されます。

あとはGmailの画面にログインし、ラベル一覧を開けば、FindBigMailアプリが自動作成した新しいラベルが見つかるはずです。

これらのラベルは、最も容量の大きいメールをサイズ別に整理してくれます。

• Top — 最も大きいメール
• 2mb — 2,000,000バイトを超えるメッセージ
• 500kb — 500,000〜2,000,000バイトのメッセージ
• 100kb — 100,000〜500,000バイトのメッセージ

Find Big Mailが数秒で面倒な作業を代行してくれます。あとは次の2ステップで受信トレイをすっきりさせましょう。

1. 各ラベルをクリックして、重い添付ファイル付きの大型メールを確認します。
2. 不要になった添付ファイル付きメールを、Gmailの手順に従って削除します。

すぐに空き容量が必要な場合は、ゴミ箱を空にする際に「完全に削除」を実行してください。そのまま放置すると、30日後に自動的に削除されます。

添付ファイルをプロのように管理する

容量を大きく消費する添付ファイルの代表格が、Gmailで共有される画像です。職場から届く重量級のPDFレポートも、メガバイトを食い潰す犯人のひとつです。後でいくつかをまとめて新しいメールに添付したくなるかもしれないので、保存と削除のバランスをうまく取ることが大切です。

とはいえ、これらの高度なGmailスキルがあれば、必要以上の時間をかけずに目的のファイルを探し出せます。さらに、Gmail向けブラウザツールを活用すれば、メール体験をさらに快適にできるでしょう。